Ekwiwalent za niewykorzystany urlop podlega ochronie w takim samym zakresie jak pensja

Zarówno wynagrodzenie urlopowe, jak i ekwiwalent ustala się, przyjmując te same reguły określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, z pewnymi modyfikacjami dotyczącymi ekwiwalentu. To właśnie te niewielkie różnice sprawiają, że ustalając wysokości tych świadczeń, często można popełnić błędy.

Pracownik korzystający ze swojego prawa do urlopu wypoczynkowego nie może stracić na wynagrodzeniu, dlatego też za ten czas przysługuje mu pensja, jaką by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Jest to ogólna zasada ustalania wynagrodzenia za czas wypoczynku. Reguła ta nie jest jednak w praktyce taka prosta. System wynagradzania, charakter elementów pensji, termin ich wypłaty, mają bowiem wpływ na to, jak trzeba postępować, dokonując przeliczeń.

Aby obliczyć, jaka kwota pracownikowi przysługuje za wypoczynek, należy przede wszystkim ustalić podstawę wymiaru tych naliczeń. Trzeba przy tym pamiętać, iż wynagrodzenie urlopowe powinno, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, uwzględniać inne przysługujące pracownikowi świadczenia ze stosunku pracy.

W wynagrodzeniu urlopowym nie są uwzględniane składniki wynagrodzenia i świadczenia, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny lub przysługują z tytułu np. upływu okresu zatrudnienia. Zatem przy ustalaniu jego wysokości nie należy brać pod uwagę:

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,

● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W przypadku gdy oprócz zatrudnienia w ramach stosunku pracy pracownik wykonuje na rzecz pracodawcy jeszcze inne prace na podstawie umów cywilnoprawnych, przy ustalaniu należności za czas urlopu wypoczynkowego nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w ramach tych umów. Pensja przysługująca pracownikowi na podstawie umów cywilnoprawnych nie jest bowiem wynagrodzeniem ze stosunku pracy.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) jego składniki, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i w stosunku do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stałą miesięczną premię regulaminową) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Bez względu bowiem na długość urlopu pracownikowi przysługują za ten czas wszystkie składniki pensji przyjęte w stawce miesięcznej w wysokości przewidzianej w umowie o pracę, bądź w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy.

Odmienne zasady obowiązują natomiast przy ujmowaniu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Jego składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej) uwzględnia się bowiem w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzający miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom – nawet z 12 miesięcy.

W tym przypadku nie ma znaczenia termin wypłaty pensji – zawsze bierze się pod uwagę wynagrodzenia wypłacone w podanym okresie, bez względu na to, za jaki okres one przysługują. Jeśli pracownik przebywał na urlopie w maju 2009 r., a wynagrodzenia ma płatne w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni, ustalając podstawę wymiaru urlopu trzeba wziąć pensje wypłacone mu w kwietniu, marcu i lutym 2009 r., a przysługujące odpowiednio za pracę w miesiącach: marcu, lutym i styczniu 2009 r.

Ustalona według powyższych zasad pensja stanowi podstawę wynagrodzenia urlopowego.

W podstawie tej nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia kwartalna, półroczna, roczna). Wypłaca się je bowiem w przyjętych terminach ich wypłaty

W przypadku gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, lub nastąpiły zmiany w ich wysokości i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Jeśli więc pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne (np. godzinowe), które od stycznia 2009 r. uległo obniżeniu, a w marcu 2009 r. przebywał on na urlopie wypoczynkowym, w myśl powyższych zasad podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić z okresu od grudnia 2008 r. do lutego 2009 r. Jednakże pensję za grudzień należy przeliczyć według nowej, niższej stawki, tak jakby przysługiwała ona pracownikowi przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru. Dzięki temu wynagrodzenie za czas marcowego urlopu pracownika nie zostanie zawyżone, a wypoczywający pracownik otrzyma pensję zbliżoną kwotowo do tej, którą by otrzymał, gdyby świadczył pracę.

Inaczej natomiast należy postąpić, gdy zmiany w składnikach wynagrodzenia nastąpiły w trakcie korzystania przez pracownika z urlopu. W takiej sytuacji należy osobno ustalić podstawę dla części urlopu przed zmianą wynagrodzenia i osobno dla części tego wynagrodzenia po zmianie.

Jeśli na przykład pracownik przebywał na urlopie w okresie od 4 do 15 maja 2009 r., a od 11 maja 2009 r. otrzymał on podwyżkę pensji, wówczas trzeba osobno policzyć wynagrodzenie urlopowe za okres od 4 do 8 maja, według stawki przed podwyżką i osobno od 11 do 15 maja, według nowej stawki.

Analogicznie należy postąpić, gdy w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia: od dnia utraty prawa do danego elementu pensji nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby bowiem pracownik zamiast wykorzystywać urlop pracował, to nie otrzymałby już tego składnika.

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego pracownika, który przebywał na urlopie, np. w okresie od 27 kwietnia do 5 maja 2009 r. i od 1 maja utracił prawo do dodatku funkcyjnego, trzeba osobno rozliczyć okres od 27 do 30 kwietnia (biorąc pod uwagę utracony od 1 maja dodatek funkcyjny) i osobno od 1 do 5 maja (nie uwzględniając już utraconego elementu pensji).

Szczególne zasady stosuje się również, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie.

Jeśli pracownica w maju 2009 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego, do wyliczenia podstawy wymiaru jej wynagrodzenia urlopowego powinno się przyjąć wypłacone jej wynagrodzenie w kwietniu, marcu i lutym 2009 r. Gdyby jednak pracownica w okresie od 1 kwietnia 2007 r. do 31 marca 2009 r. przebywała na urlopie wychowawczym, wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należałoby ustalić, biorąc pod uwagę pensję wypłaconą jej w kwietniu 2009 r. oraz przed urlopem wychowawczym, tj. w marcu i lutym 2007 r. Okres urlopu wychowawczego zostałby pominięty, bo pracownicy za jego czas nie przysługiwało wynagrodzenie.

Nie zawsze jednak można ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych trzech (dwunastu) miesięcy. Sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy pracownik krócej pracuje, niż okres, jaki powinien być przyjęty do podstawy wymiaru pensji za czas wypoczynku. W takim przypadku zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględnić w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany.

Gdyby pracownik zatrudniony w danej firmie od marca 2009 r., chciał w maju skorzystać z urlopu wypoczynkowego, do podstawy wymiaru pensji za czas wypoczynku trzeba by przyjąć wynagrodzenia z okresu faktycznie przez niego przepracowanego, tj. z marca i kwietnia 2009 r. (z dwóch, a nie trzech miesięcy).

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się, dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie mnożąc wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w okresie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu dla pracownika otrzymującego stałe wynagrodzenie miesięczne, należy po pierwsze obliczyć stawkę wynagrodzenia za jedną godzinę urlopu. W tym celu miesięczną stawkę wynagrodzenia trzeba podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie ustaloną w ten sposób stawkę godzinową wynagrodzenia za czas urlopu mnoży się przez liczbę godzin urlopu.

Bardziej skomplikowane jest ustalenie wynagrodzenia za czas urlopu pracownika otrzymującego wynagrodzenie zmienne (akordowe, prowizyjne, zadaniowe). W tym przypadku należy:

● ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z okresu trzech bądź dwunastu miesięcy poprzedzających urlop,

● określić liczby godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej,

● ustalić stawkę za jedną godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie),

● pomnożyć stawkę za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Istotne jest, że w liczbie godzin przepracowanych należy uwzględnić wszystkie godziny świadczenia przez pracownika pracy, tj. również te, które są godzinami ponadwymiarowymi.

Ustalenie wynagrodzenia za godzinę pracy ze zmiennych elementów przy uwzględnieniu pensji za pracę nadliczbową i nieuwzględnieniu liczby godzin tej pracy będzie powodem zawyżenia stawki.

Jeśli pracownik w miesiącach poprzedzających urlop otrzymał następujące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych:

● w marcu 2009 r. – 477,40 zł,

● w lutym 2009 r. – 1120,00 zł,

● w styczniu 2009 r. – 450,00 zł,

oraz przepracował odpowiednio:

● w marcu 2009 r. – 176 godzin i 20 godzin nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 50 proc.),

● w lutym 2009 r. – 160 godzin i 32 godziny nadliczbowe (opłacane dodatkiem 100 proc.),

● w styczniu 2009 r. – 168 godzin i 18 godzin nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 50 proc.),

wówczas licząc pensję za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego z tych zmiennych elementów należy ich sumę (477,40 zł + 1120,00 zł + 450,00 zł = 2047,40 zł) podzielić przez łączną liczbę godzin przepracowanych przez te trzy miesiące, czyli zarówno tych, które wynikały z rozkładu czasu pracy pracownika, jak i tych nadprogramowych (176 godzin+ 20 godzin nadliczbowych + 160 godzin + 32 godziny nadliczbowe + 168 godzin + 18 godzin nadliczbowych = 574 godziny).

Stawka wynagrodzenia za jedną godzinę urlopu ze zmiennych elementów wynieść więc powinna 3,57 zł/godz. (2047,40 zł: 574 godziny).

Przy stałych składnikach pensji korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego nie ma wpływu na wysokość przysługującego mu z tego tytułu wynagrodzenia. Za kwiecień pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 3320,00 zł, a więc tyle, ile dostałby, gdyby cały miesiąc przepracował.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może być wypłacony pracownikowi tylko w związku z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy. Jego wysokość ustala się na zasadach określonych dla pensji urlopowej. Należy jednak pamiętać o kilku istotnych różnicach, które są wynikiem odmiennych charakterów tych świadczeń.

Tak jak w przypadku wynagrodzenia za czas urlopu, również i w przypadku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, trzeba w pierwszej kolejności ustalić podstawę wymiaru.

W podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop nie uwzględnia się:

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Zmienne składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące mu za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych trzech miesięcy, a zatem należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez trzy, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.

Jeżeli przez cały okres trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się natomiast przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Może się zdarzyć, że pracownik nie przepracował pełnego wymaganego trzymiesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. W takiej sytuacji dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to tzw. dopełnienie podstawy ekwiwalentowej.

Należy zawsze o tym pamiętać. Dopełnienie tej podstawy polega na uzupełnieniu kwoty zmiennego składnika do takiej wysokości, w jakiej by go pracownik otrzymał, gdyby świadczył pracę cały miesiąc. Niedostosowanie się do tej zasady spowoduje, że ekwiwalent za urlop pracownika, który nie przepracował pełnych trzech miesięcy, zostanie zaniżony w stosunku do pozostałych składników wynagrodzenia, ponieważ w takiej sytuacji uwzględnione zostaną jedynie kwoty wynagrodzenia za czas faktycznej pracy.

Ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za jeden dzień urlopu. W tym celu otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik, który wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym (w 2009 roku wynosi on 21,08).

Kwotę ekwiwalentu oblicza się, dzieląc ustalony ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez osiem godzin i mnożąc otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Tak więc, aby obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy kolejno:

● ustalić stałe składniki wynagrodzenia,

● ustalić składniki zmienne za okresy miesięczne z trzech (12) miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki zmienne za okresy miesięczne z okresu trzech albo 12 miesięcy),

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy miesięczne (sumę składników zmiennych za okresy miesięczne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

● ustalić składniki zmienne za okresy kwartalne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki kwartalne),

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy kwartalne (sumę składników zmiennych za okresy kwartalne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

● ustalić składniki zmienne za okresy roczne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy roczne (sumę składników zmiennych za okresy roczne dzieli się przez 12),

● ustalić podstawę ekwiwalentu (sumuje się składniki stałe i składniki zmienne w przeciętnych wysokościach z okresów, z których zostały ustalone),

● określić wysokość współczynnika ekwiwalentowego (od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12),

● obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu (podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik ekwiwalentowi),

● obliczyć ekwiwalent za jedną godzinę urlopu (ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez 8),

● ustalić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

● obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego).

Powyższy sposób obliczania ekwiwalentu dotyczy tych pracowników, których dobowa norma czasu pracy wynosi osiem godzin. Nieco inaczej przedstawia sposób ustalania wysokości ekwiwalentu za urlop w przypadku pracowników niepełnosprawnych czy niepełnoetatowych, dla których dobowa norma czasu pracy jest mniejsza niż osiem godzin.

Opisana metoda obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop oparta jest na stosowaniu współczynnika odpowiadającego przeciętnej liczbie dni roboczych w miesiącu, przy założeniu, że praca wykonywana jest w pełnym wymiarze czasu, a więc po osiem godzin dziennie. Także zasada dzielenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu przez 8 koresponduje z regulacją przyjętą w kodeksie pracy, z której wynika, iż dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy.

Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu (stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy z maja 2004 r., PP III/79 – 338/JR/04). Zatem w 2009 roku współczynnik dla półetatowca wynosi 10,54 (21,08 x 1/2), dla zatrudnionego na 1/3 etatu – 7,03 (21,08 x 1/3), a dla świadczącego pracę na 3/4 etatu – 15,81 (21,08 x 3/4) itd.

Zarówno w przypadku wynagrodzenia urlopowego, jak i ekwiwalentu podstawę wymiaru ustala się z okresu trzech miesięcy (bądź 12 w przypadku znacznego wahania wysokości składników) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. W podstawie tej jednak w przypadku liczenia wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy jedynie składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej i zmienne elementy pensji za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. W przypadku natomiast liczenia ekwiwalentu za urlop uwzględniamy również te zmienne składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Drugim szczegółem różniącym od siebie podstawy wymiaru tych świadczeń jest odmienne ujęcie w nich zmiennych elementów pensji przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Gdy ustalamy podstawę wynagrodzenia urlopowego, składniki te przyjmujemy do podstawy w łącznej kwocie, jaką otrzymał pracownik w okresie, z którego ustalamy podstawę. Jeśli natomiast przeliczamy podstawę ekwiwalentu, wówczas zmienny element pensji jest wartością średnią z okresu ustalania podstawy.

Dla zobrazowania różnic w liczeniu obu świadczeń najlepiej posłużyć się przykładem. Załóżmy, że w kwietniu 2009 r. została rozwiązana z pracownikiem umowa o pracę. W miesiącu tym pracownik przez pięć dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a z chwilą rozwiązania umowy nabył prawo do pięciu dni ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Liczba dni urlopu, za który należy ustalić pracownikowi wynagrodzenie, oraz liczba dni ekwiwalentu są takie same. Czy pracownik powinien zatem otrzymać wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent w takich samych wysokościach?

Załóżmy, że:

1) wynagrodzenie pracownika składa się z płacy zasadniczej w stałej wysokości (2,2 tys. zł), zmiennego wynagrodzenia akordowego, należnego za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, oraz premii kwartalnej (4,8 tys. zł),

2) pracownik otrzymał wynagrodzenia akordowe: w marcu 2009 r. – 224,00 zł, w lutym 2009 r. – 341,00 zł, w styczniu 2009 r. – 298,00 zł,

3) oraz przepracował odpowiednio: w marcu 2009 r. – 176 godzin, w lutym 2009 r. – 160 godzin, w styczniu 2009 r. – 168 godzin.

Zarówno przy ustalaniu podstawy urlopowej, jak i ekwiwalentowej płacę zasadniczą uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu albo miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. kwietniu 2009r.

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego, liczymy stawki wynagrodzenia za jedną godzinę urlopu ze stałych i zmiennych składników. Następnie sumujemy te stawki i mnożymy przez liczbę godzin urlopu.

Płacę zasadniczą dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w kwietniu (2200,00 zł : 168 godzin = 13,10 zł/godz.). Sumę akordów z trzech miesięcy (224,00 zł + 341,00 zł + 298,00 zł = 863,00 zł) dzielimy przez liczbę godzin (176 godzin + 160 godzin + 168 godzin = 504 godziny) przepracowanych przez te trzy miesiące (863,00 zł : 504 godziny = 1,71 zł/godz.). Sumę stawek (13,10 zł/godz. + 1,71 zł/godz. = 14,81 zł/godz.) mnożymy przez liczbę godzin urlopu, tj. 40. Kwota 592,40 zł (14,81 zł/godz. x 40 godzin) to wynagrodzenie urlopowe przysługujące pracownikowi. Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop nie bierzemy pod uwagę premii kwartalnej. Wypłaca się ją bowiem w przyjętym terminie wypłaty.

Natomiast do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia należy przyjąć przeciętną wysokość akordów wypłaconych pracownikowi marcu, lutym i styczniu 2009 r., tj. 287,67 zł (224,00 zł + 341,00 zł + 298,00 zł = 863,00 zł; 863,00 zł : 3 miesiące = 287,67 zł) oraz przeciętną wysokość premii kwartalnych z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. 400,00 zł (4800,00 zł : 12 miesięcy = 400,00 zł). Podstawę ekwiwalentu (2200,00 zł + 287,67 zł + 400,00 zł = 2887,67 zł) dzielimy przez współczynnik do ekwiwalentu (2887,67 zł : 21,08 = 136,99 zł), a następnie przez osiem godzin (136,99 zł : 8 godzin = 17,12 zł/godz.). Otrzymaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Kwota 684,80 zł (17,12 zł/godz. x 40 godzin) to wysokość ekwiwalentu za urlop.

A zatem pomimo tej samej liczby dniu urlopu i ekwiwalentu pracownik otrzyma te świadczenia w różnych kwotach. Jest to wynik odmiennych zasad ustalania tych świadczeń.

Najwięcej jednak problemów z ustalaniem podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu ma miejsce w tych firmach, które wypłacają pracownikom pensje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego po miesiącu świadczenia pracy.

Przyczyną są sformułowania rozporządzenia urlopowego rozróżniające zmienne składniki wynagrodzenia, które należy przyjąć do każdej z podstaw. Otóż w myśl par. 8 ust. 1 rozporządzenia w podstawie urlopowej należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających urlop. Jeśli więc pracownik korzystał z urlopu w maju, to w podstawie wymiaru uwzględnić należy te zmienne elementy, które były wypłacone w lutym, marcu i kwietniu. Natomiast w myśl par. 16 ust. 1 do podstawy ekwiwalentowej trzeba przyjąć wynagrodzenia uzyskane w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeśli zatem pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w maju, to do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenia za luty, marzec i kwiecień, choćby były płacone w miesiącach następnych.