Do realizacji unijnych projektów potrzebny jest fachowiec

@RY1@i02/2013/088/i02.2013.088.08800100a.802.jpg@RY2@

Ewa Nowińska, członek Komisji Ocen Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

W ramach cyklu chciałabym omówić najważniejsze zagadnienia dotyczące realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W kolejnych artykułach przybliżę państwu zagadnienia związane z zatrudnianiem personelu w projektach, nabywaniem towarów i usług, sprawozdawczością z realizacji i końcowym rozliczeniem projektu, a także wyjaśnię kwestie związane z kontrolami, jakie mogą zostać przeprowadzone w trakcie oraz po zakończeniu realizacji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zatrudnianie w projektach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) zostało uregulowane przede wszystkim w dwóch dokumentach: Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązującą jest wersja z 24 grudnia 2012 r.) oraz Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązuje wersja z 14 sierpnia 2012 r.).

Dobrać personel

Przygotowując wniosek o dotację, należy pamiętać, iż w projektach PO KL kosztami personelu są wynagrodzenia nie tylko osób zaangażowanych na podstawie stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę) oraz stosunku cywilnoprawnego (umowa-zlecenie, umowa o dzieło), lecz także osób samozatrudnionych, prowadzących działalność gospodarczą, osób współpracujących oraz świadczących usługi w formie wolontariatu.

Do stwierdzenia, czy dana osoba stanowi personel projektu, kluczowe jest określenie, czy wykonuje powierzone zadania osobiście. Trudności z ustaleniem, czy mamy do czynienia z kosztem personelu, mogą się pojawić w przypadku faktur osób prowadzących własną działalność. W takiej sytuacji, podpisując umowę z osobą fizyczną prowadzącą działalność, należy wskazać w umowie jako jej wykonawcę osobę prowadzącą działalność oraz zastrzec, że wykonanie umowy nie może zostać zlecone osobom trzecim. Tylko wówczas fakturę taką możemy zaliczyć do kosztów personelu.

Personelem we wnioskach PO KL są wszystkie osoby, które osobiście wykonują zadania w projekcie. Koszt personelu może występować jako koszt zadań merytorycznych. Mamy wówczas do czynienia z osobami zaangażowanymi w realizację danego zadania. Są to np. trenerzy zatrudnieni do przeprowadzenia szkoleń, psychologowie, którzy prowadzą konsultacje, naukowcy, którzy opracują raport dotyczący określonego obszaru zagadnień itp. Koszt personelu pojawia się również w zadaniu Zarządzanie projektem. Najczęściej jest to wynagrodzenie koordynatora projektu lub innej osoby, która ma zarządzać projektem. Zadanie to może uwzględniać również inne osoby bezpośrednio zaangażowane w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, o ile ich zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji zadania. Ekspert oceniający wniosek za każdym razem wyraża w karcie oceny wniosku swoją opinię co do zasadności planowanych rozmiarów personelu zarządzającego projektem, jak również przyjętych stawek. Nadmierna liczebność personelu, nieadekwatna do rozmiarów przedsięwzięcia, może być na etapie oceny kwestionowana. Jeżeli projekt uzyska pozytywną ocenę, liczebność personelu z pewnością będzie przedmiotem negocjacji z instytucją pośredniczącą, jeszcze przed podpisaniem umowy. Bezzasadne jest np. zatrudnienie osoby do przeprowadzenia rekrutacji w terminie dłuższym, niż przewiduje to plan rekrutacji.

Płacić racjonalnie

Przygotowując wniosek o dotację w ramach PO KL, wnioskodawcy zobowiązani są do wskazania formy zatrudnienia oraz jego wymiaru. Dotyczy to ujętych we wniosku osób zatrudnianych nie tylko na podstawie stosunku pracy (wymiar etatu), lecz także na podstawie umowy-zlecenia. Bez wskazania planowanej liczby godzin ekspert nie jest w stanie ocenić racjonalność wydatku. Przykładowo wskazanie wydatku "specjalista obsługi finansowej projektu, umowa zlecenie, brutto z ZUS" w kwocie 1500 zł jest do przyjęcia w sytuacji, gdy osoba ta zatrudniona będzie np. na 80 godzin miesięcznie - to odpowiednik 1 etatu. Jednak w sytuacji gdy osoba ta będzie nam potrzebna do projektu zaledwie przez 20 godzin miesięcznie, to stawka 1500 zł za miesiąc jest zbyt wygórowana i zostanie oceniona przez eksperta jako wydatek zawyżony i nieracjonalny. Z kolei brak wskazania liczby godzin powoduje, iż ekspert w ogóle nie jest w stanie stwierdzić, czy wydatek jest racjonalny i uzasadniony ekonomicznie. W tej sytuacji może się pojawić uwaga, iż budżet nie jest skonstruowany poprawnie.

Na etapie planowania projektu należy jeszcze pamiętać o dwóch istotnych kwestiach. Pierwsza dotyczy stosowania dla personelu stawek, które są ogólnie przyjęte w danej instytucji. Nie jest bowiem dozwolone, by stawki dla osób zaangażowanych do realizacji zadań w ramach PO KL odbiegały od stawek dla innych osób wykonujących te same prace poza projektem. Druga kwestia dotyczy możliwości zaplanowania w projekcie wyposażenia stanowiska pracy. Przysługuje ono wyłącznie w sytuacji zatrudnienia w projekcie personelu na umowę o pracę, na co najmniej 1 etatu. A przecież potrzebne będą np. biurko, krzesło, komputer, drukarka itp. [przykład]

Nie dla wszystkich

Realizującym projekty wiele problemów sprawia również wybór odpowiedniej i dopuszczalnej przepisami formy zatrudnienia danej osoby. Zmiany Wytycznych kwalifikowalności oraz Zasad finansowania wprowadzone na początku 2011 r. spowodowały znaczne ograniczenia w tej dziedzinie.

Jedną z tych zmian jest bezwzględny zakaz zatrudniania na umowy cywilnoprawne osób mających etat w jakimkolwiek projekcie beneficjenta. Uznano bowiem, iż wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik beneficjenta, winny być uregulowane w ramach umowy o pracę. Jeśli beneficjent chciałby zaangażować pracownika stanowiącego personel projektu do realizacji innych zadań, niż przewiduje jego umowa o pracę, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy. Dopuszczalne jest również przyznanie dodatku, szczególnie gdy dodatkowe zadania nie mają charakteru stałego. Sytuacja bezwzględnego zakazu zatrudniania na umowę cywilnoprawną dotyczy wszystkich zaangażowanych na podstawie stosunku pracy pracowników beneficjenta będących personelem projektów. Zakaz ten obowiązuje również przy oddelegowaniu do realizacji zadań związanych z projektem lub projektami.

Wynagrodzenie za pracę w projekcie PO KL może być przyznane w formie dodatku do wynagrodzenia przy zachowaniu kilku wymogów. Przede wszystkim dodatek ten musi być przyznany w związku z realizacją zadań niebędących w zakresie dotychczas wykonywanych obowiązków danego pracownika. Wymiar tych dodatkowych zadań musi być tak ukształtowany, by zapewnić pracownikowi możliwość realizacji jego podstawowych zadań świadczonych na umowę o pracę. Dodatek do wynagrodzenia jest ograniczony wysokością - nie może przekroczyć 40 proc. wynagrodzenia danej osoby. Jeśli beneficjent chciałby tej samej osobie powierzyć zadania w różnych projektach, to może przyznać tylko jeden wspólny dodatek.

Obostrzenia w umowach

Również przy zatrudnianiu personelu na podstawie umowy cywilnoprawnej obowiązują pewne ograniczenia. Gdy beneficjent chciałby zawrzeć umowę cywilnoprawną z własnym pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę poza projektem, może tego dokonać wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. gdy charakter zadań w ramach umowy cywilnoprawnej wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy. W sytuacji tej jednak muszą być dodatkowo spełnione łącznie następujące warunki: zgodność z przepisami krajowymi (praca rodzajowo różna), dokładnie sprecyzowany zakres zadań w umowie cywilnoprawnej. Osoba ta musi również prowadzić ewidencję godzin pracy poświęconych na realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej (nie dotyczy to umowy o dzieło).

Należy ponadto pamiętać, że realizacja przez tę samą osobę prac w więcej niż jednym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO), zarówno w instytucji beneficjenta, jak i poza nią, powoduje, iż wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne wyłącznie w sytuacji, gdy zaangażowanie tej osoby w realizację zadań projektowych we wszystkich projektach nie przekroczy 240 godzin miesięcznie. Zleceniobiorca powinien więc prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych we wszystkich projektach NSRO, a beneficjent żądać jej okazania w okresie realizacji dla niego zadań w ramach danego projektu.

Na koniec warto dodać, iż nie są kwalifikowalne w projektach PO KL wypłaty dokonywane przez pracodawców na podstawie ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 z późn. zm.) oraz nagrody jubileuszowe. Z kolei kwalifikowalne są wynagrodzenia roczne, trzynastki, w sytuacji gdy ich przyznanie wynika z właściwych przepisów prawa pracy. Warto o tym pamiętać już na etapie tworzenia wniosku o dotację w ramach PO KL.

PRZYKŁAD

Biurko dla dwojga

Zatrudniając w projekcie dwie osoby, każdą na 1/3 etatu, nie możemy w 100 proc. sfinansować dla każdej z tych osób wyposażenia stanowiska pracy. Możemy jednak, sumując oba etaty, nabyć jedno wspólne stanowisko pracy, które będzie między te osoby dzielone. Suma dwóch 1/3 etatu daje nam bowiem podstawę do zastosowania zasady wyposażenia stanowiska pracy dla personelu zatrudnionego na co najmniej 1 etatu.

Ewa Nowińska

dgp@infor.pl