Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, który kończy zatrudnienie i ma niedopracowany nominał

Zakład pracy od 1 września 2013 r. wprowadził roczne okresy rozliczeniowe (dotychczas były 4-miesięczne). Jeden z pracowników jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, na pełnym etacie. Jest wynagradzany stawką godzinową - 11,50 zł. Załóżmy, że jego stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu 15 marca 2014 r. na mocy porozumienia stron i w okresie od 1 do 15 marca wypracuje on większą liczbę godzin, niż wynika to z wymiaru na marzec. Ze względu na mniejszą liczbę zamówień w firmie w okresie od listopada do lutego wskazany pracownik będzie pracował po 4 godziny dziennie, a w lutym w ogóle nie będzie przychodził do pracy. Od maja do września z kolei ma pracować więcej, bo wtedy zamówienia mają znowu ruszyć. Jak ustalić wynagrodzenie tego pracownika za marzec 2014 roku, jeżeli mimo większej liczby godzin pracy w marcu i tak będzie miał niedopracowany nominał w skróconym okresie rozliczeniowym?

ODPOWIEDŹ

Za marzec 2014 roku pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz dodatek za godziny nadliczbowe, które powstały w marcu, w wyniku przekroczenia normy dobowej.

Po nowemu

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z uwzględnieniem czasu pracy w tych systemach, w których dopuszczalne jest np. zwiększenie dobowej normy czasu pracy (system równoważny).

Od 23 sierpnia 2013 r., w kodeksie pracy obowiązują nowe uregulowania, które wprowadziły elastyczny czas pracy. Rozwiązanie to polega na wydłużeniu okresu rozliczeniowego, nawet do 12 miesięcy, w którym pracodawca może rozplanować pracę w sposób nierównomierny, np. w jednej części okresu nałożyć więcej pracy, by w innej zrekompensować nadmiar czasem wolnym. Taki dłuższy okres rozliczeniowy można wprowadzić w każdym systemie czasu pracy, jeżeli pracodawca uzna, że jest to korzystne i uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji czasu pracy.

W praktyce elastyczny czas pracy sprawdzi się m.in. w firmach, gdzie popyt na oferowane produkty, usługi jest zmienny np. związany z sezonowością (budownictwo, turystyka) czy koniunkturą na rynkach zagranicznych. Pracodawca może więc wprowadzić dłuższy okres rozliczeniowy, np. 6-, 8-, czy 12-miesięczny, a w nim zmienny rozkład czasu pracy na przyjęty okres rozliczeniowy lub okres krótszy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc. Rozkład czasu pracy może bardziej obciążać czasowo pracownika w miesiącach, kiedy firma działa pełną parą, zaś w innych miesiącach, kiedy zleceń jest niewiele oddawać mu czas wolny, poprzez krótszą pracę (bądź jej brak), by w sumie zrównoważyć obowiązkowy wymiar dla przyjętego okresu rozliczeniowego.

Dłuższy okres rozliczeniowy wprowadza się:

1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; albo

2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Przedłużony okres rozliczeniowy zaczyna obowiązywać, odkąd został zapisany w układzie zbiorowym pracy lub od dnia zawarcia porozumienia w tej sprawie ze związkami zawodowymi albo z reprezentantem załogi. Ustawodawca nie wymaga, by np. wprowadzić zapis o przedłużeniu okresu do regulaminu pracy względnie obwieszczenia, jeżeli firma nie jest obowiązana do tworzenia regulaminu pracy i stosować 2-tygodniowy okres, zanim wejdzie w życie.

Godziny dobowe do rozliczenia

W omawianym przypadku pracodawca przedłużył okres rozliczeniowy z 4-miesięcznego do 12-miesięcznego. Zmiana zaczęła obowiązywać od 1 września 2013 r., tzn. że okres rozliczeniowy trwa do 31 sierpnia 2014 r. W miesiącach listopad - luty pracy będzie mniej, więc pracownik będzie też mniej pracował, co wynika z rozkładu czasu pracy. Na luty w ogóle nie zaplanowano dla niego pracy, zaś w innych zimowych miesiącach, mimo zatrudnienia na pełny etat, pracownik będzie wykonywał pracę w połowie wymiaru, czyli po 4 godziny dziennie, zamiast 8. Pracownik nie zdąży jednak popracować intensywniej w miesiącach wiosenno-letnich, by nadrobić wcześniejszy okres stagnacji, gdyż w trakcie marca odejdzie z pracy za porozumieniem stron.

Za marzec na pewno otrzyma normalne wynagrodzenie za przepracowane godziny w okresie od 1 do 15 oraz dodatki za przekroczenie normy dobowej, jeżeli do tego doszło (nadgodziny dobowe muszą być rozliczane na bieżąco). Z kolei by sprawdzić, czy u pracownika wystąpiły godziny nadliczbowe z przekroczenia normy średniotygodniowej, za które również przysługują dodatki, czy też miał miejsce niedomiar czasu pracy, należy porównać liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie od początku okresu rozliczeniowego do ostatniego dnia pracy, z wymiarem czasu pracy obliczonym dla tego pracownika na zasadach ogólnych, ale dla skróconego okresu rozliczeniowego. W tym przypadku dla okresu od 1 września 2013 r. do 15 marca 2014 r. Stosując wzór z art. 130 k.p. wychodzi, że wymiar czasu pracy dla tego pracownika wyniósł 1080 godzin:

40 godz. x 28 pełnych tygodni - (5 dni x 8 godz. z tytułu świąt)

Jak wynika z ewidencji czasu pracy, faktycznie pracownik przepracował w tym okresie 686 godzin, w tym marcowe, dobowe godziny nadliczbowe. Zatem nie tylko nie doszło do naruszenia normy średniotygodniowej, a wręcz pracownik ma niedopracowane godziny z powodu rozkładu czasu pracy i ustania zatrudnienia w środku okresu rozliczeniowego. Niewypracowanie nominału w skróconym okresie rozliczeniowym nie wywoła jednak żadnych skutków dla pracownika w zakresie wynagrodzenia. Nie zostanie mu ono zmniejszone ani też - zdaniem ekspertów - nie będzie przysługiwało wynagrodzenie za niezawiniony przestój. Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie przestojowe, ze stawki osobistego zaszeregowania (art. 81 k.p.).

Eksperci uważają, że nie można tu mówić o gotowości pracownika do pracy, skoro krótszy wymiar pracy odbywał się zgodnie z zaplanowanym rozkładem czasu pracy. Trudno też uznać, że przestój nastąpił z przyczyn dotyczących pracodawcy, skoro przedłużony okres rozliczeniowy i możliwość nierównomiernie rozłożonej pracy został ustalony w porozumieniu z pracownikami, a to oznacza, że akceptowali oni taki sposób pracy. Reasumując, nie zachodzą tu okoliczności uprawniające do wynagrodzenia przestojowego, aczkolwiek nie ma też przeszkód, by pracodawca wypłacił dobrowolnie wynagrodzenie za niedopracowane godziny. Dopiero gdyby po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracownik miał niedomiar godzin, wówczas miałby prawo do wynagrodzenia przestojowego. To bowiem oznaczałoby, że pracodawca nieprawidłowo ułożył rozkład czasu pracy dla całego okresu rozliczeniowego.

Dla potrzeb omawianego przykładu załóżmy, że w pierwszej połowie marca 2014 r. pracownik przepracował łącznie 90 godzin, w tym 80 godzin obowiązkowych i 10 godzin nadliczbowych dobowych. W związku z tym, przysługuje mu normalne wynagrodzenie, tj. 1035 zł, za wszystkie godziny pracy:

90 godz. x 11,50 zł = 1035 zł

Za 10 godzin nadliczbowych dodatek w wysokości 50 proc. wynosi:

(11,50 zł x 50 proc.) x 10 godz. = 57,50 zł

Gwarancja minimalnej pensji

Warto dodać, że jeżeli w danym miesiącu ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu pensja w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru (art. 129 par. 5 k.p.). Ten przepis gwarantuje pracownikowi krajowe minimum płacowe, jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w ogóle nie będzie pracował lub będzie, ale w tak okrojonym wymiarze, który nie pozwoli osiągnąć nawet płacy minimalnej.

Dotyczy to pracowników wynagradzanych w sposób zmienny wynikowy, np. prowizyjnie czy akordowo, a także czasowy tj. stawką godzinową. Z kolei ci, którzy są wynagradzani stałą stawką miesięczną (ryczałtowo) równą co najmniej płacy minimalnej, mają prawo do wynagrodzenia z umowy o pracę, bez względu na rozkład czasu pracy i zaplanowaną liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu (zatem również wtedy, gdy pracy nie zaplanowano w ogóle). Pracodawca ma bowiem obowiązek wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia nie niższego niż minimalne, a to oznacza, że może wypłacić więcej. Odnosząc to do pracownika z pytania, za luty powinien otrzymać pensję nie niższą niż nowa stawka wynagrodzenia minimalnego, obowiązująca od 1 stycznia 2014 r. (prawdopodobnie 1680 zł). Za miesiące pracy po 4 godziny dziennie, trzeba będzie mu wypłacić kwotę brakującą do poziomu wynagrodzenia minimalnego. Przykładowo, jeśli za listopad pracownik wypracuje wynagrodzenie w kwocie 874 zł [(19 dni x 4 godz.) x 11,50 zł], to do 1600 zł będzie mu brakowało 726 zł (1600 zł - 874 zł) i tyle powinien dostać tytułem wyrównania do płacowego minimum. Podobnie będzie w grudniu i styczniu.

Lista płac za marzec 2014 roku (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek; przy założeniu, że te elementy nie ulegną zmianie w 2014 roku)

Przychód	1092,50 zł	1035 zł + 57,50 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	149,79 zł	● podstawa wymiaru - 1092,50 zł ● składka emerytalna - 1092,50 zł x 9,76 proc. = 106,63 zł ● składka rentowa - 1092,50 zł x 1,5 proc. = 16,39 zł ● składka chorobowa - 1092,50 zł x 2,45 proc. = 26,77 zł łączna kwota składek - 149,79 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	84,84 zł 73,06 zł	● podstawa wymiaru - 942,71 zł (1092,50 zł - po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 149,79 zł) 942,71 zł x 9 proc. = 84,84 zł 942,71 zł x 7,75 proc. = 73,06 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	30 zł	Przychód do opodatkowania - 1092,50 zł ● podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 831 zł [1092,50 zł (przychód) - 111,25 zł - koszty uzyskania przychodów - 149,79 zł - składki na ubezpieczenia społeczne] ● zaliczka do US - 30 zł (831 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 103,25 zł - zaliczka na podatek - 73,06 zł (składka zdrowotna) = 30,19 zł
Kwota do wypłaty	827,87 zł	(1092,50 zł - 149,79 zł - 84,84 zł - 30 zł) = 827,87 zł

Ustalamy pensję

Ustal wynagrodzenie za pracę za każdy miesiąc okresu rozliczeniowego, w tym za ostatni miesiąc pracy.

Oblicz wymiar czasu pracy dla skróconego okresu rozliczeniowego, w którym pracownik pozostawał w zatrudnieniu.

Sprawdź, czy faktyczna liczba godzin przepracowanych zgadza się z wyżej ustalonym wymiarem czasu pracy; jeśli pracownik pracował więcej godzin, wypłać dodatek za przekroczenie normy średniotygodniowej; jeśli miał godziny niedopracowane z powodu rozkładu czasu pracy, możesz wypłacić wynagrodzenie przestojowe.

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 81, 129, 130, art. 150 par. 3, art. 151¹, 151² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).