Jak rozliczyć chorobę i udział w komisji wyborczej

@RY1@i02/2014/220/i02.2014.220.217000400.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Jeżeli chodzi o nieobecność pracownika w pracy z powodu udziału w pracach komisji wyborczej, to będzie ona absencją usprawiedliwioną, ale niepłatną. Natomiast z tytułu choroby obejmującej przełom października i listopada należy obliczyć pracownikowi zasiłek odrębnie za 4 dni października, wyliczając jego podstawę bez wliczania premii, oraz za 10 dni listopada z uwzględnieniem premii.

Podstawa z 12 miesięcy

Przy ustalaniu kwoty należnego zasiłku chorobowego jako podstawę wymiaru przyjmuje się wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania. Jest to wynagrodzenie po odliczeniu części składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego, tj. odpowiadającej 13,71 proc. podstawy ich wymiaru. Podstawa zasiłkowa może być również obliczona z okresu krótszego, np. gdy zatrudnienie pracownika nie osiągnęło jeszcze roku. Wówczas stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wartości, jaka widnieje w angażu pracowniczym. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak np. premie, podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy tego zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do wyznaczenia podstawy zasiłkowej.

Średnie miesięczne wynagrodzenie dla potrzeb wyznaczenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia za okres 12-miesięczny bądź krótszy przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte (czyli nie zawsze przez 12).

Co wykluczamy

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego eliminuje się składniki wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania zasiłku. W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać´, że składnik ten nie przysługuje za ten okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień´ w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Istotne zapisy w regulaminie

Punktem wyjścia przy ustalaniu podstawy zasiłkowej są zapisy wewnętrznych aktów płacowych, takich jak: układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo indywidualna umowa o pracę, która zawiera warunki płacowe. Chodzi o postanowienia w zakresie prawa pracownika do danego składnika za okres poszczególnych absencji zasiłkowych oraz sposobu ewentualnego ich zmniejszania za te okresy. Innymi słowy, regulacje wewnętrzne mają wpływ na wyznaczanie podstawy zasiłkowej. Im te regulacje są jaśniejsze i lepiej sprecyzowane, tym łatwiej ustalać wysokość zasiłków.

Z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej wynika, że odpowiednie zapisy w przepisach o wynagradzaniu (bądź ich brak) przesądzają o sposobie wliczania danego składnika do podstawy zasiłków. ZUS wyjaśnia, że składniki wynagrodzenia, pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraź´nych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres otrzymywania zasiłku.

U czytelnika

Z opisu stanu faktycznego wynika, że w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania i zostały w nim zawarte zasady dotyczące nabywania prawa do premii i jej wypłaty. Premia przysługuje bądź nie za czas nieobecności w pracy z powodu choroby, w zależności od liczby dni wynikających ze zwolnienia lekarskiego. Krótkotrwała niedyspozycja nie ma wpływu na prawo do premii i nie powoduje jej obniżenia. Dłuższa choroba zabiera połowę premii lub całą.

Ustanowienie zasad w taki sposób przysparza więcej pracy przy ustalaniu podstawy do zasiłków. Może bowiem wystąpić konieczność dwukrotnego jej skalkulowania, tak jak ma to miejsce przy zwolnieniu obejmującym 14 dni, ale przypadających na dwa miesiące. W każdym z nich jest inna liczba dni choroby. W październiku pracownik chorował tylko 4 dni, a więc otrzymał premię w pełnej wysokości. Za ten okres, czyli za październik należy więc obliczyć zasiłek, ale z pominięciem tego składnika. Z kolei za listopad, kiedy choroba objęła 10 dni, premia zostanie obcięta o 50 proc., co oznacza, że podstawę należy ustalić ponownie, ale z uwzględnieniem premii. Premie są zmniejszane w inny sposób niż proporcjonalnie, więc należy je wliczać do podstawy w wysokości faktycznie wypłaconej w okresie sprzed choroby. Należy przy tym wyjaśnić, że podstawę - zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku - oblicza się z tego samego okresu, tj. 12 miesięcy poprzedzających październik, czyli z okresu październik 2013 r. - wrzesień 2014 r.

Ustalenie zasiłku za 4 dni października

3400 zł - 13,71 proc. = 2933,86 zł - wynagrodzenie zasadnicze stanowiące podstawę zasiłku, bez premii

2933,86 zł : 30 = 97,80 zł

97,80 zł x 80 proc. = 78,24 zł

78,24 zł x 4 dni = 312,96 zł

Ustalenie zasiłku za 10 dni listopada przy założeniu, że suma premii wypłaconych za okres październik 2013 r. - wrzesień 2014 r. wyniosła 6845,20 zł (już po odliczeniu części składkowej 13,71 proc.)

Średnia miesięczna premia wynosi:

6845,20 zł : 12 miesięcy = 570,43 zł

Podstawa wymiaru zasiłku za listopad:

2933,86 zł + 570,43 zł = 3504,29 zł

3504,29 zł : 30 = 116,81 zł

116,81 zł x 80 proc. = 93,45 zł

93,45 zł x 10 dni = 934,50 zł

Bez wypłaty za udział w wyborach

W niedzielę 16 listopada 2014 r. odbywają się w Polsce wybory samorządowe. Choć jest to dzień wolny od pracy, zdarzenie to dla pracującego w niedzielę oznacza konieczność zwolnienia się z pracy, jeżeli zasiądzie w obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej i dzień po wyborach będzie brał udział w liczeniu głosów. Maksymalny wymiar czasu wolnego na te czynności wynosi 5 dni, ale pracownik może wykorzystać mniej. Pracodawca ma obowiązek zwolnienia pracownika z pracy na dzień/dni powszednie w celu zaangażowania w prace komisji. Zwolnienie stanowi nieobecność usprawiedliwioną, za czas której pracownik zachowuje prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz innych uprawnień ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.

Członkowie terytorialnych i obwodowych komisji wyborczych, w razie zamiaru skorzystania ze zwolnienia od pracy, są obowiązani, co najmniej na 3 dni przed przewidywanym terminem nieobecności w pracy, uprzedzić´, w formie pisemnej, pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, a następnie, nie później niż następnego dnia po upływie okresu nieobecności w pracy, dostarczyć´ pracodawcy zaświadczenie usprawiedliwiające nieobecność w pracy wykonywaniem zadań komisji.

Osobno dla każdej absencji

Pracownik miał w listopadzie zarówno nieobecność spowodowaną chorobą, jak i niepłatną absencję z innych przyczyn (udział w pracach komisji wyborczej). W związku z tym wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca ustalone w stałej miesięcznej wysokości należy obliczyć dwuetapowo, tj. od wynagrodzenia w pełnej wysokości odjąć sumę kwot zmniejszających wynagrodzenie z tych obu przyczyn. Osobno należy więc obliczyć zmniejszenie z tytułu choroby i z powodu zaangażowania w wybory.

Taki schemat obliczeń wynika z zastosowania zarówno par. 11, jak i 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.):

1) niezdolność do pracy

3400 zł : 30 = 113,33 zł; 113,33 zł x 10 dni = 1133,30 zł

2) udział w wyborach

3400 zł : 144 godz. (nominał czasu pracy dla listopada) = 23,61 zł; 23,61 zł x 8 godz. = 188,88 zł

3) wynagrodzenie za przepracowaną część listopada

3400 zł - (1133,30 zł + 188,88 zł) = 2077,82 zł

Lista płac za listopad (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek, premia za listopad - 345 zł)

	3670,28 zł	2077,82 zł + 345 zł + 1247,46 zł (312,96 zł + 934,50 zł)
	332,17 zł	l podstawa wymiaru - 2422,82 zł (2077,82 zł + 345 zł) l składka emerytalna - 2422,82 zł x 9,76 proc. = 236,47 zł l składka rentowa - 2422,82 zł x 1,5 proc. = 36,34 zł l składka chorobowa - 2422,82 zł x 2,45 proc. = 59,36 zł l łączna kwota składek - 332,17 zł
	188,16 zł 162,03 zł	- podstawa wymiaru (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne) - 2090,65 zł (2422,82 zł - 332,17 zł) 2090,65 zł x 9 proc. = 188,16 zł 2090,65 zł x 7,75 proc. = 162,03 zł
	373 zł	Przychód do opodatkowania - 3670,28 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 3227 zł [2422,82 zł (przychód) - 111,25 zł - 332,17 zł (składki ZUS) + 1247,46 zł] - zaliczka do US - 373 zł (3227 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 534,53 zł (zaliczka na podatek) - 162,03 zł (składka zdrowotna) = 372,50 zł
	2776,95 zł	3670,28 zł - (332,17 zł + 188,16 zł + 373 zł)

Ustalamy wynagrodzenie

Zasady obliczania wynagrodzenia za miesiąc z chorobą i udziałem pracownika w komisji wyborczej:

● na udział pracownika w pracach komisji wyborczej pracodawca powinien udzielić mu maksymalnie 5 dni wolnych, bez wynagrodzenia;

● jeżeli regulamin wynagradzania lub umowy o pracę stanowią, że za okresy pobierania zasiłków zmienne składniki są zmniejszane inaczej niż proporcjonalnie, a prawo do premii przysługuje bądź nie, w zależności od długości zwolnienia lekarskiego w danym miesiącu, to podstawę zasiłkową należy obliczyć z uwzględnieniem danego składnika lub z jego pominięciem, w zależności od liczby dni niezdolności do pracy w tym miesiącu.

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 36 ust. 1 i. 2, art. 38, art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).

Art. 31 i 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Art. 154 par. 4 i 7 ustawy z 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz.U. nr 21 poz. 112 ze zm.).

Par. 7 uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z 28 lipca 2014 r. w sprawie należności pieniężnych przysługującym członkom komisji wyborczych i osobom powołanym w skład inspekcji w wyborach do organów jednostek samorządu terytorialnego (M.P. z 2014 r. poz. 651).