Jak rozliczyć się z pracownikiem, który w okresie wypowiedzenia skorzystał z wolnego na poszukiwanie pracy

Z pracownikiem została rozwiązana umowa o pracę 12 listopada 2014 r., za wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę. Pensja stała brutto wynosiła 3200 zł. Jak należało obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca? Czy kwota 1066,88 zł jest prawidłowa? Pracownikowi ustalono też ekwiwalent za 3 dni urlopu na poszukiwanie pracy i dzień urlopu wypoczynkowego. Czy prawidłowe było ustalenie ekwiwalentu za urlop za 4 dni i czy powinien on wynosić - według naszych obliczeń - 614,40 zł?

@RY1@i02/2014/235/i02.2014.235.217001000.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Kwota wynagrodzenia za przepracowaną część listopada została obliczona prawidłowo. Jednak błędne jest ustalenie, iż uprawnienie polegające na udzieleniu pracownikowi dni wolnych na poszukiwanie pracy jest realizowane w ramach urlopu, a tym bardziej, że w razie nieudzielenia tego wolnego przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Pracownikowi przysługiwało jedynie wynagrodzenie za pracę w okresie od 1 do 12 listopada oraz ekwiwalent za dzień urlopu wypoczynkowego. Z treści pytania wynika, że jednak pracownik nie wykorzystał dni wolnych na poszukiwanie pracy, skoro w zamian naliczono ekwiwalent.

Co z okresem wypowiedzenia

Z danych wynika, iż umowa o pracę z pracownikiem uległa rozwiązaniu 12 listopada (w trakcie miesiąca), a wypowiedzenia dokonał pracodawca. Należy więc przypomnieć kilka ważnych kwestii z zakresu prawidłowego rozwiązywania umów o pracę.

Umowa o pracę rozwiązuje się m.in. na mocy porozumienia stron albo przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem). Stroną wypowiadającą stosunek pracy może być zarówno pracodawca, jak i pracownik. Za wypowiedzeniem można rozwiązać umowę zawartą na okres próbny lub na czas nieokreślony. Natomiast umowa na czas określony, co do zasady, rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta. Jednak jeśli jest to okres dłuższy niż 6 miesięcy, umowa może się rozwiązać za 2-tygodniowym wypowiedzeniem, ale pod warunkiem, że strony przewidziały w jej treści wcześniejsze rozwiązanie angażu.

Skoro pracodawca ustalił, że pracownik miał prawo do 3 wolnych dni roboczych na poszukiwanie pracy, to należy wysnuć wniosek, że okres wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę wynosił 3 miesiące i obowiązywał dla umowy zawartej na czas nieokreślony. Taki wymiar okresu wypowiedzenia jest bowiem przewidziany przy rozwiązywaniu umów bezterminowych, gdzie okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wynosił co najmniej 3 lata. Rozwiązanie umowy o pracę powinno więc nastąpić z upływem okresu wypowiedzenia, który kończy się zawsze w ostatnim dniu miesiąca, o ile wymówienie obejmuje miesiąc lub jego wielokrotność (art. 30 par. 2¹ kodeksu pracy; dalej: k.p.).

Podsumowując, umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony powinna ulec rozwiązaniu w ostatnim dniu października albo listopada, a nie w środku miesiąca. Jeśli wypowiedzenie zostanie pracownikowi wręczone np. w trakcie danego miesiąca, to rozpoczyna ono swój bieg dopiero od pierwszego dnia kolejnego miesiąca, a nie od dnia dostarczenia pracownikowi oświadczenia z wymówieniem.

W każdym czasie może natomiast zostać rozwiązana umowa o pracę w trybie porozumienia stron. Wówczas pracodawca może co prawda zainicjować rozstanie, ale ostatecznie dochodzi do tego za aprobatą pracownika. Oznacza to, że obie strony zgodziły się na rozwiązanie stosunku pracy i umowa kończy się we wspólnie uzgodnionym terminie, czyli w każdym czasie np. w trakcie miesiąca. Jednak należy wyjaśnić, że w razie porozumienia stron co do ustania zatrudnienia pracownikowi nie przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy.

W opisanej sytuacji najwyraźniej błędnie ustalono datę rozwiązania umowy, czyli bezprawnie skrócono okres wypowiedzenia, nieprawidłowo wyznaczając jego początek. Umowa powinna się zakończyć ostatniego dnia listopada, chyba że faktycznie doszło do porozumienia stron (a nie wypowiedzenia). W pierwszym przypadku ma zastosowanie art. 49 k.p., zgodnie z którym w razie zastosowania okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy. Z tego wynika, że jeżeli pracownikowi źle obliczono okres wypowiedzenia, przez co umowa rozwiązała się szybciej niż powinna, to przysługuje mu roszczenie o wynagrodzenie liczone jak ekwiwalent za urlop (uchwała Sądu Najwyższego z 19 maja 1992 r., sygn. akt I PZP 26/92, OSNC 1993/1-2/8). Jeżeli pracodawca nie wypłacił pracownikowi wynagrodzenia za okres, do którego umowa powinna jeszcze trwać, pracownik może wystąpić z powództwem do sądu pracy, w terminie 3 lat od ustania zatrudnienia.

Bez ekwiwalentu pieniężnego

W okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Wymiar tego zwolnienia jest uzależniony od długości okresu wypowiedzenia i wynosi:

1) 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,

2) 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 36¹ par. 1 k.p. (w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników).

Przywilej skorzystania z dni wolnych na szukanie nowej pracy przysługuje przy zachowaniu następujących warunków:

wwypowiedzenia umowy o pracę dokonał pracodawca,

wokres wypowiedzenia umowy wynosi co najmniej 2 tygodnie,

wpracownik złożył u pracodawcy wniosek o przedmiotowe wolne.

Pracodawca nie ma obowiązku udzielenia pracownikowi takiego zwolnienia, ale powinien jednak powiadomić podwładnego, że ma on takie prawo. Zwolnienia udziela się na dni, które są dla etatowca dniami pracy, w terminie wspólnie uzgodnionym. Są to dni niewykonywania pracy, ale odpłatne. Wynagrodzenie oblicza się, stosując par. 5 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Zgodnie z instrukcją przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Stąd składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, np. premie regulaminowe, nie są zliczane z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc skorzystania ze zwolnienia, ale przyjmuje się je z tego bieżącego miesiąca. Stawkę za jedną godzinę zwolnienia ustala się, dzieląc zmienny składnik przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w tym miesiącu, a następnie mnożąc tę stawkę przez liczbę godzin zwolnienia. Przykładowo przez 24 godziny, jeżeli przysługiwało w wymiarze 3-dniowym, z 8-godzinną normą dobową czasu pracy.

Odnosząc to do pytania czytelnika, gdyby pracownik wystąpił o takie zwolnienie w listopadzie, wynagrodzenie za czas zwolnienia należałoby ustalić ze składnika zmiennego listopadowego (gdyby takie przysługiwało). Natomiast składniki w stałej miesięcznej stawce wypłaca się normalnie, bez konieczności przeliczania.

Reasumując, zwolnienie na poszukiwanie pracy nie jest tożsame z udzieleniem urlopu wypoczynkowego. Jest przywilejem pracownika i w razie niewykorzystania nie przysługuje żaden ekwiwalent pieniężny.

Szczegółowe wyliczenia

Przy wynagrodzeniu w stałej miesięcznej stawce pensję częściową za miesiąc, w którym rozwiązał się stosunek pracy, należy obliczyć w następujących krokach:

- dzieląc stawkę pensji przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, otrzymując kwotę godzinową wynagrodzenia.

- otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu zakończenia zatrudnienia.

- tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

W praktyce obliczenia wyglądają następująco:

3200 zł : 144 godz. (nominał dla listopada) = 22,22 zł

22,22 zł x 96 godz. (liczba godzin nieprzepracowanych w okresie od 13 do 30.11) = 2133,12 zł

3200 zł - 2133,12 zł = 1066,88 zł

Aby z kolei obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należy stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez współczynnik urlopowy, który dla pełnego etatu w 2014 r. wynosi 20,83, by otrzymać najpierw stawkę za jeden dzień pracy. Następnie należy dniówkę podzielić przez obowiązującą pracownika normę dobową czasu pracy, czyli przez 8, uzyskując stawkę za jedną godzinę pracy. Ta stawka podlega wymnożeniu przez liczbę godzin niewykorzystanego w naturze urlopu.

3 200 zł : 20,83 = 153,62 zł

153,62 zł : 8 godz. = 19,20 zł

19,20 zł x 8 godz. = 153,60 zł - ekwiwalent za jeden dzień urlopu

Jeśli faktycznie doszło do błędnego ustalenia dnia rozwiązania umowy o pracę i powinna ona zakończyć się 30 listopada, to pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas do rozwiązania tej umowy, zgodnie z prawem, czyli za 96 godzin, które wcześniej zostały odjęte od listopadowego nominału przy obliczaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca:

19,20 zł (stawka godzinowa wyliczona wcześniej dla ekwiwalentu) x 96 godz. = 1843,20 zł

Lista płac za listopad (podstawowe koszty uzyskania przychodów, kwota ulgi podatkowej)

	1220,48 zł	(1066,88 zł + 153,60 zł)
	167,33 zł	● podstawa wymiaru - 1 220,48 zł ● składka emerytalna - 1 220,48 zł x 9,76 proc. = 119,12 zł ● składka rentowa - 1 220,48 zł x 1,5 proc. = 18,31 zł ● składka chorobowa - 1 220,48 zł x 2,45 proc. = 29,90 zł ● łączna kwota składek - 167,33 zł
	94,78 zł 81,62 zł	- podstawa wymiaru (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne) - 1053,15 zł (1 220,48 zł - 167,33 zł) 2582,65 zł x 9 proc. = 94,78 zł 2582,65 zł x 7,75 proc. = 81,62 zł
	42 zł	Przychód do opodatkowania - 1 220,48 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 942 zł [1 220,48 zł (przychód) - 111,25 zł - 167,33 zł (składki ZUS)] - zaliczka do US - 42 zł (942 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 123,23 zł (zaliczka na podatek) - 81,62 zł (składka zdrowotna) = 41,61 zł
	916,37 zł	1 220,48 zł - (167,33 zł + 94,78 zł + 42 zł)

Pensja przy odejściu z pracy za wypowiedzeniem

● Jeśli rozwiązanie stosunku pracy następuje w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, należy ustalić prawidłowo zarówno długość okresu wypowiedzenia, w zależności od rodzaju umowy o pracę i firmowego stażu, jak i wyznaczyć konkretną datę ustania zatrudnienia, czyli datę upływu okresu wymówienia.

● Odpłatnego zwolnienia z pracy na poszukiwanie nowej udziela się na wniosek pracownika, a jego wymiar zależy od długości okresu wypowiedzenia.

● W razie braku wniosku o zwolnienie nie przysługuje ekwiwalent pieniężny; ekwiwalent jest natomiast należny za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy.

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 30 par. 2¹, art. 32, art. 36, art. 37, art. 49 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Par. 5, par. 12 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Par. 18 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).