Nowy trend: firmy płacą swoim pracownikom za znalezienie dobrego kandydata do pracy

Pracodawcy chcą zatrudniać po znajomości. I hojnie za to wynagradzają

Nie wystarczy już zamieszczenie ogłoszenia o pracy na stronie internetowej, aby skrzynkę e-mailową firmy zalała fala CV.

Pasywny rynek

- Obecnie w Polsce praktycznie nie ma bezrobocia, a większość osób, które są na rynku, nie szuka innej pracy. Często nie wierzy, że znajdzie lepsze stanowisko, dlatego nie podejmuje inicjatywy. Oznacza to, że mamy pasywny rynek pracy. O aktywnym rynku możemy mówić wówczas, kiedy pracownicy sami szukają ofert zatrudnienia i zgłaszają się do rekrutacji - wyjaśnia Piotr Mazurkiewicz z firmy HRK specjalizującej się w doradztwie personalnym.

Potwierdza to badanie Talent Trends by LinkedIn Talent Solutions, z którego wynika, że 70 proc. rynku to kandydaci pasywni, którzy nie poszukują zatrudnienia i nie aplikują przez portale rekrutacyjne. Z kolei z raportu Trendy na rynku pracy - raport płacowy HAYS 2017 dowiadujemy się, że aż 90 proc. firm planuje zwiększenie zatrudnienia (przy czym z danych Randstad wynika, że 34 proc. będzie zatrudniało w ciągu najbliższych 6 miesięcy). Z kolei 89 proc. obawia się, że będzie miało problem ze znalezieniem rąk do pracy. I słusznie.

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.801(c).jpg@RY2@

Metody poszukiwania pracowników przez firmy

- Firmy mierzą się z prawdziwym rynkiem pracownika. Pracownicy mogą przebierać w ofertach. Okazuje się, że przeciętnie jedna osoba otrzymuje sześć ofert pracy rocznie, a specjaliści z branży IT dostają ich średnio 18. Dlatego pracodawcy muszą się nagimnastykować, aby pozyskać dobrych pracowników - komentuje Maja Gojtowska, ekspert ds. employer brandingu i komunikacji wewnętrznej, autorka bloga Gojtowska.com.

Praktycznie każda branża ma problem z pozyskaniem odpowiednich kandydatów - brakuje zarówno osób do prostych prac fizycznych, jak i wysokiej klasy specjalistów. Przedsiębiorstwa produkcyjne mają coraz większe trudności ze znalezieniem osób gotowych wykonywać prace fizyczne, branża handlowa ciągle narzeka na deficyt chętnych na stanowiska kasjerów i sprzedawców, a przedsiębiorstwa IT muszą wykazać się pomysłowością i determinacją, by przyciągnąć najlepszych programistów.

Topniejące zasoby kadrowe sprawiają, że walka o talenty staje się coraz bardziej zaciekła. Tradycyjne metody, czyli zamieszczenie atrakcyjnego ogłoszenia na stronie internetowej firmy lub w serwisie rekrutacyjnym, zaoferowanie wyższego wynagrodzenia oraz wyliczenie dodatkowych zalet pracodawcy, nie zdają egzaminu. To często za mało, by przekonać do siebie kandydatów.

Dlatego firmy prześcigają się w pomysłach, aby znaleźć najlepszych. ramka

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.802.jpg@RY2@

Sposoby na zachętę

Możemy wskazać kilka nowych trendów, które pojawiły się w ostatnim czasie. Jednym z nich są polecenia - stwierdza Piotr Mazurkiewicz. Pracodawcy starają się zaangażować obecnych pracowników w poszukiwanie nowych.

Wyniki naszego badania pokazują, że w ciągu ostatniego roku co piąty pracodawca zaczął prosić o rekomendacje własnych pracowników, inni rozszerzyli zakres poszukiwań o własnych znajomych - wskazuje Monika Hryniszyn, członek zarządu i dyrektor personalna Randstad.

Godni zaufania

- Ten sposób poszukiwania kandydatów jest bardzo skuteczny. Opinie pracowników o własnej firmie to najlepsze rekomendacje z możliwych. Jeżeli ktoś na swoim prywatnym portalu społecznościowym poinformuje, że jego pracodawca szuka kandydatów do pracy, wskazując, że warto pracować z tej firmie, jest to odbierane jako bardzo wiarygodne źródło informacji. Pamiętajmy, że to, co mówią i myślą o firmie jej pracownicy, ma przełożenie na każdy aspekt biznesu, w tym na to, jak firma jest postrzegana przez klientów, partnerów, konkurencję, rynek i samych kandydatów - mówi Maja Gojtowska.

Dla firmy jest też to tańsze rozwiązanie. Rekrutacja za pośrednictwem zewnętrznej agencji to koszt nierzadko kilkunastu tysięcy złotych, nagroda dla pracownika zaledwie ułamek tej kwoty. Rekrutacje, zwłaszcza specjalistyczne, są też czasochłonnym zajęciem, wymagającym odpowiedniego przygotowania i posiadania sieci kontaktów.

Z danych ShareHire wynika, że redukcja kosztów rekrutacji kadry specjalistycznej przy wykorzystaniu poleceń może wynieść nawet 70 proc., a 98 proc. kandydatów pozostaje w firmie. Okazuje się ponadto, że osoby z polecenia są godne zaufania, osiągają lepsze wyniki i wiążą się na dłużej z pracodawcą. Praca z polecenia ma jeszcze jedną zaletę. Pracownicy mają poczucie, że wpływają na kształtowanie przedsiębiorstwa i na skład zespołu, z którym współpracują na co dzień.

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.803.jpg@RY2@

Urszula Mirowska-Łoskot

urszula.mirowska@infor.pl

Podwładny skuteczniejszy niż headhunter

Sytuacja na rynku pracy, a w szczególności niskie bezrobocie, sprawia, że w wielu regionach i branżach coraz trudniej znaleźć pracownika. Obserwujemy przeorientowanie rynku z rynku pracodawcy, na którym to pracownicy poszukują pracy, na rynek pracownika, na którym w roli poszukujących występują pracodawcy

Firmom coraz trudniej znaleźć nie tylko dobrego specjalistę, lecz także szeregowego pracownika produkcyjnego. Problem ten dotyczy w szczególności prężnie rozwijającego się sektora BPO (ang. business process outsourcing). Najczęściej poszukuje się pracowników w dziedzinach związanych z HR, IT czy księgowością - tych, które dominują w sektorze BPO. Na rynku zaczyna brakować wykwalifikowanych specjalistów. W konsekwencji pracodawcy szukają różnego rodzaju rozwiązań pozwalających na skuteczne pozyskiwanie kandydatów.

Jednym z takich rozwiązań są programy referencyjne. Istota takich programów sprowadza się do tego, że aktualni pracownicy pracodawcy, a niekiedy również inne osoby (np. kontrahenci lub klienci pracodawcy), polecają do pracy u tego pracodawcy znanych im specjalistów. Najczęściej polecani są znajomi, koleżanki, koledzy, członkowie rodziny. Pracodawcy przewidują różnego rodzaju świadczenia w zamian za polecenie - od nagród pieniężnych po świadczenia rzeczowe (np. bony na zakupy).

Programy tego typu opierają się na założeniu, że aktualny pracownik, klient czy też kontrahent, którzy znają branżę i jej uwarunkowania, mają większe szanse na znalezienie właściwego kandydata do pracy niż wyspecjalizowani headhunterzy. Żaden profesjonalny rekruter ani najlepsza nawet reklama nie będzie w stanie w wiarygodny sposób oddać i przekazać informacji o atmosferze i uwarunkowaniach dotyczących wykonywania pracy w danej firmie. To właśnie pracownik, który jest związany z codziennością panującą w danym zakładzie pracy, ma największe szanse dobrać właściwą osobę i przekonać ją do podjęcia pracy.

Przedstawiamy poniżej najważniejsze praktyczne problemy i wątpliwości związane ze stosowaniem programów referencyjnych. Z uwagi na to, że omawiamy uwarunkowania prawnopracownicze, ograniczamy się wyłącznie do takich przypadków, w których to pracownicy polecają swoich znajomych do pracy. Nie omawiamy poleceń dokonywanych przez inne osoby niebędące pracownikami (w szczególności przez kontrahentów czy klientów pracodawcy).

Spisane reguły

Zasady udziału w programie referencyjnym powinny być przejrzyste i zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Rekomendowane jest ich spisanie (w formie regulaminu czy innej procedury wewnętrznej) i podanie do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (w szczególności poprzez rozesłanie na skrzynki mailowe pracowników lub wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Istotne jest, aby pracownicy zrozumieli, na czym polega program, jaki jest jego cel oraz kto może brać udział w programie i na jakich zasadach. Pozwoli to uniknąć wątpliwości w tym zakresie i zarzutów pracowników, że zostali potraktowani w sposób nieprawidłowy.

Udział w programie na równych zasadach

Drugą istotną kwestią jest określenie takich samych zasad udziału w programie referencyjnym dla wszystkich pracowników. Możliwość wzięcia udziału w programie powinien mieć co do zasady każdy pracownik, chyba że ze specyfiki programu wynika, iż zasadne jest jego ograniczenie do określonych grup pracowników (np. jeżeli celem jest polecanie osób do pracy w tej konkretnej grupie). Wówczas jednak wszyscy pracownicy należący do takiej obiektywnie wyodrębnionej grupy powinni mieć zapewnioną możliwość udziału w programie na jednakowych zasadach.

Te równe zasady są szczególnie istotne, jeżeli w ramach uczestnictwa w programie są przyznawane nagrody lub inne świadczenia. A zwykle tak właśnie jest. Przyznawanie wszelkiego rodzaju benefitów powinno się odbywać na takich samych zasadach dla każdego pracownika. Na przykład, gdy pracownik A za polecenie kandydata dostałby niższą nagrodę niż jego kolega - pracownik B, pracownik A mógłby zarzucać pracodawcy naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

W szczególności dostęp do programu nie powinien być różnicowany ze względu na kryteria, które naruszałyby zakaz dyskryminacji. Zasady udziału w programie nie powinny np. uzależniać tego udziału od zakończenia okresu próbnego. Stanowiłoby to dyskryminację pracowników z uwagi na jedno z niedozwolonych kryteriów, jakim jest wykonywanie pracy na podstawie umowy na czas określony.

Przychód, ale nie wynagrodzenie

Pojawia się pytanie o charakter prawny świadczeń przyznawanych pracownikom w związku z udziałem w programach referencyjnych. Nie ma większych wątpliwości, że - z punktu widzenia zarówno przepisów podatkowych, jak i przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych - tego rodzaju świadczenia przyznawane pracownikom stanowią przychód po stronie pracownika. To oznacza, że należy odprowadzić od nich zaliczki na podatek oraz składki ZUS.

Wątpliwości powstają natomiast na gruncie przepisów prawa pracy. Pojawia się pytanie, czy takie świadczenia powinny być kwalifikowane jako element wynagrodzenia za pracę. W naszej ocenie nie stanowią one wynagrodzenia za pracę. Nie są ekwiwalentem za wykonywanie pracy przez pracownika. Nie są też świadczeniami związanymi z pracą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Szczególnie że programy takie i świadczenia mają zwykle szersze zastosowanie niż tylko do pracowników i dotyczą również np. klientów czy kontrahentów, którzy również mogą polecać osoby do pracy. Przyjmując, że nie jest to element wynagrodzenia za pracę, rygory dotyczące wynagrodzenia za pracę nie znajdą zastosowania.

Wiąże się z tym w szczególności pytanie, czy programy referencyjne stanowią materię, którą należy uzgodnić ze związkami zawodowymi. Uważamy, że nie. Nie są to bowiem ani zasady, które stanowiłyby element regulaminu wynagradzania (skoro świadczenia wypłacane w ramach programów nie są wynagrodzeniem za pracę), ani tym bardziej regulaminu pracy (skoro nie dotyczą porządku i organizacji w procesie pracy).

Uwaga na dane osobowe

Kolejną istotną kwestią jest nieodłączne przy programach referencyjnych przetwarzanie danych osobowych osób polecanych do pracy. Poprzez koleżeńskie polecanie znajomych dochodzi do udostępnienia ich danych osobowych potencjalnemu pracodawcy, a następnie do przetwarzania tych danych przez tego pracodawcę. Z jednej strony powstaje pytanie, czy pracownik może przekazać swojemu pracodawcy nazwisko i dane kontaktowe kolegi lub koleżanki, których poleca jako kandydatów do pracy. Z drugiej zaś - czy pracodawca może takie dane wykorzystać, aby skontaktować się z taką osobą.

Problem polega na tym, że osoba polecana do pracy nie jest jeszcze kandydatem w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Jest to etap wcześniejszy, poprzedzający pozyskiwanie danych od kandydata do pracy w rozumieniu art. 22¹ par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.; dalej: k.p.). Dopóki polecana osoba sama nie zgłosi się jako kandydat, dopóty jest tylko potencjalnym kandydatem, a wobec tego art. 22¹ par. 1 k.p. nie znajdzie zastosowania. To oznacza, że nie ma wyraźnej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych takiej osoby, a już na pewno nie jest nią wspomniany art. 22¹ par. 1 k.p. Zatem jak postępować w przypadku takich osób i na jakiej podstawie przetwarzać ich dane?

Zgoda wyrażona na piśmie

Aby uniknąć wątpliwości, pracownik rekomendujący konkretną osobę do pracy powinien uzyskać pisemną zgodę takiej osoby na przekazanie jej danych osobowych potencjalnemu pracodawcy oraz na wykorzystanie tych danych przez tego pracodawcę w celu skontaktowania się z nią. Formularz takiej zgody warto załączyć do regulaminu czy procedury określającej zasady udziału w programie referencyjnym. W przypadku uzyskania takiej zgody nie ma przeszkód, aby pracownik rekomendujący kolegę czy koleżankę przekazał dane pracodawcy (wraz z podpisaną zgodą), a pracodawca - wykorzystał te dane do kontaktu z taką osobą. Jeżeli chodzi o zakres danych, jakie powinny być objęte zgodą, można stosować przez analogię art. 22¹ par. 1 k.p. jako punkt odniesienia.

Można również uregulować mechanizm polecenia kandydatów w taki sposób, że to osoba zainteresowana zgłasza swoją kandydaturę do pracy, z powołaniem się na osobę pracownika, który przekazał jej informację o miejscu pracy i polecił do pracy. Wtedy takie zgłoszenie odbywa się na standardowych zasadach, czyli z zastosowaniem art. 22¹ par. 1 k.p. Ten mechanizm jest jeszcze bardziej bezpieczny niż pisemna zgoda i nie wymaga dodatkowych zabiegów w postaci uzyskiwania takiej zgody.

Młodzi mogą zarabiać więcej

Aby zachęcić kandydatów (w szczególności tych z polecenia) do podjęcia pracy, nowo zatrudnianym pracownikom płaci się niejednokrotnie wyższe wynagrodzenia niż w przypadku ich starszych kolegów. Cel jest identyczny jak w przypadku zastosowania programów referencyjnych - pozyskanie najlepiej wykwalifikowanych kandydatów na trudnym rynku, na którym brakuje specjalistów i na którym to pracownicy mogą przebierać w ofertach. Z biznesowego punktu widzenia takie rozwiązanie jest skuteczne. Rodzą się jednak zasadnicze wątpliwości w świetle zasady równego traktowania pracowników w zakresie wynagradzania. Oto bowiem młodzi pracownicy, którzy dopiero co zasilili szeregi załogi, otrzymują wynagrodzenia wyższe niż pracownicy z dłuższym stażem pracy.

Takie zróżnicowanie wynagrodzeń można niekiedy uzasadnić. Nie zawsze musi ono oznaczać nierówne traktowanie pracowników. Nie będzie nierównym traktowaniem, jeżeli różnice w wysokości zarobków będą obiektywnie uzasadnione innymi czynnikami niż staż pracy. Takim uzasadnieniem, w świetle regulacji kodeksowych, mogą być w szczególności kwalifikacje pracownika lub jego doświadczenie. Jeżeli pracodawca będzie potrafił w sposób obiektywny wykazać, że nowy pracownik ma wyższe kwalifikacje, jest lepiej wyspecjalizowany w danej dziedzinie, ma szerszą wiedzę na dany temat albo też znacznie większe doświadczenie niż pracownicy z większym stażem pracy u tego pracodawcy, to będzie można przyznać mu odpowiednio wyższe wynagrodzenie.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego uzasadnieniem dla zróżnicowania wysokości wynagrodzeń mogą być w szczególności kwalifikacje pracownika bądź posiadane przez niego doświadczenie (por. wyrok SN z 29 listopada 2012 r., sygn. akt II PK 112/12).

WAŻNE

Możliwość udziału w programie powinni mieć na jednakowych zasadach wszyscy pracownicy albo obiektywnie wyodrębniona grupa. Kryteria udziału w programie nie mogą naruszać zasady równego traktowania pracowników i zakazu dyskryminacji.

Kolejnym czynnikiem, który może uzasadniać zróżnicowanie wynagrodzeń, jest jakość pracy nowego pracownika. Jeżeli młody pracownik wykonuje pracę lepiej niż jego starsi koledzy, to może to być argument na rzecz przyznania mu wyższego wynagrodzenia. Istotne, aby jakość pracy mierzyć z wykorzystaniem obiektywnych mierników (np. przy pomocy arkusza oceny pracownika). W razie sporu z pracownikiem pracodawca będzie bowiem musiał wykazać przed sądem, dlaczego w jednym przypadku wynagrodzenie jest niższe, a w innym wyższe. Wyższa jakość pracy będzie najczęściej powiązana z posiadaniem przez pracownika wyższych kwalifikacji czy większego doświadczenia.

WAŻNE

Świadczenia uzyskiwane przez pracowników z tytułu polecenia innej osoby do pracy są przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu i ZUS. Nie są natomiast elementem wynagrodzenia za pracę i nie stosuje się do nich rygorów dotyczących tego wynagrodzenia.

Zróżnicowanie może być również uzasadnione, jeżeli - mimo pozornie zbliżonych do siebie stanowisk pracy - nowemu pracownikowi zostanie powierzona praca innego rodzaju, z większym zakresem odpowiedzialności, czy też po prostu jej ilość będzie większa. Prace tożsame pod względem rodzaju i wymaganych kwalifikacji, wykonywane na tych samych stanowiskach pracy, mogą różnić się co do ilości i jakości, a wówczas nie są pracami jednakowymi. To z kolei uzasadnia odpowiednie zróżnicowanie wysokości wynagrodzeń w przypadku poszczególnych pracowników.

Programy szkoleniowe

Nie zawsze jednak istnieje uzasadnienie dla takiego zróżnicowania wynagrodzeń, aby nowemu zapłacić więcej. W takich przypadkach warto się zastanowić nad innymi zachętami dla kandydatów do pracy. Może to być np. atrakcyjny program szkoleń dla nowych pracowników. Oczywiście w tym przypadku pracodawca również musi uzasadnić kwalifikowanie do takiego programu wyłącznie najmłodszych. Jest to jednak możliwe, w szczególności poprzez powiązanie tematyki i charakteru proponowanego szkolenia z wdrożeniem nowych pracowników do pracy. Mogą to być szkolenia różnego rodzaju - od takich dotyczących umiejętności miękkich (np. kontaktu z klientem i budowania z nim relacji w sposób oczekiwany przez daną firmę), po takie stricte związane z organizacją pracy i zasadami obowiązującymi w danym zakładzie pracy (np. z obsługi specjalistycznych programów).

Umowa lojalnościowa

Kolejnym rozwiązaniem, które można rozważyć w przypadku nowo zatrudnianych pracowników, jest zawieranie z nimi umów lojalnościowych. Takie umowy nie muszą dotyczyć wyłącznie szkoleń, jak się powszechnie przyjmuje. Sąd Najwyższy dopuścił zawieranie także innych umów lojalnościowych, na zasadzie swobody umów. Mogą to być np. umowy, na podstawie których pracownicy zobowiążą się do przepracowania u pracodawcy określonego czasu, a w zamian otrzymują określoną pomoc finansową (np. w celu zakupu mieszkania; por. wyrok SN z 21 listopada 2011 r., sygn. akt II PK 48/11).

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.804.jpg@RY2@

Robert Stępień

radca prawny, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.805.jpg@RY2@

Marta Zalewska

młodszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

Jak rozliczyć nagrodę za polecenie nowego pracownika

Jeśli program jest adresowany tylko do pracowników, a więc w procesie rekrutacji biorą udział wyłącznie pracownicy, to nagroda będzie stanowić przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na zasadach ogólnych

Załóżmy, że firma utworzyła program polegający na tym, że już zatrudnieni rekomendują kolejne osoby do pracy. Pracownicy zgłaszają kandydatów na określone stanowiska i jeśli osoby polecone zostaną zatrudnione, a po okresie próbnym przyjęte na dłuższy czas, otrzymują nagrody w formie pieniężnej i/lub rzeczowej. Wartość nagród jest zróżnicowana w zależności od ważności stanowiska i wymaganych kwalifikacji.

Jak taką nagrodę zakwalifikować - czy będzie to przychód ze stosunku pracy czy z innych źródeł, a w konsekwencji jak jej wartość opodatkować? Przedstawiamy niżej przykładowe rozliczenie, także w przypadku gdy nagroda będzie rzeczowa o znacznej wartości.

Kiedy przychód ze stosunku pracy

Nagrody za polecenie właściwej osoby do pracy mogą być zakwalifikowane do przychodów ze stosunku pracy lub do przychodów z innych źródeł. Od ustalenia prawidłowego źródła przychodu zależy sposób ich opodatkowania. Elementem rozstrzygającym jest sposób zorganizowania systemu rekomendacji. Jeżeli ma on charakter wewnętrzny, zamknięty i do udziału w akcji naboru poproszeni są tylko pracownicy firmy, to nagroda stanowi przychód ze stosunku pracy. O zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.; dalej: ustawa o PIT), decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik (osoba pozostająca w stosunku pracy), czy także inna osoba, niezwiązana (obecnie lub w przeszłości) tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub też faktyczny danego świadczenia wypłacanego na rzecz określonej osoby z istniejącym stosunkiem pracy.

W opisywanej sytuacji pracodawca postawił na jeden, wewnętrzny kanał, poprzez który poszukiwani są nowi pracownicy. To ci zatrudnieni mają polecać odpowiednie osoby i jeśli wskazany kandydat spełni oczekiwania i warunki pracodawcy, pracownika czeka nagroda. Można więc uchwycić tu ścisły związek przyczynowo-skutkowy między pozostawaniem podatnika w stosunku pracy a uzyskanym przez niego przychodem.

Z innej strony można by stwierdzić, że polecanie potencjalnych pracowników nie ma związku z pracą, z zakresem obowiązków, co by oznaczało, że uzyskany z tego tytułu przychód w postaci nagrody/premii nie mieści się w kategorii przychodu ze stosunku pracy. Jednak należy zwrócić uwagę, że przychód ze stosunku pracy w rozumieniu podatkowym to nie tylko ścisłe wynagrodzenie za wykonywaną na danym stanowisku pracę, lecz także wszelkie inne profity od pracodawcy, które nie wiążą się bezpośrednio z codziennymi służbowymi obowiązkami. Przykładem są wygrane w konkursach organizowanych dla pracowników czy świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, które przysługują w związku z sytuacją materialną pracownika i jego rodziny, a nie ze świadczoną pracą. Przychodami ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze. Wynagrodzenia pracownicze są więc tylko jednym z elementów przychodu.

Ponadto warto zauważyć, że oprócz istniejącej ścisłej zależności między stosunkiem pracy a możliwością uzyskania przychodu dzięki poleceniom kadrowym jeszcze jeden element łączy te dwie sprawy. Mianowicie takie programy rekrutacyjne mają na celu zachęcanie pracowników do współtworzenia i budowania zespołu. Firma wyraża tym swoje zaufanie do podwładnych, podtrzymuje więzi z nimi, budując pozytywny wizerunek jako pracodawcy. Obecni pracownicy, znając potrzeby i atuty firmy, wiedzą, kogo polecić, jak zachęcić do pracy akurat w tym miejscu. Perspektywa gratyfikacji dodatkowo motywuje do starannego dobierania kandydatów, bo nagroda ziści się tylko w przypadku, gdy ci z polecenia zostaną w firmie. To dodatkowo wskazuje na związek wypłacanych świadczeń z istniejącym stosunkiem pracy.

Nagroda stanowiłaby przychód z innych źródeł (nie ze stosunku pracy), gdyby pracodawca szukał kandydatów do pracy nie tylko za pośrednictwem własnych pracowników, lecz także innych osób, np. swoich znajomych, kontrahentów, klientów, dla których też byłaby przewidziana gratyfikacja za podstawienie fachowca.

WAŻNE

Kluczowe jest ograniczenie uczestników programu wyłącznie do grona pracowników firmy. Gdyby nie stosunek pracy, osoba ta nie wiedziałaby o trwającej rekrutacji i nie mogłaby wystąpić w roli pośrednika. Tym samym nie miałaby szansy na uzyskanie przychodu w postaci nagrody pieniężnej czy rzeczowej.

Można jeszcze rozważyć inny przypadek - gdy pracodawca wychodzi z rekrutacją na zewnątrz. A więc szuka kandydatów do pracy nie tylko poprzez polecenia ze strony pracowników, lecz także innymi, zewnętrznymi drogami, np. poprzez ogłoszenia w prasie, w serwisach internetowych czy w urzędzie pracy. Jak wtedy potraktować ewentualną nagrodę, jeśli szansę na nią ma tylko pracownik, który wskazał najlepszego kandydata? Załóżmy, że pracodawca przesłuchał różnych pretendentów do czekającego wakatu, ale sprawdził się tylko ten polecony przez pracownika. Pracodawca postanowił więc się odwdzięczyć i go wynagrodzić na ten kontakt. Wydaje się, że wtedy też mamy do czynienia z przychodem ze stosunku pracy, bo gdyby pracodawca pozyskał nowego pracownika z innego źródła, nie ustanawiałby żadnej premii czy nagrody. Jednak najlepiej, gdyby stanowisko w tej sytuacji zajął organ podatkowy w pisemnej interpretacji.

Zaliczka na zasadach ogólnych

Nagroda rekrutacyjna, która jest przychodem ze stosunku pracy, podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych. Zaliczka na podatek jest obliczana i pobierana zgodnie z art. 32 ustawy o PIT. Stanowi on, że zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Za dochód będący podstawą opodatkowania uważa się wszystkie uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika po odliczeniu miesięcznych zryczałtowanych kosztów uzyskania w podstawowej lub podwyższonej wysokości (względnie procentowych z tytułu praw autorskich) oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez podatnika z jego środków.

Jeśli więc nagroda to pieniądze, kwotę dolicza się do pozostałych przychodów pracownika uzyskanych w danym miesiącu i pobiera odpowiednią zaliczkę.

OPINIA EKSPERTA

Polecający może mieć roszczenie o premię

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.806.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Pracodawcy coraz częściej płacą swoim pracownikom za skuteczne polecanie, czyli za to, że obecny pracownik zaproponuje kandydata do pracy, a kandydat pracę otrzyma i zostanie w firmie. Jest to rozwiązanie wygodne z uwagi na praktycznie zerowe koszty rekrutacji oraz większe prawdopodobieństwo, że pracownik z polecenia dłużej utrzyma się w firmie niż kandydat pozyskany z rynku pracy. Gratyfikacja finansowa jest najczęściej opisana w regulaminie premiowania lub innym akcie wewnętrznym. Zatem jeśli są jasne, konkretne i sprawdzalne warunki wypłaty, to świadczenie będzie premią ze wszystkimi jej konsekwencjami, a zwłaszcza z jej roszczeniowym charakterem, jeśli zostaną spełnione wszystkie warunki.

Bardzo często w regulaminie premiowania zapisuje się, że premia za polecenie jest wypłacona po przepracowaniu przez poleconego pracownika pewnego czasu, np. okresu próbnego, lub jest wpłacana np. w częściach po trzech i 12 miesiącach pracy. Wobec tego jako świadczenie nieperiodyczne nie będzie wliczana do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Ponadto, ponieważ nie zależy ona od absencji chorobowej pracownika (niezależnie od absencji pracownik otrzyma premię, przynajmniej tak wynika z charakteru tej premii), nie jest wliczana do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Zatem jest to świadczenie o charakterze roszczeniowym pod warunkiem, że kryteria są jasno określone oraz zostały przez pracownika spełnione. Dobrze napisany regulamin premii za polecenie może stanowić narzędzie motywowania, ułatwić pozyskanie pracowników, a także ochronić pracodawcę w przypadku ewentualnego sporu.

Niekiedy z ograniczeniem poboru podatku

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, to przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, to zakład pracy na wniosek podatnika ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego (art. 32 zdanie drugie i trzecie ustawy o PIT).

Ten przepis dotyczy sytuacji, gdy przedmiotem świadczenia są np. usługi czy rzeczy, których wartość znacznie przewyższa część pieniężną przychodu. Wtedy potrącenie całej zaliczki nawet nie byłoby możliwe, a pracownik nie dostałby żadnej wypłaty. Na wniosek pracownika pracodawca może wtedy zaliczkę rozłożyć na raty i pobierać ją z następnych wypłat aż do całkowitej spłaty. Tak może być, gdy nagroda to np. droga wycieczka. Wtedy pracodawca oblicza od jej wartości wysokość należnej zaliczki PIT, ale jej jednorazowo nie potrąca z wynagrodzenia, lecz na wniosek pracownika pobiera tylko tyle, ile ten wskazał. Kolejne kwoty będą pobierane sukcesywnie w kolejnych miesiącach.

PRZYKŁAD

Gratyfikacja pieniężna i rzeczowa ⒸⓅ

Pracownik zatrudniony na stanowisku serwisanta otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 3000 zł. W czerwcu pracownik uzyskał pełne wynagrodzenie 3000 zł oraz jednorazową nagrodę 1000 zł i tablet o wartości 2500 zł jako nagrody za polecenie do pracy osoby na stanowisko kierownika działu informatyki. Pracownik zarekomendował znajomego małżonki, z którym niegdyś studiowała na wydziale matematyki i informatyki. Przedstawiony kandydat do pracy miał wymagane kwalifikacje, w tym ukończone studia podyplomowe z zarządzania IT oraz kilka lat doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku. Ze względu na przeprowadzkę do innego miasta poszukiwał nowej pracy. Pracodawca zatrudnił go na wolnym stanowisku, a jego dobre referencje potwierdził też poprzedni pracodawca. Wartość tabletu i gotówka to dla pracownika dodatkowy przychód ze stosunku pracy.

Przychód	6500 zł	3000 zł + 1000 zł + 2500 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	891,15 zł	- podstawa wymiaru - 6500 zł - składka emerytalna - 6500 zł x 9,76 proc. = 634,40 zł - składka rentowa - 6500 zł x 1,5 proc. = 97,50 zł - składka chorobowa - 6500 zł x 2,45 proc. = 159,25 zł łączna kwota składek społecznych - 891,15 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS Kwota odliczana od podatku	504,80 zł 434,69 zł	- podstawa wymiaru - 5608,85 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 891,15 zł) 5608,85 zł x 9 proc. = 504,80 zł 5608,85 zł x 7,75 proc. = 434,69 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	504 zł	Przychód do opodatkowania - 6500 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 5470 zł [6500 zł (przychód) - 139,06 zł - koszty uzyskania przychodów - 891,15 zł - składki na ubezpieczenia społeczne] - zaliczka do US - 504 zł (5470 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 938,27 zł - zaliczka na podatek - 434,69 zł składka zdrowotna = 503,58 zł
Kwota do wypłaty	2100,45 zł	4000 zł - (891,15 zł - 504,40 zł - 504 zł)

@RY1@i02/2017/115/i02.2017.115.183001200.807.jpg@RY2@

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń