Zadania kadr po zmianach w VAT

Jedna czy dwie ewidencje

Paweł Ziółkowski

specjalista z zakresu podatków i prawa pracy

Według zmian do ustawy o VAT, które wchodzą w życie 1 kwietnia 2014 r., ustawodawca wprowadza domniemanie użytku mieszanego aut firmowych. Przez użytek mieszany rozumie się przy tym używanie aut do celów służbowych i prywatnych przez właścicieli firm lub pracowników i inne osoby wykonujące pracę w firmie.

Jeżeli auta będą w użytku mieszanym, to podatnik będzie mógł odliczyć jedynie 50 proc. VAT od zakupu oraz 50 proc. VAT od kosztów eksploatacji (w tym części, napraw, przeglądów).

Pełne odliczenie przysługuje, w przypadku gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Aby pracodawca mógł odliczyć od nich pełny VAT, musi zawiadomić swój urząd skarbowy o tym, że auta będą wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych. Można przyjąć, że złożenie takiego oświadczenia skończy się kontrolą, a oświadczenie nieprawdy może być w tym przypadku dość kosztowne (grzywna w wysokości 720 stawek dziennych oznacza zagrożenie karą w kwocie przekraczającej 16 mln zł).

Dodatkowym warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potocznie zwanej kilometrówką. Uwzględniając to, że auto jest używane przez pracownika, zasadne jest scedowanie na niego obowiązku prowadzenia ewidencji.

Pracownicy już w tej chwili często prowadzą ewidencję przebiegu. Ewidencja taka może potwierdzać wykorzystywanie auta wyłącznie do celów służbowych, ale musi spełniać wymogi określone w ustawie o VAT. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi podobne zasady dotyczą ewidencji prowadzonej na użytek podatku dochodowego.

Artykuł 86a ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2014 r. zawiera katalog danych, jakie ewidencja ta będzie musiała zawierać. Należą do nich:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd - dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Podsumowując, należy stwierdzić, że ewidencja przebiegu pojazdu, którą płatnik będzie miał obowiązek przedstawić przed urzędem skarbowym (w przypadku odliczenia 100 proc. VAT), może być tym samym dokumentem, który jest przygotowywany przez pracownika na potrzeby ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia w postaci auta służbowego i w konsekwencji jego przychodu.

Warto dodać, że przepisy nie narzucają formy prowadzenia ewidencji, wobec czego może być ona prowadzona w wersji elektronicznej. Ostatnio Ministerstwo Finansów uznało, że jednym ze sposobów zbierania podanych wyżej informacji może być stosowanie urządzenia GPS w autach służbowych.

Co zawrzeć w regulaminie

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Regulamin korzystania z samochodów służbowych może być wprowadzony przez pracodawcę na takich zasadach jak regulamin pracy. Choć przepisy prawa nie odnoszą się do tego rodzaju regulaminu bezpośrednio, to - mając na uwadze, że jego postanowienia dotyczą sfery porządku i organizacji pracy - należy do niego stosować przepisy dotyczące regulaminu pracy. W zakresie jednak, w którym postanowienia regulaminu przyznają pracownikom prawo do prywatnego korzystania z samochodów, jego postanowienia stanowią o warunkach zatrudnienia pracowników - w tym zakresie należy stosować zasady dotyczące regulaminu wynagradzania.

Odnosząc się do treści regulaminu - może być ona bardzo różna, w zależności od woli i potrzeb pracodawcy. W szczególności w każdym regulaminie powinny znaleźć się standardowe postanowienia dotyczące tego, którzy pracownicy (na jakich stanowiskach) są uprawnieni do korzystania z samochodów służbowych oraz jakie samochody (marka, model, typ) są przyznawane pracownikom na poszczególnych stanowiskach. Warto zawrzeć również postanowienia dotyczące ubezpieczenia samochodów, serwisowania, a także dotyczące praw, obowiązków i odpowiedzialności pracowników związanych z korzystaniem z samochodów (np. w szczególności w zakresie utrzymania samochodu w należytym stanie, zasad tankowania). Ponadto poniżej zwracamy uwagę na kilka istotnych postanowień, w szczególności z punktu widzenia przepisów podatkowych (dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych oraz VAT).

1. Korzystanie z auta do celów prywatnych

Pracodawca, według swojego wyboru, może przyznać pracownikom takie prawo albo nie, wyraźnie zaznaczając w regulaminie, że samochód służbowy może być wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych.

Przyznanie pracownikowi prawa do korzystania z auta w celach prywatnych jest przyznaniem mu świadczenia wchodzącego w zakres jego warunków wynagradzania. Każda zmiana tych warunków (szczególnie na niekorzyść pracownika) wymaga zawarcia z nim porozumienia zmieniającego lub dokonania wypowiedzenia zmieniającego.

● Przykładowe postanowienia

"1. Poza godzinami pracy, pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych."

albo

"1. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez pracownika wyłącznie w celach służbowych. Pracownik nie może korzystać z samochodu do celów prywatnych."

2. Konsekwencje podatkowe

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, przyznanie prawa do korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych stanowi nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika i generuje przychód po stronie pracownika. Oznacza to obowiązek odprowadzenia przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy (oraz składek na ubezpieczenia społeczne) od tak rozumianego przychodu oraz obowiązek uiszczenia świadczeń na ubezpieczenia społeczne. Problematyczne ustalanie wartości takiego nieodpłatnego świadczenia i wysokość generowanego przychodu. Przyjmuje się różne metody, z których najpopularniejsze są:

- ustalanie wysokości przychodu jako iloczyn liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych oraz wysokości stawki kilometrowej,

- ustalanie wysokości przychodu według średnich cen wypożyczenia samochodu danej klasy oferowanych przez podmioty zajmujące się wypożyczaniem samochodów,

- ustalanie wysokości przychodu w kwocie odpowiadającej racie leasingowej płaconej przez pracodawcę (jeżeli samochody przyznawane pracownikom są leasingowane przez pracodawcę).

Żadna z tych metod nie jest doskonała i żadna z nich nie odzwierciedla rzeczywistej wartości świadczenia na rzecz pracownika. Więcej na ten temat na str. D6.

● Przykładowe postanowienia

"2. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika i powoduje powstanie po jego stronie przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych."

"3. Wartość przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, ustala się jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej zgodnie z pkt 6 oraz stawki kilometrowej ustalonej w wysokości wynikającej z odpowiednich przepisów."

lub

"3. Wartość przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, jest ustalana jako równowartość kosztów wypożyczenia samochodu odpowiadającej klasy, ustalonych według średnich cen oferowanych na rynku w danym miesiącu/roku kalendarzowym."

3. Świadczenie odpłatne

Aby zwolnić się z obowiązku odprowadzania zaliczek na PIT oraz składek ZUS od przychodu powstającego po stronie pracownika w związku z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca może ustalić z pracownikiem, że będzie to świadczenie odpłatne i to on będzie sam pokrywał koszty korzystania auta.

Pojawia się tutaj jednak ten sam problem, o którym była mowa powyżej - trudności w ustaleniu wartości tego świadczenia. Trudno bowiem zakładać, aby pracownicy byli skłonni płacić za korzystanie z samochodu opłaty odpowiadające ratom leasingowym czy kosztom wypożyczenia samochodu (które są dość wysokie). W praktyce zwykle stosuje się różnego rodzaju ryczałty płacone przez pracowników na rzecz pracodawcy (a konkretnie potrącane z wynagrodzenia pracowników, za ich zgodą wyrażoną na piśmie), które mają odzwierciedlać wartość świadczenia.

● Przykładowe postanowienia

"4. Pracodawca odprowadzi należne świadczenia publicznoprawne (w tym zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne) od wartości przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, ustalonej zgodnie z pkt 3 powyżej."

albo

"4. Pracownik będzie ponosił koszty związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, płacąc na rzecz pracodawcy ryczałt w wysokości [...] złotych miesięcznie. Kwota ryczałtu będzie potrącana każdego miesiąca z wynagrodzenia pracownika, za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, poprzez złożenie oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu"

lub

"4. Koszty paliwa związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów służbowych będą pokrywane przez pracodawcę. Pracownik będzie dokonywał płatności za paliwo za pomocą karty paliwowej przekazanej mu przez pracodawcę. Pracownik ma obowiązek uzupełnienia pełnego stanu paliwa każdego dnia po skończeniu pracy. Koszty paliwa związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych będą natomiast pokrywane przez pracownika we własnym zakresie. W takich przypadkach pracownik nie może wykorzystywać w celu dokonywania płatności karty paliwowej przekazanej mu przez pracodawcę. W każdym przypadku wykorzystywania samochodu do celów prywatnych pracownik ma obowiązek uzupełnienia pełnego stanu paliwa przed rozpoczęciem pracy."

4. Dojazd do pracy

Dodatkowo pojawia się pytanie, czy korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego w celu dojazdu do pracy jest korzystaniem do celów służbowych, czy do celów prywatnych? Przyjmuje się, że jest to korzystanie do celów prywatnych. Zgodnie jednak z poglądem prezentowanym przez organy podatkowe, jeżeli pracodawca ustali, że miejscem parkowania samochodu służbowego jest miejsce zamieszkania pracownika, dojazdy do miejsca parkowania będą traktowane jako przejazdy wykonywane w celach służbowych.

Takie ustalenie powinno być jednak obiektywnie uzasadnione (np. brakiem miejsca do parkowania samochodu w okolicach zakładu pracy; potrzebą zwiększonej mobilności pracownika). W przeciwnym razie może być traktowane jako obejście przepisów. Ponadto wiąże się z zagadnieniem czasu pracy, tj. istnieją wątpliwości, czy czas dojazdu do miejsca parkowania nie powinien być traktowany jako czas pracy pracownika (skoro w tym czasie pracownik wykonuje polecenie pracodawcy - odprowadzenia samochodu służbowego do miejsca jego parkowania).

● Przykładowe postanowienia

"5. Miejscem parkowania samochodu służbowego jest w każdym przypadku miejsce zamieszkania pracownika korzystającego z samochodu. Przejazdy pomiędzy miejscem pracy a miejscem parkowania samochodu są przejazdami wykonywanymi w celach służbowych."

5. Prowadzenie ewidencji

W praktyce rozgraniczenie pomiędzy korzystaniem z samochodu do celów służbowych i do celów prywatnych jest niezwykle trudne. Niekiedy stosowaną metodą jest w takich przypadkach zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów, z wyszczególnieniem kilometrów przejechanych w celach służbowych i w celach prywatnych.

Rozgraniczenie to nabiera szczególnego znaczenia w kontekście znowelizowanych przepisów o VAT, które wchodzą w życie 1 kwietnia 2014 r. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca będzie miał możliwość odliczenia 100 proc. podatku VAT od zakupionego samochodu, jeżeli będzie on wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych.

Należy mieć na uwadze, że bardzo często możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych jest istotnym elementem pakietu wynagrodzenia przyznawanego pracownikowi i wielu pracodawców może nie być zainteresowanych ograniczaniem pracownikom możliwości korzystania z samochodów do celów prywatnych. W takich przypadkach (tj. w przypadkach samochodów wykorzystywanych nie tylko do celów służbowych, ale również w celach prywatnych) - wysokość odliczenia będzie wynosić tylko 50 proc.

Aby ustalić prawidłową wysokość odliczenia, ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów przejechanych w celach służbowych (co wcześniej nie było tak istotne w sytuacji, gdy samochód miał być wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych). Obowiązek ten powinien zostać uregulowany w regulaminie. Brak takiej ewidencji uniemożliwi pracodawcy skorzystanie z pełnego odliczenia podatku VAT.

● Przykładowe postanowienia

"6. Pracownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, ze wskazaniem w szczególności daty przejazdu, opisem trasy oraz wyszczególnieniem liczby przejechanych kilometrów. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu. Wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu powinna być przekazywana Pracodawcy wraz z końcem każdego miesiąca kalendarzowego."

Wiele zależy od umowy

Łukasz Chruściel

radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy w Katowicach

Zasady ogólne odpowiedzialności pracownika zostały określone w Dziale V Rozdziale I k.p., zgodnie z którym w przypadku winy nieumyślnej odpowiada on do kwoty jego trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 k.p.) i tylko za rzeczywiste straty (damnum emergens), ale już nie utracone korzyści. Odpowiedzialność w pełnej wysokości poniesie tylko wtedy, gdy szkoda powstała z winy umyślnej (art. 122 k.p.) np. gdy podwładny celowo zarysuje karoserię.

Zatem z punktu widzenia pracodawcy korzystne jest powierzenie samochodu z obowiązkiem zwrotu. Skutkuje to odpowiedzialnością za powierzony pojazd w pełnej wysokości również w sytuacji nieumyślnego wyrządzenia szkody. Co więcej, pracodawca nie musi w takim przypadku wykazywać winy pracownika. W razie sporu sądowego wystarczające jest zatem wykazanie, że samochód został w sposób prawidłowo powierzony oraz że w pojeździe powstała szkoda. Z samego powierzenia samochodu z obowiązkiem zwrotu wynika zaś domniemanie zawinienia pracownika w naruszeniu obowiązku pieczy nad powierzonym samochodem (m.in. uchwała SN z 29 grudnia 1975 r., sygn. akt V PZP 13/75, OSNC 1976/2/19; wyrok z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09).

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności w całości lub w części tylko jeśli wykaże, że:

●szkoda powstała z powodu okoliczności od niego niezależnych (w szczególności wskutek niezapewnienia mu warunków umożliwiających zabezpieczenie samochodu) albo

●jeśli wykaże przyczynienie się pracodawcy do powstania szkody (np. jeżeli pracodawca nakazał pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, ale nie wyposażył auta w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów; wyrok SN z 21 listopada 2006 r., sygn. akt II PK 69/06, OSNP 2007/23-24/351).

Decydują okoliczności wypadku

To, czy pracownik będzie musiał pokryć koszty naprawy samochodu lub zwrócić jego wartość, zależeć będzie od okoliczności konkretnego przypadku. W sytuacji kolizji z winny innego kierowcy szkoda powstaje wskutek okoliczności niezależnych od pracownika, więc nie można go obciążać odpowiedzialnością. Jeśli natomiast to pracownik będzie sprawcą, a pracodawca nie wykupił ubezpieczenia AC, może być obciążony wszelkimi kosztami związanymi z uszkodzeniem pojazdu (nie tylko kosztami naprawy, ale też np. holowania czy pojazdu zastępczego). Warto podkreślić, że w przypadku naprawy samochodu z AC szkodą, za którą pracownik będzie odpowiedzialny, pozostanie kwota utraconych zniżek na AC.

Kradzież pojazdu

Kradzież samochodu jest, co do zasady, okolicznością od pracownika niezależną, gdyż sprawcą szkody jest osoba trzecia. Ponosi on odpowiedzialność jedynie w zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy nad tym mieniem (wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 286/08, OSNP 2011/3-4/36).

SN wskazywał, że: "odpowiedzialność za mienie powierzone wyłączona jest nie tylko wtedy, gdy pracownik wykaże, iż szkoda powstała wyłącznie z przyczyn od niego niezależnych, lecz także gdy udowodni, że wywołana została ona głównie z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi (kradzież). W takim przypadku odpowiada on za szkodę według ogólnych reguł materialnej odpowiedzialności pracownika" (wyrok z 28 kwietnia 1997 r., sygn. akt I PKN 114/97, OSNP 1998/1/11). Kwestie te najpełniej wyjaśnił SN na przykładzie pracownika, który zaparkował służbowy samochód przed restauracją, a po wejściu do niej powiesił kurtkę na wieszaku, pozostawiając w kieszeni kluczyki do samochodu. SN uznał w tym przypadku, że wina za utratę samochodu leżała głównie, lecz nie wyłącznie po stronie osób trzecich, dlatego pracownik nie ponosi odpowiedzialności jak za mienie powierzone, ale ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, tj. do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia (wyrok SN z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09, OSNP 2011/19-20/251).

Klucz to przemyślana umowa

Orzecznictwo sądów wypracowało warunki, które muszą być spełnione, aby doszło do skutecznego powierzenia mienia w rozumieniu art. 124 k.p. Przede wszystkim konieczne jest rzeczywiste wyrażenie przez pracownika zgody na przyjęcie odpowiedzialności za powierzone mienie, w sposób na tyle wyraźny aby nie budziło wątpliwości, zatem również w formie ustnej. Najpewniejszym dowodem spełnienia tego warunku będzie jednak umowa zawarta na piśmie. Sama zgoda nie jest jednak wystarczająca. Jak przyjmuje SN, niezbędne jest również, "by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego" (wyrok z 19 kwietnia 2010 r., II PK 307/09). Pracodawca może powierzyć również samochody leasingowane lub wynajmowane od innych podmiotów (wyrok z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09, OSNP 2011/19-20/251).

Konstruując taką umowę, warto zwrócić szczególną uwagę na to, by zawierała precyzyjne oznaczenie powierzanego samochodu, szczegółowe określenie praw i obowiązków pracownika, potwierdzenie objęcia przez pracownika samochodu w posiadanie po sprawdzeniu jego stanu technicznego, uregulowanie odpowiedzialności pracownika (umowa nie może zaostrzać odpowiedzialności wynikającej z kodeksu pracy, więc punkt ten ma przede wszystkim charakter informacyjny). [wzór]

Wzór

Niniejsza umowa została zawarta w dniu .................. r. pomiędzy:

............... z siedzibą w ............. przy ul. ............. ("Pracodawca" lub "Spółka")

oraz

Panem .................... zamieszkałym w ................ ("Pracownik");

Spółka powierza Pracownikowi, a Pracownik przyjmuje z obowiązkiem zwrotu, mienie w postaci samochodu marki ..........., o numerze silnika ............, o numerze nadwozia ............., wyprodukowanego w roku .............; wraz z dowodem rejestracyjnym, polisami ubezpieczeniowymi OC i AC oraz następującymi akcesoriami: komplet kluczy, radioodbiornik (dalej "Samochód").

1. Pracownik jest uprawniony do używania Samochodu jedynie w sposób odpowiadający jego właściwościom i przeznaczeniu, zgodnie z instrukcją obsługi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u Pracodawcy.

2. Pracownik używać będzie Samochodu zgodnie z przepisami o ruchu drogowym i zasadami bezpieczeństwa. Pracownik oświadcza, że zna powyższe przepisy, instrukcję i zasady.

3. Bez uprzedniej pisemnej zgody Pracodawcy, Pracownik nie może oddać Samochodu osobie trzeciej do używania.

4. Pracownik zobowiązuje się do używania Samochodu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków pracowniczych i do dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu Samochodu dostarczonej przez Pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie jego obowiązków wynikających z niniejszego ust. 4 może skutkować m.in. nałożeniem na Pracodawcę grzywny, za którą Pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

5. Pracownik zobowiązuje się do zachowania najwyższej dbałości o Samochód, w szczególności do właściwego zabezpieczenia Samochodu oraz jego parkowania w miejscu zabezpieczającym przed jego uszkodzeniem lub kradzieżą, a także do natychmiastowego poinformowania Pracodawcy o fakcie kradzieży lub uszkodzenia Samochodu oraz zgłoszenia tego policji i ubezpieczycielowi.

6. W przypadku zauważenia awarii czy usterek Pracownik jest zobowiązany powiadomić niezwłocznie o tym fakcie Pracodawcę.

1. Pracownik potwierdza odbiór i przyjęcie w posiadanie Samochodu. Pracownik oświadcza, że zna stan techniczny Samochodu oraz że jest on bardzo dobry i nie budzi żadnych zastrzeżeń.

2. Pracownik zwróci Pracodawcy Samochód najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy między Pracodawcą i Pracownikiem, jak również niezwłocznie, na każde żądanie Pracodawcy.

3. Pracownik zobowiązuje się zwrócić Samochód w stanie, w którym został mu powierzony, z zastrzeżeniem skutków zużycia będącego następstwem prawidłowego korzystania.

4. Brak zwrotu Samochodu przez Pracownika w terminie wskazanym przez Pracodawcę stanowił będzie ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uprawniające Pracodawcę do złożenia Pracownikowi wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy Pracownika.

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za Samochód powierzony mu przez Pracodawcę na zasadach "odpowiedzialności za mienie powierzone", zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy.

2. W razie braku pokrycia przez ubezpieczyciela szkody, za którą odpowiedzialność ponosi Pracownik lub pokrycia przez ubezpieczyciela jedynie części takiej szkody Pracownik zobowiązany będzie do zwrotu Pracodawcy kwoty stanowiącej równowartość kwoty niepokrytej przez ubezpieczyciela. Pracownik zobowiązany jest do pokrycia szkody wynikłej z utraty przez Pracodawcę zniżek na składki OC/AC za bezszkodową jazdę równej kwocie zwiększonej przez ubezpieczyciela składki. Pracownik pokrywa te szkodę do czasu powrotu Pracodawcy do zniżek sprzed szkody wywołanej przez Pracownika.

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony.

2. Pracodawca może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym w każdym czasie. Rozwiązanie przez Pracodawcę Umowy nie wyklucza dochodzenia przez Pracodawcę roszczeń z tytułu powstałej szkody.

Podwładny zwróci karę nałożoną przez fiskusa

Łukasz Chruściel

radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy w Katowicach

Pracodawca będzie mógł żądać zwrotu nałożonej na niego kary w określonych przypadkach.

W przedstawionym stanie faktycznym z pracownikami została zawarta umowa o powierzeniu samochodu służbowego, której postanowienia wykluczały możliwość wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych.

Naruszenie tego obowiązku będzie skutkowało odpowiedzialnością materialną względem pracodawcy. Nie będzie to jednak odpowiedzialność za mienie powierzone (art. 124 k.p.), ale odpowiedzialność na łagodniejszych zasadach ogólnych (art. 114 k.p.). Odpowiedzialność za mienie powierzone ma bowiem miejsce tylko wtedy, gdy dochodzi do szkody w powierzonym mieniu (samochodzie). Z taką szkodą nie mamy natomiast do czynienia w przypadku gdy pracownik zwraca samochód w stanie nienaruszonym, ale z uwagi na wykorzystywanie przez niego tego samochodu również do celów prywatnych wbrew zawartej umowie nałożono na pracodawcę karę. Gdyby z pracownikami nie zawarto umowy, to ponieśliby odpowiedzialność tylko wtedy, gdyby mieli świadomość zakazu wykorzystywania samochodu do celów służbowych.

Zakres odpowiedzialności pracownika będzie zależał od rodzaju winy. Jeżeli wykorzystywał samochód służbowy w swojej własnej działalności gospodarczej, to nie ulega wątpliwości, że obowiązek naruszył z winy umyślnej. Można przyjąć, że nawet jeżeli nie chciał wyrządzić pracodawcy tym szkody to z pewnością szkodę taką przewidywał i godził się na to, co oznacza, że dopuścił się winy umyślnej w postaci zamiaru ewentualnego. W takim przypadku pracownik obowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Jeżeli jednak pracownik wykorzystał samochód w celach niesłużbowych w sposób nieumyślny (lub zapomniał uzupełnić ewidencji), wówczas jego odpowiedzialność będzie ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 28 maja 1976 r. (IV PR 49/76), w którym stwierdzono, że "samowolne użycie samochodu zakładu pracy przez pracownika kierowcę dla własnych celów, po zrealizowaniu objętego treścią stosunku pracy zadania i udzielonego mu polecenia, określającego cel, sposób i czas używania tego samochodu, nie jest wykonywaniem obowiązków pracowniczych i wykracza poza treść wiążącego strony stosunku pracy. Za wynikłą z takiego zachowania się pracownika szkodę dla zakładu pracy odpowiada on na podstawie przepisów prawa cywilnego".

Tezę te powtórzył Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 14 lutego 2013 r., sygn. akt I ACa 778/12 (LEX nr 1294697). Powyższe oznacza, że jeżeli pracownik po zakończeniu pracy używa samochodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z kodeksem cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej.

Pracownik pomimo nałożenia kary nie poniesie odpowiedzialności, jeżeli jego działanie nie było zawinione. Poza przypadkami oczywistymi istnieje bowiem wiele przypadków, które trudno jednoznacznie zakwalifikować jako korzystanie służbowe czy prywatne.

Tytułem przykładu wyjazd służbowo-prywatny czy powrót przedstawiciela handlowego po wizycie u klienta wprost do domu, a nie bazy pracodawcy. Jeżeli pracodawca traktuje takie wyjazdy jako służbowe, to nie można pracownika obarczać odpowiedzialnością, jeżeli organ skarbowy zakwalifikuje je jako prywatne. To samo dotyczy przypadków, gdy organ skarbowy zmieni swoje stanowisko i wyjazdy dotychczas traktowane jako służbowe uzna za prywatne.

WAŻNE

Jeżeli pracownik po zakończeniu pracy używa samochodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z kodeksem cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej

Metody wyceny nieodpłatnych świadczeń

Iza Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych mieści się w kategorii pracowniczego przychodu. Każde niepieniężne świadczenie trzeba najpierw wycenić, aby ustalić kwotowo wysokość przychodu.

Pracodawcy mają różne koncepcje na wycenę takiego świadczenia. Wśród nich można wymienić np. prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu z odnotowywaniem prywatnych przejazdów i ustalenie przychodu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu. Inny sposób to ustalanie przychodu na podstawie ceny biletu miesięcznego obowiązującej w komunikacji miejskiej na trasie z miejsca zamieszkania pracownika do pracy i z powrotem, jeżeli samochód służbowy wykorzystywany jest w celu dojazdu pracownika z domu do pracy i powrotem.

Jednak takie sposoby szacowania przychodu nie są akceptowane przez organy podatkowe. Według fiskusa istnieją tylko dwie prawidłowe metody wyceny, określone w przepisach podatkowych, w zależności od tego, czy samochód jest własnością pracodawcy, czy użytkowanym na podstawie umowy leasingu bądź najmu. W grę wchodzi jeszcze jedna metoda, dotycząca sytuacji, gdy pracodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu samochodów. Wówczas wartość przychodu odpowiada cenom stosowanym wobec innych odbiorców (klientów zewnętrznych).

Samochód własnością pracodawcy

Wartość pieniężną świadczenia z tytułu udostępnienia firmowego auta także po pracy określa się na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm., dalej: u.p.d.o.f.), czyli na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Przy wycenie należy wziąć pod uwagę: markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także zasady korzystania - kto płaci za paliwo, naprawy. Wszystko to porównuje się z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co pracodawca firmy, zajmujące się wynajmem samochodów, które odpowiadają pojazdowi wykorzystywanemu przez pracownika.

W praktyce więc organy podatkowe radzą, aby przy ustalaniu wielkości przychodu posłużyć się stawkami stosowanymi przez wypożyczalnie samochodów. Ostateczny przychód trzeba skalkulować pomniejszając taką stawkę o ewentualne koszty poniesione przez pracownika (np. na paliwo, usługi myjni), a powiększyć o koszty, jakie zapłacił pracodawca. Stawka z wypożyczalni, jako podstawa wyceny przychodu, to cena rynkowa za samo udostępnienie samochodu pracownikowi, bez bieżących kosztów, np. na paliwo. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez niego. Zatem, wydatki pokrywane przez pracownika nie składają się na nieodpłatne świadczenie.

Reasumując, pracodawca, który użycza auta będącego jego własnością, powinien przyjąć ceny stosowane przez innych przedsiębiorców świadczących tego rodzaju usługi, uwzględniając przy tym także miejsce i czas udostępnienia. W tym przypadku za miarodajne uznaje się np. ceny stosowane przez podmioty zajmujące się wypożyczaniem samochodów w danej miejscowości lub w jej pobliżu. Są trzy akceptowane i najczęściej stosowane metodyki ustalania wartości świadczenia:

●według stawki godzinowej oszacowanej w oparciu o faktyczne koszty użytku, jakie przyjmuje wypożyczalnia bądź firma taksówkowa - jeżeli pracownik ma wyznaczony limit godzin na prywatne jazdy,

●według stawki za 1 km, również skalkulowanej jak wyżej - jeżeli pracownik może wyjeździć poza pracą tylko określoną liczbę kilometrów,

●jako miesięczna stawka zryczałtowana również oparta na cenniku usług - jeżeli pracownik nie ma żadnych ograniczeń i cały czas może eksploatować auto

Te stawki trzeba jeszcze skorygować np. o wydatki na paliwo, jeżeli pracodawca za nie płaci, a nie mieszczą one w sobie tego typu kosztu.

Nieodpłatne świadczenie z tytułu używania samochodu firmowego na własne potrzeby już właściwie wycenione podlega doliczeniu do pozostałego przychodu pracownika i opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tak jak inne składniki wynagrodzenia. [przykład]

PRZYKŁAD

Na podstawie cennika usług najbliższej wypożyczalni

Pracodawca prowadzący działalność na terenie Kielc udostępnia pracownikowi samochód Skoda Octavia II Tour 1.6 benzyna/lpg eco line - 5 drzwi sedan, rok produkcji 2012 r., do celów prywatnych, przyznając mu na ten cel miesięczny 300-km limit. Pracownik został zobligowany do comiesięcznego składania oświadczenia o nieprzekroczeniu limitu.

Pracodawca wycenił nieodpłatne świadczenie w wysokości 180 zł. Ta wycena została przeprowadzona na podstawie cennika usług najbliższej firmie pracodawcy wypożyczalni, która za najem samochodu tej klasy pobiera opłatę w wysokości 120 zł/doba na okres do 30 dni, z limitem 200 km dziennie. Pracodawca obliczył, że stawka za 1 km wynosi 0,60 zł (120 zł : 200 km). Zatem ryczałtowa kwota świadczenia wynosi: 300 km x 0,60 zł = 180 zł.

Do tego dochodzą koszty paliwa, które w całości pokrywa pracodawca. Skoda pali 8 l/100 km, zatem paliwo kosztuje pracodawcę 134,40 zł: przy 300-km limicie zużycie 24 l x 5,60 zł (cena za 1 l benzyny) = 134,40 zł. Wysokość łącznego świadczenia to 314,40 zł.

Dla potrzeb sporządzenia przykładowej listy płac załóżmy, że obok świadczenia samochodowego pracownik uzyskuje pensję w wysokości 3000 zł, prowizję od sprzedaży, która wyniosła 1230 zł (koszty podstawowe, prawo do miesięcznej ulgi z PIT-2)

Lista płac

Przychód	4544,40 zł	3000 zł + 1230 zł + 314,40 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	623,04 zł	● podstawa wymiaru - 4544,40 zł ● składka emerytalna - 4544,40 zł x 9,76 proc. = 443,53 zł ● składka rentowa - 4544,40 zł x 1,5 proc. = 68,17 zł ● składka chorobowa - 4544,40 zł x 2,45 proc. = 111,34 zł ● łączna kwota składek - 623,04 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne - do zapłaty do ZUS - odliczana od podatku	352,92 zł 303,91 zł	● podstawa wymiaru po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 3921,36 zł (4544,40 zł - 623,04 zł) 3921,36 zł x 9 proc. = 352,92 zł 3921,36 zł x 7,75 proc. = 303,91 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	336 zł	Przychód do opodatkowania - 4544,40 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 3810 zł [4544,40 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 623,04 zł (składki ZUS)] - zaliczka do US - 336 zł (3810 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 639,47 zł (zaliczka na podatek) - 303,91 zł (składka zdrowotna) = 335,56 zł
Kwota do wypłaty	2918,04 zł	(3000 Zł + 1230 zł) - (623,04 zł + 352,92 zł + 336 zł)

Używanie auta leasingowanego lub najmowanego

Wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika w postaci udostępnienia samochodu służbowego - użytkowanego przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu - do celów prywatnych także stanowi dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Ustalenia wartości pieniężnej tego świadczenia należy jednak dokonać na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f., tj. według cen zakupu.

Przedmiotem świadczenia na rzecz pracownika jest bowiem usługa zakupiona u innego podmiotu (art. 709 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121). Na zakupione usługi leasingowe składają się usługa podstawowa (udostępnienie samochodu nabytego przez firmę pracodawcy na podstawie umowy leasingu) oraz usługi poboczne (ubezpieczenie, usługi serwisowe, koszty paliwa).

W praktyce najczęściej wygląda to tak, że pracodawca przyznaje pewien ryczałt kilometrów na jazdy prywatne, rozliczany według określonej na podstawie umowy leasingu indywidualnej dla danego samochodu stawki za 1 km, stanowiącej równowartość ilorazu miesięcznej opłaty z tytułu leasingu przez liczbę kilometrów fakturowanych miesięcznie (zgodnie z odpowiednią umową leasingu). Wartość nieodpłatnego świadczenia to iloczyn stawki za 1 km oraz liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w danym miesiącu. Dalej kwota ta jest powiększana o pozostałe koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z leasingiem samochodu, a mianowicie miesięczny koszt ubezpieczenia, miesięczne opłaty serwisowe oraz opłaty za paliwo - przeliczone w proporcji na udział przejechanych w miesiącu kilometrów w celach prywatnych w stosunku do całkowitej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów (zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych).

Również według ceny zakupu świadczenie wycenia pracodawca, który zawarł umowę długoterminowego najmu samochodu, zakupując w ten sposób u innego podmiotu usługę. Co za tym idzie, zakup tej usługi powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu uzyskiwanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń z tytułu prawa do korzystania z pojazdu dla celów prywatnych.

Jakie składki

Podstawę wymiaru składek na ZUS stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zwolnione są zaś przychody wymienione w rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jednak wśród wyłączeń nie zostały wymienione świadczenia w postaci m.in. bezpłatnego udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. A to oznacza wystąpienie obowiązku naliczenia i opłacenia składek za korzystającego pracownika.

Jak stwierdził Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji z 23 maja 2013 r. (znak: DI/100000/451/659/2013), wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przychodu z tytułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie znajduje umocowania w par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia. Według niego wolne od oskładkowania są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Z kolei bezpłatne używanie samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie stanowi takiego przychodu, gdyż nie jest nabyciem artykułu, przedmiotu ani usługi, a jedynie polega na bezpłatnym korzystaniu z rzeczy będącej własnością pracodawcy. Ponadto składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być obliczane od przychodu, jaki pracownik uzyskuje, korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę (np. zakładowy bus).

Można jednak spotkać się z poglądem, według którego omawiane nieodpłatne świadczenie może pozostać bez składek, o ile samochód został przekazany do prywatnego użytku na podstawie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu, z wyjątkiem umowy o pracę. Jednak moim zdaniem nie należy traktować tej opinii jako obowiązującej normy. Jest ona bowiem dyskusyjna i właściwy dla pracodawcy ZUS może się z tym nie zgodzić. Ze swej strony przychylam się więc do stanowiska ZUS, choć i ono wzbudza wątpliwości. W przepisie jest bowiem mowa o "środkach lokomocji". Samochód takim środkiem jest, jednak ZUS wskazuje rozwinięcie tego pojęcia w sposób zawężający, niekorzystny dla pracowników. Świadczenie należy wycenić tak jak dla potrzeb podatku dochodowego, czyli według ceny zakupu lub rynkowej.

WAŻNE

Zwolnienie składkowe nie znajduje zastosowania, mimo iż bezpłatne korzystanie z aut zostało uregulowane w regulaminie wynagradzania i premiowania