Rozliczamy świąteczne prezenty i przyjęcia dla pracowników

i. fundusz socjalny lub środki obrotowe jako źródła finansowania firmowego mikołaja

Pracodawcy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych najczęściej czerpią właśnie z tego źródła, by sfinansować świąteczną akcję i wsparcie dla osób uprawnionych, w tym pracowników.

Jednym z rodzajów działalności socjalnej (zgodnie z ustawą o ZFŚS) jest udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Może ona przejawiać się także przekazywaniem podarunków, wypłatą różnego rodzaju świadczeń w okresie świątecznym, o ile jest to zgodne z regulaminem funduszu. W regulaminie pracodawca ustala zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Pomoc może polegać m.in. na przekazywaniu osobom uprawnionym bonów towarowych, paczek żywnościowych, kart upominkowych czy zapomóg pieniężnych. Trzeba jednak pamiętać, że mimo świąt nie wszyscy mogą otrzymać świadczenia w jednakowej wysokości. Byłoby to sprzeczne z podstawową zasadą prowadzenia funduszu. Dlatego w pierwszej kolejności dostęp do dodatkowych środków z tego źródła powinny mieć rodziny wielodzietne bądź znajdujące się w trudnej sytuacji materialnej. Regulamin powinien określać procedurę postępowania w przypadku ubiegania się o pomoc z socjalu. Przy czym jest ona udzielana na wniosek zainteresowanego i ma charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie może, ale nie musi być przydzielone. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych. A pracodawca, by mógł prawidłowo dystrybuować środki funduszu, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się odpowiednich dokumentów potrzebnych do zweryfikowania sytuacji materialno-bytowej jej i rodziny. Do wniosku pracownik powinien więc dołączyć np. zaświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jedną osobę w rodzinie pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Jednak wcześniej pracownicy powinni być poinformowani, gdzie, jakie dokumenty i w jakim terminie mają składać, by wniosek był rozpatrzony.

Przyznawanie świadczeń pochodzących z ZFŚS z pominięciem wymogów socjalnych, a więc bez różnicowania ich wysokości ze względu na stan rodzinny czy ekonomiczny pracownika (każdemu jednakowo), jest naruszeniem ustawy o zfśs. Ponadto wiąże się z ryzykiem błędnego rozliczenia podatkowo-składkowego. Pracodawca postąpi więc nieprawidłowo, jeśli rozprowadzi wśród pracowników np. bony o tej samej wartości czy takie same paczki, uznając, że ze względu na święta wartościowanie prezentów nie będzie dobrze przyjęte przez pracowników. Środki z funduszu powinny być bowiem kierowane do najbardziej potrzebujących, a nie jest możliwe, by wszyscy pracownicy mieli jednakowe warunki socjalno-bytowe.

Pozostali pracodawcy, tj. ci, którzy nie posiadają zfśs lub u których ten fundusz funkcjonuje, ale przed świętami chcą wszystkich pracowników obdarować tymi samymi upominkami bez różnicowania wartości, mogą uruchomić inne środki na ten cel, np. bieżące, i z nich zakupić prezenty.

ii. przysporzenie a podatek pit

Przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej także jako ustawa o PIT).

Wszelkie dodatkowe benefity uzyskane od pracodawcy – nawet te o charakterze socjalnym – stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem premie, zapomogi, bony, karty podarunkowe, przedpłacone, bilety na imprezy kulturalne czy paczki z artykułami spożywczymi również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że nie wszystko, co pracownik dostanie na święta, podlega pod podatek dochodowy. Pewne świadczenia zostają z niego zwolnione. Jedna z ulg dotyczy wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków tego funduszu lub funduszy związków zawodowych. Zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej łącznie w roku podatkowym kwoty 1000 zł, przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Reasumując, zwolnienie jest obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie, by miało ono zastosowanie. I tak:

• świadczenia muszą mieć postać rzeczową lub finansową;
• świadczenia muszą w całości zostać sfinansowane ze środków ZFŚS – pracodawca powinien czerpać środki na zakupy z jednolitego źródła finansowania, czyli w całości z tego funduszu lub tylko częściowo z niego – pod warunkiem, że resztę dopłaca pracownik; świadczenie nie może być natomiast zakupione częściowo z ZFŚS, a częściowo np. ze środków obrotowych;
• świadczenia muszą być związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS – przyznawanie z zastosowaniem kryteriów socjalnych;
• łączna roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza kwoty 1000 zł, niezależnie od liczby pracodawców w roku.

Zaliczka na podatek jest pobierana od wartości przewyższającej wyznaczony limit.

1. Gotówka, karty pre-paid

Do świątecznych bonusów pieniężnych można zaliczyć nie tylko zapomogi czy premie, ale także popularne już od kilku lat karty przedpłacone (pre-paid), które są specyficznym rodzajem karty płatniczej. Karty te są wydawane bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku, ich użytkownikowi nie jest też przyznawany kredyt. Rolą karty przedpłacowej jest zapewnienie jej użytkownikowi (np. pracownikowi) środków pieniężnych bez konieczności wydawania posiadających formę materialną znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem co do zasady należy ją uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zaklasyfikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z ZFŚS, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do limitu 1000 zł na rok.

PRZYKŁAD

Środki na podarunki dla dzieci

Spółka w grudniu 2018 r. zakupiła karty przedpłacone wyemitowane przez bank, które zostały zasilone środkami pieniężnymi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Załadowane karty zostały przekazane pracownikom. Obdarowany będzie mógł płacić za towary i usługi w punktach akceptujących płatności kartami w systemie MasterCard. Kartą będzie można płacić z zastosowaniem tzw. kodów MCC za zakupy w sklepach z zabawkami, grami, odzieżą, obuwiem dziecięcym, księgarniach, parkach rozrywki, kinach, cukierniach. Celem spółki jest, aby przekazywane pracownikom środki pieniężne były przeznaczone na realizację ściśle określonych celów. Wartość zasilenia pojedynczych kart nie przekroczy limitu 1000 zł, zatem pozostanie zwolniona z podatku dochodowego u pracowników, którzy w 2018 r. z ZFŚS nie pobrali żadnych świadczeń lub pobrali je, ale ich łączna wartość wraz z kartą zmieści się w kwocie 1000 zł.

2. Kosze, paczki, bilety

Z omawianego zwolnienia korzystają też rzeczowe świadczenia. Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia „rzeczy” ani „świadczenia rzeczowego”. Należy więc przyjąć, że świadczeniami rzeczowymi są takie świadczenia, których przedmiotem są rzeczy niebędące jednocześnie środkami pieniężnymi lub innymi wartościami pieniężnymi. Natomiast w myśl art. 45 kodeksu cywilnego rzeczami są tylko przedmioty materialne. Zatem zwolnieniem w ramach limitu do 1000 zł są objęte jedynie świadczenia o charakterze rzeczowym, np. kosze, paczki świąteczne, wypełnione np. słodyczami, wartość biletów do kina, teatru, muzeum czy karnety na zajęcia sportowe.

WAŻNE Dodatkowe benefity uzyskane od pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy niezależnie od postaci. Zatem premie, zapomogi, bony, karty podarunkowe i przedpłacone, bilety na imprezy czy paczki z żywnością też mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego.

3. Karty upominkowe, bony

Natomiast spod zwolnienia są wyłączone karty (kupony) upominkowe, bony, talony, bez względu na wartość czy źródło finansowania. Decydujące znaczenie ma tu fakt, że pracownicy w pierwszej kolejności otrzymują dany znak legitymacyjny, np. kartę podarunkową o określonym nominale, i dopiero tę kartę mogą wymienić na towar lub usługę w oznaczonej sieci handlowej czy sklepie. Bez tej karty nie otrzymaliby konkretnych dóbr. Opodatkowana jest więc wartość świadczeń dających pracownikowi prawo do uzyskania towaru w zamian za dowód uprawniający do tej wymiany. Wszelkie znaki wydawane przez pracodawcę jako świadczenia socjalne, za które pracownik może nabyć towary według swego uznania, nie są zwolnione od podatku dochodowego. Wartość tych znaków jest doliczana do wynagrodzenia za pracę. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik towary te może nabyć u pracodawcy czy też u osoby trzeciej. Katalog nazw znaków legitymacyjnych nie jest zamknięty, co oznacza, że kryterium decydującym o zakwalifikowaniu określonego znaku do kategorii świadczeń nierzeczowych jest pełnienie funkcji quasi-pieniądza wskutek możliwości dokonania jego wymiany na towar lub usługę. Znaki te zastępują co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz czy karta kredytowa. Zatem, nawet jeśli zostaną zakupione ze środków ZFŚS, a ich wartość – łącznie z ewentualnymi innymi świadczeniami – nie przekroczy progu 1000 zł na rok, to podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 lutego 2016 r., sygn. akt II FSK 1463/14).

4. Spotkania wigilijne

Spotkania opłatkowe, przyjęcia mikołajkowe dla dzieci to również często spotykana praktyka sprzyjająca integracji pracowników. Mogą być one organizowane ze środków pochodzących z ZFŚS z pominięciem kryteriów socjalnych. Orzecznictwo w tym zakresie aprobuje pogląd, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym, mogą być finansowane z funduszu, a udział w nich może wziąć każdy z uprawnionych na równych prawach (wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując imprezy, np. wspólne wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki. Taka forma działalności powinna być zapisana w regulaminie ZFŚS.

Jeśli chodzi o kwestię ewentualnego powstania przychodu z tytułu udziału w świątecznych imprezach, to od kiedy obowiązuje wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) sprawa imprez integracyjnych nie powoduje już problemów. Gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w okolicznościowych spotkaniach integracyjnych, a ci w nich uczestniczą dobrowolnie, po ich stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie można więc mówić o przychodzie w rozumieniu ustawy o PIT.

Skoro przychód z racji udziału w firmowej imprezie nie występuje, to nie ma też obowiązków w zakresie pobierania zaliczek na podatek czy składek ZUS.

5. Upominki dla emerytów/rencistów

Z okazji świąt pracodawcy przekazują różnego rodzaju świadczenia także byłym pracownikom – emerytom/rencistom. W świetle przepisów o podatku dochodowym z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy (lub pokrewnym), w tym od związków zawodowych, pobiera się podatek zryczałtowany w wysokości 10 proc. należności, ale dopiero od nadwyżki ponad limit zwolnienia, który na rok podatkowy wynosi 3000 zł. Zwolnieniem do tego limitu są objęte świadczenia otrzymywane przez byłych pracowników – emerytów lub rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT), niezależnie od rodzaju czy formy ani też źródła finansowania.

PRZYKŁAD

Zapomoga dla byłego pracownika

Firma z okazji świąt przekazała byłemu pracownikowi, obecnie renciście, zapomogę w wysokości 1500 zł. W tym roku osoba ta otrzymała też dofinansowanie do pobytu w sanatorium – 1800 zł oraz do zakupu leków – 300 zł. Zapomoga podlega opodatkowaniu w wysokości 600 zł (1800 zł + 300 zł + 1500 zł = 3600 zł – 3000 zł = 600 zł). Podatek zryczałtowany wynosi 60 zł (600 zł x 10 proc.).

iii. podarki w świetle zus

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Takie brzmienie treści ustawowego zwolnienia oznacza, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie jaką mają formę czy wartość. Nie ma to bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli ZFŚS, oraz to, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ulgowe świadczenia lub usługi, jak już wspomniano w punkcie I, mogą być przekazywane z ZFŚS tylko w oparciu o sytuację materialną, rodzinną lub życiową osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Wykluczona jest więc sytuacja, w której wszyscy pracownicy otrzymają świadczenia o jednakowej wartości, bez rozpatrywania indywidualnego położenia każdego wnioskodawcy. ZUS podczas przeprowadzanych kontroli u płatników składek przykłada szczególną wagę do sposobu rozdzielania świadczeń z ZFŚS, właśnie ze względu na ich wyłączenie z oskładkowania. Kontrolerzy np. się przyglądają, czy jest gromadzona dokumentacja, na podstawie której pracodawca dokonuje oceny indywidualnej sytuacji osoby uprawnionej. Gdyby okazało się, że świadczenia są nieprawidłowo rozprowadzane, organ wyda decyzję ustalającą zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Warto też wspomnieć, że w przypadku składek istnieje jeszcze jedno zwolnienie. Chodzi o świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS, tj. w 2018 r. – 1185,66 zł.

PRZYKŁAD

Przekroczony limit zwolnienia

Pracownica otrzymała od pracodawcy na święta paczkę, w której znajdowały się słodycze dla dziecka, gra planszowa oraz kupon upominkowy o wartości 150 zł do zrealizowania w sklepie dziecięcym pewnej sieci handlowej. Wartość całej paczki wyniosła 300 zł. Paczka została sfinansowana ze środków ZFŚS. W tym roku pracownica dostała jeszcze z tego funduszu dofinansowanie do kolonii dziecka – 400 zł oraz dofinansowanie do wczasów pod gruszą – 500 zł. Dla celów podatkowych limit zwolnienia został przekroczony o 50 zł (1050 zł – 1000 zł). Oznacza to, że opodatkowaniu podlega:

• cała wartość kuponu – 150 zł,

• wartość paczki w wysokości 50 zł.

Wszystkie świadczenia są zwolnione ze składek na ZUS.

iv. upominki ze środków obrotowych

Pracodawca, który nie posiada ZFŚS lub go utworzył, ale nie sfinansował z niego prezentów dla załogi, musi doliczyć wartość upominku do pozostałych przychodów pracownika, pobrać od nich zaliczkę na podatek i składki ZUS. Nie przewidziano tu żadnych ulg.

v. przykładowe listy płac

Załóżmy, że w grudniu 2018 r. pracownikom zostaną przekazane dodatkowe świadczenia z okazji świąt. Będą to kupony upominkowe, karty przedpłacone z różnym limitem środków, a także bilety do teatru i na koncert noworoczny w filharmonii. Prezenty będą sfinansowane z dwóch źródeł: ze środków ZFŚS – według sytuacji materialnej pracownika i jego rodziny, oraz z obrotowych – dla tych, którzy nie spełniają warunków z regulaminu funduszu.

Jeden z pracowników otrzyma z ZFŚS:

• kupon prezentowy o wartości 120 zł,
• kartę przedpłaconą z limitem 400 zł.

W tym roku jest to jego pierwsza pomoc z ZFŚS, gdyż pracuje na pół etatu dopiero od września 2018 r. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 1900 zł.

Natomiast inny pracownik, który zarabia 4000 zł, otrzyma ze środków bieżących dwa bilety do teatru – dla siebie i małżonki – o wartości po 75 zł.

U pierwszego pracownika, obdarowanego świadczeniami pochodzącymi z ZFŚS, nie wystąpi obowiązek naliczenia i odprowadzenia składek na ZUS. Łączna wartość upominków korzysta ze zwolnienia w pełnym zakresie. Natomiast zaliczkę na podatek dochodowy należy naliczyć od kwoty 120 zł, tj. od całej wartości kuponu. Kwota na karcie przedpłaconej nie przewyższa rocznego limitu zwolnienia dla świadczeń z ZFŚS wynoszącego 1000 zł.

Natomiast drugi pracownik, z tytułu otrzymanego podwójnego biletu do teatru o wartości 150 zł, będzie musiał zapłacić zarówno składki na ZUS, jak i zaliczkę na podatek. Bilet dla małżonki jest bowiem przychodem pracownika, a nie jej. ©℗

Lista płac na grudzień dla pracownika nr 1 ©℗

Elementy	Kwota	Sposób wyliczenia
Przychód	2420 zł	1900 zł + 120 zł + 400 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	260,49 zł	• podstawa wymiaru – 1900 zł • składka emerytalna – 1900 zł x 9,76 proc. = 185,44 zł • składka rentowa – 1900 zł x 1,5 proc. = 28,50 zł • składka chorobowa – 1900 zł x 2,45 proc. = 46,55 zł • łączna kwota składek – 260,49 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku	147,56 zł 127,06 zł	podstawa wymiaru – 1639,51 zł (1900 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 260,49 zł) 1639,51 zł x 9 proc. = 147,56 zł 1639,51 zł x 7,75 proc. = 127,06 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	123 zł	Przychód do opodatkowania – 2020 zł (1900 zł + 120 zł) • podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 1648 zł [2020 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) – 260,49 zł (składki ZUS)] • zaliczka do US – 123 zł [(1648 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 250,31 zł (zaliczka na podatek) – 127,06 zł (składka zdrowotna) = 123,25 zł]
Kwota do wypłaty	1368,95 zł	1900 zł – (260,49 zł + 147,56 zł + 123 zł)

Lista płac na grudzień dla pracownika nr 2 ©℗

Elementy	Kwota	Sposób wyliczenia
Przychód	4150 zł	4000 zł + 150 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	568,97 zł	• podstawa wymiaru – 4150 zł • składka emerytalna – 4150 zł x 9,76 proc. = 405,04 zł • składka rentowa – 4150 zł x 1,5 proc. = 62,25 zł • składka chorobowa – 4150 zł x 2,45 proc. = 101,68 zł • łączna kwota składek – 568,97 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku	322,29 zł 277,53 zł	• podstawa wymiaru – 3581,03 zł (4150 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 568,97 zł) 3581,03 zł x 9 proc. = 322,29 zł 3581,03 zł x 7,75 proc. = 277,53 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	301 zł	Przychód do opodatkowania – 4150 zł • podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 3470 zł [4150 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) – 568,97 zł (składki ZUS)] • zaliczka do US – 301 zł (3470 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 578,27 zł (zaliczka na podatek) – 277,53 zł (składka zdrowotna) = 300,74 zł
Kwota do wypłaty	2807,74 zł	4000 zł – (568,97 zł + 322,29 zł + 301 zł)

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 38, pkt 67, art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19, 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.).

Art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1, ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.).