Budżet kosztów pracy: co w nim zawrzeć i jakie wskaźniki stosować

Rozpoczynając prace nad budżetem działu kadr w pierwszej kolejności należy zidentyfikować zasoby, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania tego działu. Koszty pracy w tradycyjnym pojęciu księgowym zawierają koszty wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników oraz narzutów na wynagrodzenia, czyli części składek finansowanych przez pracodawcę. W praktyce jednak kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi może być zdecydowanie więcej, a koszty pracy mogą stanowić znaczącą pozycję w ogólnych finansach przedsiębiorstwa, dlatego należy zwrócić na nie szczególną uwagę.

Budżet kosztów pracy zależy od branży przedsiębiorstwa oraz w znacznej mierze od polityki zarządzania personelem. Inaczej kształtować się będzie budżet kosztów pracy biura rachunkowego w małej miejscowości, a inaczej firmy z kapitałem zagranicznym, która musi inwestować również w swój wizerunek na rynku pracy. Dlatego podczas projektowania budżetu kosztów pracy niezmiernie ważna jest komunikacja między wszystkimi działami firmy, zwłaszcza z kadrą zarządzającą, tak aby osoba lub komórka odpowiedzialna za sporządzenie tego budżetu znała plany przedsiębiorstwa. Im więcej informacji dotyczącej polityki personalnej, planów rozwojowych, tym dokładniej można oszacować koszty pracy na dany okres. W wielu przedsiębiorstwach budżetuje się koszty pracy na cały rok kalendarzowy.

Koszty obligatoryjne

Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę mogą składać się z wielu części. Niezbędne jest oszacowanie wszystkich obligatoryjnych składników wynagrodzenia, które podaje się w wartościach brutto. Po zsumowaniu wszystkich dolicza się składki na ubezpieczenia społeczne oraz inne fundusze, zgodnie z wartościami procentowymi indywidualnymi dla zakładu pracy (zróżnicowana składka wypadkowa, opłacanie składki na fundusz emerytur pomostowych).

Obligatoryjne składniki wynagrodzeń to:

wpłaca zasadnicza;

wdodatki: stażowy, jubileuszowy, funkcyjny, za pracę w warunkach szkodliwych, za wysługę lat - jeśli dotyczą;

wpozostałe elementy, które mogą wystąpić w zakładzie pracy, jak: nadgodziny, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odprawa, odszkodowanie, dodatek za pracę w nocy, dodatkowe wynagrodzenie za urlop i inne nieobecności, odszkodowanie za zakaz konkurencji.

Przy ustalaniu składników wynagrodzeń najlepiej posiłkować się danymi historycznymi - jeśli z uwagi na charakter pracy żaden z pracowników nie wykonywał pracy w nocy, to nie ma konieczności szacowania tego składnika. Jeśli jednak zakład z uwagi na znaczny wzrost zamówień musi wprowadzić trzecią zmianę - musi także oszacować wartość rekompensat za pracę w nocy. Wartości historyczne można szacować na kilka sposobów. Przykładowo można wziąć pierwsze półrocze danego roku, aby budżetować rok przyszły, można również wziąć wartości historyczne z dwóch czy trzech lat poprzedzających i powiększyć je o wartość wskaźnika inflacji lub o wartość, o jaką w czasie zmieniały się składniki wynagrodzeń. Może się zdarzyć, że choć inflacja wzrastała rokrocznie o 5 proc., to w konkretnym zakładzie pracy wartość składnika w ciągu danego roku zwiększała się o 25 proc.

Płaca zasadnicza

Płacę zasadniczą można oszacować na kilka sposobów. Można pomnożyć średnią płacę w roku bieżącym przez liczbę osób zatrudnionych. Metoda ta jest dobra, jeśli nie ma znacznych różnic w wynagrodzeniach pracowników. Można wykorzystać ją także dla dużych zakładów pracy, lecz wówczas należy wziąć pod uwagę średnie wynagrodzenie dla poszczególnych grup czy działów. Inny poziom wynagrodzeń mają bowiem pracownicy szeregowi, inny kadra kierownicza, poza tym liczby osób pracujących w tych dwóch grupach są różne.

Przy zróżnicowanych wynagrodzeniach można liczyć roczne wynagrodzenie dla każdego stanowiska osobno. Metoda ta jest dobra, ale raczej dla małych zakładów pracy, gdzie zatrudnienie nie przekracza 20 osób, choć przy bardzo dobrych programach do analiz płacowych sprawdzi się w każdym zakładzie.

Przy szacowaniu płacy zasadniczej należy mieć na uwadze kilka czynników - jeśli planowane jest zwiększenie lub zmniejszenie zatrudnienia, to płacę szacuje się z uwzględnieniem tych zmian. Przy obliczaniu płacy zasadniczej trzeba wziąć pod uwagę planowane podwyżki wynagrodzeń oraz zmianę płacy minimalnej, jeśli pracownicy wynagradzani są według tej stawki. Dla bezpieczeństwa można też zastosować współczynnik inflacji, powiększając o jego wartość oszacowaną płacę zasadniczą.

Inne dodatki

Jeśli zakład pracy wypłaca pracownikom dodatki związane ze stażem pracy czy stanowiskiem, to musi ująć ich wartość w budżecie na rok następny. Wsparciem dla osób odpowiedzialnych za budżet będzie tu program kadrowo-płacowy, który wskaże nam pracowników, którzy w kolejnym roku nabędą prawo do nagrody jubileuszowej, dzięki czemu będzie można oszacować wartość tych dodatków.

W podobny sposób szacuje się dodatki stażowe - na podstawie danych z kartotek pracowniczych wiadomo komu należy się dodatek i w jakiej wysokości. Jeśli jednak program kadrowy nie dostarcza takich danych, to należy posiłkować się informacjami historycznymi, czyli kwotami z zeszłego roku, choć w przypadku nagród jubileuszowych taka metoda może się nie sprawdzić.

Dodatki związane ze stanowiskiem, czyli dodatek funkcyjny czy dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, szacuje się odpowiednio do ilości tego typu stanowisk w zakładzie pracy z uwzględnieniem perspektywy rozwojowej firmy. Jeśli stan zatrudnienia się nie zmieni, to wartość dodatku za pracę w warunkach szkodliwych nie powinna ulec zmianie w stosunku do roku poprzedniego.

Pozostałe elementy wynagrodzenia

Jest to część wynagrodzenia najtrudniejsza do oszacowania, ponieważ dotyczy zdarzeń trudnych do przewidzenia bądź niemożliwych do zaplanowania. W skład tej grupy wchodzi np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, które wynikają z bieżących potrzeb pracodawcy i nie mogą być zaplanowane. Ponieważ kwota wypłacona za nadgodziny wpływa na wysokość np. dodatku za urlop czy inne nieobecności, zgodnie z przepisami sugeruje się, aby te wartości szacować na podstawie danych historycznych.

Podobnie będzie z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop wypoczynkowy - nie można przewidzieć, ilu pracowników się zwolni, wobec czego ile ekwiwalentu należy im wypłacić. Inaczej sprawa wygląda, jeśli firma planuje zwolnienia grupowe. Wówczas da się założyć wartość ekwiwalentu do wypłaty oraz dodatkowo wartość odpraw należnych z tego tytułu. Dlatego przy projektowaniu budżetu bardzo ważna jest współpraca między działami firmy, a szczególnie znajomość planów kierownictwa w stosunku do stanu zatrudnienia.

Można natomiast przewidzieć wartość odpraw w związku z przejściem pracowników na emeryturę. Wystarczy wyciągnąć odpowiednie dane z programu kadrowego, który wskaże pracowników w okresie ochronnym bądź tych, którzy w następnym roku będą mieli prawo do emerytury. Trudniejsze do przewidzenia są odprawy rentowe oraz pośmiertne. Tutaj można przyjąć ich wartość na podstawie danych historycznych, choć można się spodziewać niedoszacowania albo przeszacowania tych wartości.

Odszkodowanie z tytułu umów o zakazie konkurencji można oszacować, jeśli znane są plany dotyczące polityki zatrudnienia. Jeśli wiadome jest, że zostaną zwolnione osoby, z którymi podpisano takie umowy, to wartość składnika można na ich podstawie dokładnie oszacować.

Nagrody i premie

Część budżetu kosztów pracy uzależniona jest od treści regulaminów premiowania lub od uznania przełożonych. Wartość premii regulaminowych można przewidzieć na podstawie zapisów w regulaminach, a przynajmniej tą ich część, która nie jest zależna od innych czynników, np. od sprzedaży. Przy ich szacowaniu niezbędna jest współpraca między działami, bowiem jeśli zakład pracy ustala budżet, to zapewne prognozuje też inne zdarzenia gospodarcze, w tym wartość sprzedaży czy liczbę zrealizowanych zamówień, zakontraktowanych robót i innych zdarzeń, od których zależy przyszłość firmy.

Zasadniczo, jeśli firma jest w dobrej kondycji finansowej, to wypłaca pracownikom premie i nagrody; jeśli pracownicy wykonują pracę rzetelnie, to przyczyniają się do polepszenia wyników firmy, a w konsekwencji sami sobie otwierają drogę do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia za pracę. Natomiast jeśli zakład pracy nie prosperuje dobrze, ma kłopoty finansowe, to w pierwszej kolejności w przypadku cięć kosztów pracy rezygnuje się z wypłat nagród dla pracowników.

Nagrody uznaniowe można szacować na podstawie danych historycznych oraz w oparciu o plany rozwojowe przedsiębiorstwa. Jeśli zakład pracy przyznaje pracownikom nagrody w formie rzeczowej, muszą one znaleźć odzwierciedlenie w budżecie kosztów pracy, zwłaszcza że takie świadczenia są podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenia.

Świadczenia rzeczowe

Jeśli pracodawca przyznał pracownikom świadczenia rzeczowe, np. karnety na zajęcia sportowe czy pakiety medyczne, wystarczy znać ich wartość w nowym roku i przemnożyć ją przez liczbę pracowników, którym świadczenie przyznano. Warto zajrzeć do umowy zawartej z dostawcą danych świadczeń - może okazać się, że strony zawarły zapis o corocznej waloryzacji ceny usługi, wobec czego ilość pieniędzy, jaką należy na to przeznaczyć, będzie wyższa niż w roku obecnym.

Składki ZUS

Po ustaleniu wysokości poszczególnych składników wynagrodzeń kolejnym krokiem jest doliczenie do nich składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych oraz na fundusz emerytur pomostowych, o ile dotyczy. Wartość tych składek to od 19,48 proc. (przy najniższej składce na ubezpieczenie wypadkowe) do 22,77 proc. (przy maksymalnej stopie procentowej składki wypadkowej oraz przy opłacaniu składki na fundusz emerytur pomostowych).

Pomimo zwolnień z opłacania niektórych składek, jak np. składka na fundusz pracy pracownicy, która wraca po macierzyńskim czy nieopłacania składek za pracowników w wieku 55 i 60 plus, wartość składek najlepiej ustalić w wartości procentowej od zakładanych wynagrodzeń i dodatków brutto. Bardzo dobrze, jeżeli na dzień sporządzania budżetu znane są wartości tych składek określone przez przepisy, jednak należy być przygotowanym na wszelkie zmiany.

Wydatki nieplanowane

Niewiele zakładów planuje wartość świadczeń rekompensacyjnych, czyli wynagrodzeń z tytułu choroby oraz zasiłków. Wystarczające jest, jeśli oszacuje się płacę zasadniczą wraz z dodatkami przy założeniu, że pracownik przez cały rok nie korzysta ze zwolnień, bo wartość wynagrodzenia za chorobę jest i tak niższa niż wartość wynagrodzenia za pracę.

Z kolei zasiłki wypłacane przez zakład pracy są rekompensowane ze składek ZUS, wobec czego nie powiększają wynagrodzeń, a jedynie zmniejszają obciążenia pracodawcy. Zatem szacowanie ich wydaje się zupełnie zbędne, jednak jeśli zachodzi taka konieczność, można sugerować się danymi historycznymi, obliczając, jaki procent wynagrodzeń to świadczenia rekompensacyjne. Tak obliczony procent można przyrównać do zakładanych w budżecie wartości wynagrodzeń oraz dodatków i odjąć go na rzecz świadczeń z tytułu chorób.

ZFŚS lub świadczenie urlopowe

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych również może znaleźć się w budżecie kosztów pracy. Ponieważ sposób jego obliczania jest zawarty w przepisach należy tylko znać wartość odpisu na kolejny rok oraz planowaną liczbę osób zatrudnionych.

Przy tej okazji można rozważyć, czy ZFŚS ma być utrzymany czy może z nowym rokiem rezygnuje się z tworzenia go. Co do zasady zakład pracy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek utworzenia ZFŚS. Jednak przepisy ustawy z 4 marca 1999 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) dają możliwość pracodawcom zobowiązanym do tworzenia funduszu socjalnego rezygnacji z tworzenia tego funduszu. Warunkiem jest uzyskanie zgody związków zawodowych działających w zakładzie lub przedstawiciela załogi wybranego do reprezentowania ich interesów. Zapisy o nietworzeniu funduszu muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania obowiązującym u danego pracodawcy.

Część pracodawców nie tworzy funduszu, lecz wypłaca świadczenie urlopowe, które albo szacuje według liczby pracowników, charakteru pracy i wymiaru czasu pracy albo decyduje o niewypłacaniu oraz informuje załogę o swojej decyzji z odpowiednim wyprzedzeniem.

PRZYKŁAD 1

Wyliczenia na 2015 rok

Spółka z o.o. zatrudnia pięć osób w pełnym wymiarze czasu pracy ze średnim wynagrodzeniem 2500 zł/osoba oraz jedną osobę na umowę-zlecenie (osoba sprzątająca 500 zł brutto/miesiąc plus składki). Firma planuje od lipca 2015 r. zwiększyć zatrudnienie o trzy osoby na pełny etat z minimalnym wynagrodzeniem oraz jednego zleceniobiorcę na takich samych warunkach. Pracownicy z rocznym stażem otrzymują świadczenie rzeczowe - karnet na zajęcia sportowe o wartości 100 zł na miesiąc. Pracodawca wypłaca świadczenia urlopowe, nie wypłaca innych dodatków (stażowych, funkcyjnych). Premie uznaniowe dla pracowników to średnio na miesiąc 200 zł dla osoby, a wynagrodzenie za nadgodziny - 10 zł. W 2015 r. kończą się badania okresowe dla dwóch pracowników oraz jeden musi przejść okresowe szkolenie bhp. Jak będzie się kształtował budżet kosztów pracy w 2015 r.? Zakłada się inflację w wysokości 3 proc. oraz niezmienne współczynniki składek ZUS, koszty szkoleń bhp (60 zł za osobę) i badań lekarskich (100 zł za osobę) oraz świadczeń.

[(2500 zł x 12 miesięcy x 5 osób) + (1750 zł x 6 miesięcy x 3 osoby)] = 181 500 zł + inflacja

[(210 zł x 12 miesięcy x 5 osób) + (210 zł x 6 miesięcy x 3 osoby)] = 18 900 zł + inflacja

100 zł x 12 miesięcy x 5 osób = 6000 zł

(500 zł x 12 miesięcy) + (500 zł x 6 miesięcy) = 9000 zł

(190 000 zł + 20 000 zł + 6000 zł + 9000 zł) x 19,48 proc. = 43 830 zł

Nowi pracownicy = 3 x 160 zł = 480 zł

Badania i szkolenia okresowe = 2 x 100 zł + 1 x 60 zł = 260 zł

Inne obowiązkowe należności

Do obowiązkowych świadczeń należą przede wszystkim badania lekarskie oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp).

Wartość badań wstępnych oraz szkolenia bhp można oszacować na podstawie rotacji kadrowych w roku bieżącym i latach poprzednich, gdyż w zależności od tego, ilu pracowników przyjmie się do pracy, tej liczbie osób trzeba zapewnić badania lekarskie. Trwają prace nad zmianami przepisów w zakresie badań wstępnych, lecz na dzień dzisiejszy zmiany te jeszcze nie weszły w życie. Wartość badań okresowych można sprawdzić, przeglądając akta osobowe lub przy dobrym programie kadrowym poprzez sprawdzenie, ilu pracowników w przyszłym roku należy wysłać na badania okresowe. Wówczas tę liczbę wystarczy pomnożyć przez koszt badań, aby otrzymać szacunkowy koszt na rok następny.

Analogicznie postępuje się przy szacowaniu budżetu na szkolenia bhp, chyba że zatrudniamy specjalistę ds. bhp, który w ramach obowiązków służbowych szkoli innych.

Umowy cywilnoprawne

Umowy-zlecenia i o dzieło oraz umowy o podobnym charakterze również stanowią koszty pracy. Są firmy, które ciągle zatrudniają zleceniobiorców, gdyż taka forma jest dla nich najwygodniejsza i najbardziej dopasowana do ich potrzeb, zatem w tym przypadku należy do kosztów wynagrodzeń dodać koszty związane z umowami cywilnoprawnymi. Tu również przydatna będzie wiedza o planach na przyszły rok.

Wiedząc, że firma otwiera nowe biuro, zakładamy, że będziemy potrzebować osoby do sprzątania i można jej zaproponować umowę-zlecenie z miesięcznym wynagrodzeniem oraz należy ją ująć w budżecie kosztów, pamiętając o składkach ZUS. Analogicznie jest przy umowach o dzieło - jeśli wydawca miesięcznika wie, że koszty tekstów do jednego wydania to 5 tys. zł, musi w budżecie przeznaczyć na ten cel 60 tys. na rok. Na dzień dzisiejszy nie ma przepisów zobowiązujących do płacenia składek ZUS od umów o dzieło, jednak należy śledzić przepisy, aby w przypadku ich zmiany szybko zareagować i skorygować budżet.

Koszty indywidualne

Część kosztów zależy od rodzaju przedsiębiorstwa oraz polityki personalnej. Należą do nich przede wszystkim wydatki na szkolenia i związane z nimi koszty dojazdów i noclegów; wydatki na podróże służbowe, koszt ocen pracowniczych, odzieży roboczej, dofinansowanie do okularów, wydatki na wodę, posiłki profilaktyczne, artykuły spożywcze.

Indywidualnym kosztem jest także rekrutacja. Jeden przedsiębiorca, aby pozyskać najlepszych, będzie uczestniczył w targach pracy, stworzy program praktyk i skorzysta z usług firmy rekrutacyjnej. Inny przedsiębiorca wybierze ze stosu CV osoby o odpowiednich predyspozycjach, gdyż w jego branży nie są wymagane szczególne kwalifikacje czy wiedza. Zatem koszty związane z miękkim HR to sprawa bardzo indywidualna i trudno tu wskazać uniwersalną metodę.

Rezerwa

Można zakładać rezerwę w kosztach. Można przyjąć określony wskaźnik procentowy (np. 3 proc.), lecz można każdy szacowany koszt zaokrąglać w górę do tysięcy albo przy większej skali do dziesiątek tysięcy złotych. Zaokrąglanie sprawdzi się przy stabilnych firmach, tam gdzie dynamika zmian personelu jest znikoma, a rotacja nie występuje.

Co dalej

Zaplanowanie rocznego budżetu kosztów pracy umożliwia założenie wysokości wydatków na siłę roboczą oraz stanowi informację dla zarządzających przedsiębiorstwem, czy nie dzieje się nic niepokojącego. Dlatego ważne jest, aby okresowo sprawdzać, czy faktycznie ponoszone koszty pracy nie odbiegają od założonych.

W tym celu okresowo (przynajmniej raz na kwartał, a najlepiej co miesiąc) sprawdza się wykorzystanie budżetu kosztów pracy. Jeśli koszty odbiegają od ustalonej w budżecie normy, to bezzwłocznie należy sprawdzić przyczyny takiego stanu rzeczy. Być może znaczny wzrost zamówień spowodował wzrost kosztów nadgodzin oraz wpłynął na wysokość nagród, a wówczas należy rozważyć zwiększenie zatrudnienia i korektę budżetu.

@RY1@i02/2014/181/i02.2014.181.217000400.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń