Jak rozliczyć czas pracy niepełnoetatowca, który został zatrudniony w trakcie miesiąca

Pracownik został zatrudniony od 7 stycznia 2014 r. w wymiarze 3/4 etatu. Strony uzgodniły w umowie, że wynagrodzenie z dodatkami jak za nadgodziny przysługuje po przekroczeniu przeciętnie 39 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym. W styczniu 2014 r. pracownik miał zaplanowane 130 godzin pracy. Przepracował jednak 148 godzin, gdyż z uwagi na duże zlecenie, które wpłynęło pod koniec miesiąca, był wezwany do pracy w dniu wolnym i kilkakrotnie musiał zostawać dłużej w dniach roboczych. Pracownik otrzymuje stałą pensję - 2000 zł, oraz stałą premię - 500 zł miesięcznie. Jak rozliczyć jego czas pracy w styczniu 2014 r., jeśli pracuje on w systemie podstawowym, w ramach 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych, pokrywających się z kwartałami roku kalendarzowego?

ODPOWIEDŹ

Wstępem do rozliczenia czasu pracy musi być określenie wymiaru przypadającego do przepracowania w ramach 3/4 etatu w części okresu rozliczeniowego. Nawiązanie stosunku pracy miało miejsce w trakcie okresu rozliczeniowego, co powoduje konieczność zastosowania dodatkowo art. 151⁶ k.p. i obliczania wymiaru tylko dla przepracowanej części stycznia. Pomiędzy 7. a 31. dniem tego miesiąca przypadają 3 pełne tygodnie (kończą się 27 stycznia) oraz 4 dni powszednie wystające poza pełne tygodnie (28-31 stycznia), więc w ramach pełnego etatu pracownik mógłby przepracować 152 godziny (3 tygodnie x 40 godzin + 4 dni x 8 godzin).

Na koniec okresu rozliczeniowego

Należy jednak uwzględnić to, iż umowa zawarta z pracownikiem obejmuje zatrudnienie w 3/4 etatu, w ramach których powinien on przepracować w styczniu 114 godzin. Z kolei jego plan pracy przewidywał aż 130 godzin na styczeń. Warto jednak pamiętać, że pracownik jest zatrudniony w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, więc większa liczba godzin pracy w styczniu może być zrównoważona niższym od wymiaru planem pracy na luty bądź marzec. Oznacza to, że 16 godzin zaplanowanych ponad wymiar nie musi być rozliczone niezwłocznie po zamknięciu stycznia, gdyż w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym możliwe jest nierównomierne rozplanowanie czasu pracy bez wystąpienia godzin ponadwymiarowych czy nadliczbowych.

Z uwagi na otrzymywanie wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej pracownik otrzyma je za przepracowaną część miesiąca, a godziny ponadwymiarowe nie mają wpływu na jego roszczenia płacowe na tym etapie. Jedynie w przypadku, gdyby nie zostały one wyrównane w kolejnych miesiącach okresu, nabędzie za nie prawo do normalnego wynagrodzenia oraz ewentualnych dodatków. To jednak będzie możliwe do stwierdzenia dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, czyli na koniec pierwszego kwartału 2014 r.

Wynika to z tego, iż limit godzin ponadwymiarowych pracownika odwołuje się do wartości średniej, ustalonej dla tygodnia w skali okresu rozliczeniowego. Skutkiem tego jest rozliczanie dodatków za godziny ponadwymiarowe przekraczające limit w okresach kwartalnych oraz to, że ewentualne dodatki wypłacane pracownikowi na podstawie art. 151 par. 5 k.p. zawsze powinny mieć wysokość 100 proc. stawki godzinowej z pensji zasadniczej pracownika. Odwołanie się do wartości średniotygodniowej powoduje bowiem, że będą one rekompensowane tak samo, jak nadgodziny naruszające przeciętną, 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy.

Tylko za przepracowaną część miesiąca

W związku z tym, że pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, należy obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. Dotyczy to obu składników płacy, czyli pensji zasadniczej i premii, skoro przysługują w stałej miesięcznej stawce. W tym celu należy podzielić miesięczną pensję pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i pomnożyć otrzymaną kwotę przez liczbę godzin nieobecności w pracy (par. 12 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy; dalej: rozporządzenie).

Wynik tego działania należy następnie odjąć od wynagrodzenia przysługującego za pełen miesięczny wymiar, co pozwala uzyskać wysokość wynagrodzenia za faktycznie przepracowaną część miesiąca. Odnosząc to do stanu przedstawionego w pytaniu należy uznać, że zatrudniony w systemie podstawowym w ramach 3/4 etatu w okresie od 1 do 6 stycznia 2014 r. mógł wykonywać pracę przez 2 dni. Grafik nie określa jednak planu pracy na ten okres, skoro pracownik nie pozostawał jeszcze w zatrudnieniu. Należy więc przyjąć, że rozkład czasu pracy w tych dniach byłby równomierny, a pracownik przepracowałby w każdym z nich 6 godzin. Łącznie daje to więc 12 godzin nieobecności, o które należy obniżyć wynagrodzenie należne za pełen miesięczny wymiar.

Powyższe działanie dotyczy również premii, która jest przyznawana co miesiąc w stałej wysokości. Aby uniknąć dublowania działań matematycznych, można zsumować te składniki przed ustaleniem stawki godzinowej i wynik pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności.

Jak widać, konieczność przeliczania wynagrodzenia wiąże się z występowaniem w nieprzepracowanej części miesiąca dniówek, w ramach których pracownik mógł (i gdyby pozostawał w zatrudnieniu - powinien) wykonywać swoje obowiązki.

Odrębne rozliczenia

Odrębnego rozliczenia wymaga dodatkowa praca polecana w dwóch ostatnich tygodniach miesiąca - 22, 24, 25, 27, 29 i 31 stycznia 2014 r. Wezwanie do pracy na 8 godzin w wolną sobotę oraz pięciokrotne zobowiązywanie pracownika do pozostania o 2 godziny dłużej w dniówkach, w których miał on zaplanowane 6 godzin pracy, nie narusza na tym etapie norm czasu pracy. Jedynie za sobotę pracownik powinien otrzymać do końca okresu dzień wolny od pracy w terminie z nim uzgodnionym, zgodnie z art. 151³ k.p. Te godziny w przypadku nieoddania dnia wolnego i pozostałe godziny dodatkowej pracy mogą w ostatecznym rozrachunku stanowić zwykłe godziny ponadwymiarowe, godziny ponadwymiarowe - z prawem do dodatku lub nadgodziny średniotygodniowe w przypadku, gdy dojdzie do przekroczenia wymiaru czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego. Z uwagi na ustalenie przez strony w umowie o prawie do dodatku za godziny ponadwymiarowe przekraczające 39 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym o charakterze tych dodatkowych godzin będzie można rozstrzygnąć dopiero po zakończeniu tego okresu. Wraz z pensją za styczeń pracodawca powinien więc rozliczyć jedynie normalne wynagrodzenie za pracę, zgodnie z art. 80 k.p., czyli pracownik powinien otrzymać za nie jedynie stawkę godzinową bez żadnego dodatku.

Aby ją ustalić, należy podzielić składniki wynagrodzenia przysługujące co miesiąc w stałej kwocie przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w styczniu 2014 r. w ramach obowiązującej pracownika części etatu. Uzyskany w ten sposób wynik to stawka godzinowa normalnego wynagrodzenia, do której pracownik ma prawo wraz z pensją za styczeń w zamian za każdą z 18 godzin ponadwymiarowych, które pracodawca polecił mu w styczniu 2014 r.

W omawianym przykładzie w obliczeniach uwzględniamy również premię, która ma stałą wysokość i ma tak naprawdę charakter dodatku do pensji, a nie składnika o charakterze motywacyjnym i z definicji zmiennego, a nie stałego. Wykładnię tę potwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z 15 lutego 2012 r. (sygn. akt I PK 156/11, LEX nr 1215264).

Grafik pracy w styczniu 2014 r.

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Dzień	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.
Plan	x	x	x	x	x	x	8-16	8-14	8-16	8-14			8-14	8-16	8-14	8-16
Wykonanie	x	x	x	x	x	x	8-16	8-14	8-16	8-14			8-14	8-16	8-14	8-16
Data	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Dzień	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.
Plan	8-14			8-14	8-16	8-14	8-16	8-14			8-14	8-16	8-14	8-16	8-14
Wykonanie	8-14			8-14	8-16	8-16	8-16	8-16	8-16		8-16	8-16	8-16	8-16	8-16

Wyliczenia

	Krok 1. Ustalamy liczbę godzin pracy w ramach wymiaru dla części miesiąca Krok 2. Ustalamy liczbę planowanych godzin pracy Krok 3. Ustalamy faktyczną liczbę godzin pracy Krok 4. Ustalamy wymiar czasu pracy dla stycznia Krok 5. Obliczamy wynagrodzenie za nieprzepracowane godziny ze składników wypłacanych w stałej stawce Krok 6. Obliczamy wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca	3/4 x (3 tygodnie x 40 godz. + 4 dni x 8 godz.) = 3/4 x 152 godz. = 114 godz. 8 dni x 8 godz. + 11 dni x 6 godz. = 64 godz. + 66 godz. = 130 godz. 14 dni x 8 godz. + 6 dni x 6 godz. = 112 godz. + 36 godz. = 148 godz. 3/4 x (4 tygodnie x 40 godz. + 3 dni x 8 godz. - 2 dni x 8 godz.) = 3/4 x (160 godz. + 24 godz. - 16 godz.) = 3/4 x 168 godz. = 126 godz. [(2000 zł + 500 zł) : 126 godz.] x 12 godz. = (2500 zł : 126 godz.) x 12 godz. = 19,841269 x 12 godz. = 238,10 zł 2500 zł - 238,10 zł = 2261,90 zł
	Krok 7. Ustalamy liczbę godzin ponadwymiarowych Krok 8. Obliczamy stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych Krok 9. Obliczamy normalne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe	148 godz. - 130 godz. (plan) = 18 godz. (2000 zł + 500 zł) : 126 godz. = 2500 zł : 126 godz. = 19,84 zł 18 godz. x 19,84 zł. = 357,12 zł
	wynagrodzenie i premia za przepracowaną część miesiąca + normalne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe	2261,90 zł + 357,12 zł = 2619,02 zł

Łukasz Prasołek

asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Podstawa prawna

Art. 80, art. 151 par. 5, art. 151³, art. 151⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).