Kwota wolna od potrąceń nie musi być jednakowa dla wszystkich pracowników

Szczególnie problematyczne jest dokonywanie potrąceń bez zgody pracownika. W takiej bowiem sytuacji to na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia właściwej wysokości potrącenia, a pracownik nie ma wpływu na to, ile mu pracodawca pozostawi. Ustawodawca, aby ograniczyć pracodawcy swobodę w dysponowaniu pensją pracownika, wymienia typy potrąceń, na które pracodawca nie musi mieć zgody swojego podwładnego.

Są to:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

W przypadku innych rodzajów potrąceń, by pracodawca mógł uszczuplić pensję pracownika, jego zgoda jest niezbędna.

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę mogą być dokonywane tylko do pewnych granic. Granice te wyznacza:

● maksymalna kwota potrącenia, która jest uzależniona od wysokości obciążanych poborów,

● kwota wolna od potrąceń (nie dotyczy jedynie należności egzekwowanych na poczet alimentów), będąca pochodną minimalnego wynagrodzenia za pracę.

O ile pierwsza z wymienionych kategorii ma charakter zmienny i może się różnić w każdym z kolejnych miesięcy, adekwatnie do wysokości wynagrodzenia, to drugą można ustalić jeden raz i stosować przez cały rok kalendarzowy.

Aby dokonać potrącenia, pracodawca musi najpierw odliczyć nieobecności, ustalić kwotę netto wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie oraz zaliczki na podatek dochodowy. Następnie może przystąpić do realizacji potrąceń ustawowych w kolejności i wysokości regulowanej przez kodeks pracy.

Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych potrąceniu podlegają następujące należności:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

● kary pieniężne związane z odpowiedzialnością porządkową zastosowane na podstawie art. 108 k.p.

W razie zbiegu potrąceń potrącenia należności innych niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych w sumie nie mogą przekroczyć 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającej pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.

Kwotą wolną od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

● minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

● 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu kar pieniężnych.

Ustalenie wysokości kwoty wolnej od potrąceń wciąż budzi wątpliwości. Wiele z nich dotyczy możliwości odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Kodeks pracy stanowi bowiem jedynie, że potrąceń z wynagrodzenia i obliczenia kwoty od nich wolnej dokonuje się po uprzednim odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne. Nie precyzuje natomiast, co ze składką zdrowotną. Wyjaśnień w powyższej sprawie podjął się departament prawa pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, który wyjaśnił, że obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 k.p., obejmują nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. A zatem ustalając kwotę wolną od potrąceń, odlicza się składki na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne i podatek.

Specjaliści zajmujący się problematyką wynagrodzeń podają kwoty wolne od potrąceń w różnych wysokościach. Czym jest to spowodowane, skoro jest jedno minimalne wynagrodzenie i jeden schemat ustalania kwoty wolnej od potrąceń?

Otóż kwota wolna od potrąceń nie dla wszystkich pracowników musi być jednakowa. Jej wysokość zależy od parametrów podatkowych, jakie obowiązują przy ustalaniu pensji pracownika, a więc od tego, czy ma on prawo do podstawowych, czy podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, oraz tego, czy ma prawo do zastosowania kwoty zmniejszającej podatek, czy też nie.

Jednym z wielu błędów, jakie spotykamy przy ustalaniu kwoty wolnej od potrąceń jest nieprawidłowe jej ustalanie w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Często bowiem ustalone w wyżej opisany sposób kwoty są błędnie mnożone przez współczynnik etatu. Przyczyną tych nieprawidłowości są kodeksowe regulacje. Stanowią one w sposób bardzo ogólny, że w przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Jak zatem prawidłowo ustalić kwotę wolną dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy? Po pierwsze należy najpierw ustalić wysokość brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Dopiero wtedy można przejść do odliczeń składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek. Oczywiście należy pamiętać o zastosowaniu odpowiednich dla danego pracownika parametrów podatkowych.

Jak ustalić na 2011 r. kwotę wolną od potrąceń na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu?

Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu podstawę ustalenia kwoty wolnej stanowi 1/2 płacy minimalnej:

1 386,00 zł x 1/2 = 693,00 zł.

I. Ustalamy wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

● składka na ubezpieczenie emerytalne:

693,00 zł x 9,76 proc. = 67,64 zł,

● składka na ubezpieczenie rentowe:

693,00 zł x 1,5 proc. = 10,40 zł,

● składka na ubezpieczenie chorobowe:

693,00 zł x 2,45 proc. = 16,98 zł,

● łączna kwota składek na ubezpieczenia społeczne:

67,64 zł + 10,40 zł + 16,98 zł = 95,02 zł.

II. Obliczamy wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne:

● podstawą wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o kwotę składek na ubezpieczenie społeczne:

693,00 zł - 95,02 zł = 597,98 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości (9 proc.):

597,98 zł x 9 proc. = 53,82 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku (7,75 proc.):

597,98 zł x 7,75 proc. = 46,34 zł.

III. Ustalamy dochód pracownika. W tym celu od przychodu odejmujemy składki na ubezpieczenie społeczne oraz kwotę stanowiącą zryczałtowany koszt uzyskania przychodu (zakładamy, że pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości), a wynik zaokrąglamy do pełnych złotych:

693,00 zł - 95,02 zł - 111,25 zł = 486,73 zł; po zaokrągleniu - 487,00 zł.

IV. Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Podstawę opodatkowania mnożymy przez obowiązującą stopę procentową podatku, a następnie pomniejszamy o ulgę podatkową (zakładamy, że pracownik złożył pracodawcy PIT-2 upoważniający go do odliczania tej kwoty) i składkę zdrowotną 7,75 proc.; wynik zaokrąglamy do pełnych złotych:

487,00 zł x 18 proc. = 87,66 zł,

87,66 zł - 46,33 zł = 41,33 zł.

Ponieważ kwota zaliczki na podatek przed potrąceniem składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od składki na ubezpieczenie zdrowotne, składkę tę musimy ograniczyć do wysokości zaliczki na podatek. A zatem obie składki na ubezpieczenie zdrowotne zarówno 9 proc., jak i 7,75 proc., wyniosą 41,33 zł.

Podatek po pomniejszeniu o składkę na ubezpieczenie zdrowotne wyniesie więc:

41,33 zł - 41,33 zł = 0,00 zł.

V. Ustalamy wynagrodzenie netto do wypłaty. W tym celu wynagrodzenie brutto (przychód) pomniejszamy o składki na ubezpieczenie społeczne oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.):

693,00 zł - 95,02 zł - 41,33 zł = 556,65 zł.

Kwota wolna od potrąceń dla tego pracownika wyniesie 556,65 zł.

@RY1@i02/2010/234/i02.2010.234.209.0010.001.jpg@RY2@

Kwoty wolne od potrąceń obowiązujące w 2011 r.

@RY1@i02/2010/234/i02.2010.234.209.0010.002.jpg@RY2@

Dorota Twardo, ekspert z zakresu prawa pracy

Dorota Twardo

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 87 - 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.)