Jak ustala się pensję urlopową zatrudnionego przy sporadycznych nadgodzinach

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Sposób ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Przewiduje ono, że przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W razie znacznego wahania wysokości tych składników, przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego mogą być one uwzględniane w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Szczególne rozwiązanie stosuje się, gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu, lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwały zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia. Przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się wówczas najbliższe miesiące, za które zatrudnionemu przysługiwało takie wynagrodzenie.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

wdzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie

wmnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy:

W piśmie z 9 sierpnia 2010 r. (GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP) Główny Inspektorat Pracy zwrócił uwagę, że przy obliczaniu wynagrodzenia składającego się ze zmiennych składników wynagrodzenia, które są wypłacane za okresy miesięczne lub krótsze, zasadniczą sprawą jest obliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a następnie ustalenie liczby dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa wymiaru. Obliczając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy w tym dodatki, np. funkcyjny, za staż pracy, za znajomość języków, za pracę w warunkach szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia, premie, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej itp., z wyjątkiem należności enumeratywnie wymienionych w par. 6 rozporządzenia urlopowego. W celu obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego składającego się ze zmiennych składników wynagrodzenia, sumuje się te składniki wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. W przypadku gdy składniki te podlegają znacznemu wahaniu mogą być obliczone w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym niż 3 miesiące (np. 6 miesięcy), nie dłuższym jednak niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przy obliczaniu liczby dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę, uwzględnia się wszystkie dni przepracowane, w tym także niedziele, święta i dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie uwzględnia się natomiast dni, które nie zostały przepracowane, nawet jeżeli za dni te pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie (np. dni niezdolności do pracy z powodu choroby, dni przestoju w pracy). Nieuwzględnienie tych dni jest konsekwencją nieuwzględniania wynagrodzenia za nie w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

W przypadku ustalania wynagrodzenia pracownika, które składa się ze składników stałych i zmiennych, podlegających dużym wahaniom, to pracodawca decyduje, z jakiego okresu ustali postawę wymiaru, z tym zastrzeżeniem, że okres ten może wynosić od 3 do maksymalnie 12 miesięcy.

PRZYKŁAD

Pracownicy A i B są zatrudnieni w spółce na cały etat w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Pracownik A orzymuje zmienne wynagrodzenie prowizyjne i zmienne miesięczne premie regulaminowe. W styczniu korzysta z urlopu. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu pracodawca uwzględni jego wynagrodzenie zmienne, wypłacone w okresie od października do grudnia. W każdym z tych miesięcy pracownik A otrzymał wynagrodzenie prowizyjne i premię. W listopadzie miał ponadto nadgodziny dobowe, za które otrzymał normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem w wysokości 50 proc. W październiku i grudniu nie miał nadgodzin. W tej sytuacji przy ustalaniu podstawy urlopowej pracodawca uwzglęni zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie od paźdzernika do grudnia, bez cofania się do wcześniejszych miesięcy w celu poszukiwania wynagrodzenia za nadgodziny.

Pracownik B otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3500 zł. W styczniu korzysta z urlopu. Pomimo urlopu otrzyma swoje stałe wynagrodzenie w niezmienionej kwocie. W grudniu pracownik B miał nadgodziny średniotygodniowe, za które otrzymał wynagrodzenie z dodatkiem 100 proc. W październiku i listopadzie nie miał nadgodzin. W okresie od października do grudnia nie otrzymał także innych zmiennych miesięcznych składników wynagrodzenia. W tej sytuacji pracodawca za miesiące, w których nie było nagdodzin, chce przyjąć "0". W przypadku pracownika B takie rozwiązanie może jednak budzić wątpliwości. Niektórzy autorzy są zdania, że trzeba cofnąć się do wcześniejszych miesięcy, w których były nadgodziny.

Nasza rada

Wobec faktu, że wynagrodzenia i dodatki za nadgodziny stanowią zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uzasadnione wydaje się stosowanie do nich par. 11 rozporządzenia urlopowego. Prezentowany jest jednak także odmienny pogląd. Cofania się do miesięcy, w których były nadgodziny, nie nakazuje również GIP. Pracodawca może jednak podjąć taką decyzję, gdyż jest ona korzystna dla pracownika.

Opracowała Anna Puszkarska

radca prawny

ZDANIEM EKSPERTÓW

@RY1@i02/2013/012/i02.2013.012.217000400.803.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Można pominąć puste miesiące

Podstawę wynagrodzenia urlopowego ustala się, zliczając zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Chodzi tu o zmienne elementy przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Do takich można zaliczyć m.in. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, tj. zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatki pieniężne (50 lub 100 proc.), o ile w firmie obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Natomiast u pracodawców z dłuższym okresem rozliczeniowym dodatki z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej są składnikami przysługującymi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, a z nich nie oblicza się podstawy urlopowej.

Nie zawsze pracodawca, ustalając wynagrodzenie urlopowe, stwierdza wypłaty zmiennego wynagrodzenia w pełnym okresie 3 miesięcy. Może się zdarzyć, że w którymś z takich miesięcy (lub w całym okresie) nie było wypłaty z tytułu nadgodzin, gdyż pracownik po prostu ich nie miał. Powstaje pytanie, czy w tym przypadku ma zastosowanie par. 11 rozporządzenia urlopowego? Na pewno trzeba z niego skorzystać, gdy zmienne składniki nie przysługiwały w ogóle (przez okrągły miesiąc/miesiące) z powodu nieobecności np. chorobowej czy urlopowej. Natomiast sytuacja jest odmienna, gdy pracownik wykonywał swoją pracę, z tym że nie przysługiwało mu wynagrodzenie za nadgodziny, gdyż nie przekraczał norm czasu pracy. W związku z tym jeden czy więcej miesięcy z 3-miesięcznego okresu jest "pustych". Nie trzeba wówczas cofać się do sąsiednich miesięcy i szukać wynagrodzenia za nadgodziny. Jeśli jednak pracodawca zechce zastosować taki korzystniejszy dla pracownika wariant, może to zrobić.

@RY1@i02/2013/012/i02.2013.012.217000400.804.jpg@RY2@

Renata Majewska, szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Trzeba uzupełnić podstawę wymiaru

Gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego bądź przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwały zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia, przy ustalaniu podstawy wymiaru trzeba uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Następuje wówczas. tzw. zamiana pustego miesiąca. Trzeba jednak odróżnić sytuacje, w których zatrudnionemu przysługują dwa lub więcej zmiennych składników wynagrodzenia, od tych, gdy przysługuje mu tylko jeden taki składnik.

Załóżmy, że zatrudniony otrzymuje różne rodzaje zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc: miesięczne premie, dodatki motywacyjne oraz wynagrodzenie normalne i dodatki za godziny nadliczbowe. Przy ustalaniu wynagrodzenia za styczniowy urlop bierzemy pod uwagę wskazane składniki płacy wypłacone mu w trzech poprzednich miesiącach (czyli w okresie październik - grudzień). Jeśli w październiku dostał on tylko ruchomą premię, w listopadzie - jedynie dodatek za pracę w porze nocnej, a w grudniu - wyłącznie wynagrodzenie za nadgodziny, nie uzupełniamy podstawy wymiaru.

Inaczej jest, gdy pracownik uzyskuje jeden rodzaj zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc - normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny. Wypracował nadgodziny we wrześniu, październiku i listopadzie, ale nie miał ich w grudniu, a w styczniu korzysta z urlopu. Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego za styczeń powinna nastąpić zamiana pustego miesiąca. Pracodawca uwzględnia więc normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny wrześniowe.