Jakie są skutki zbyt wczesnego zaprzestania naliczania ZUS

Otrzymaliśmy z ZUS zawiadomienie o przedwczesnym zaprzestaniu naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za jednego z pracowników, co nastąpiło w grudniu poprzedniego roku. ZUS zobowiązał nas do złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących za grudzień 2013 r. oraz do zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami. Błąd został spowodowany złożeniem przez pracownika oświadczenia, z którego wynikało, iż przed zatrudnieniem u nas, tj. przed 1 grudnia 2013 r., przekroczył już roczną podstawę wymiaru składek obowiązującą w 2013 r. (tj. kwotę 111 390 zł). Jakie obowiązki ciążą na nas w związku z zaistniałą sytuacją i czy powinniśmy skorygować zaliczkę na podatek zapłaconą za grudzień 2013 r.?

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/225/i02.2014.225.03300040o.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Płatnik składek ma obowiązek naliczać w danym roku składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do kwoty odpowiadającej 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku kalendarzowym (art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.; dalej: u.s.u.s.).

Kwotę ewentualnego przekroczenia płatnik ustala na podstawie własnej dokumentacji płacowej lub informacji uzyskanej od ubezpieczonego albo z ZUS. Przy czym jeżeli składki za osobę ubezpieczoną opłaca więcej niż jeden płatnik, to ubezpieczony ma obowiązek poinformować wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznego ograniczenia podstawy składek. Za skutki błędnego zawiadomienia odpowiada ubezpieczony (art. 19 ust. 5 i 6 u.s.u.s.). Jeżeli złożone przez niego oświadczenie jest niezgodne ze stanem faktycznym, to jest zobowiązany do spłacenia całości zadłużenia (par. 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej: rozporządzenie składkowe).

Gdy płatnik składek przedwcześnie zaprzestał naliczania składek, ma obowiązek sporządzić i przekazać do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

wraportu ZUS RCA - z prawidłowo rozliczonymi składkami za pracownika,

wdeklaracji rozliczeniowej ZUS DRA - z wykazanym pełnym rozliczeniem składek za wszystkich ubezpieczonych.

W efekcie przedwczesnego zaprzestania naliczania składek dochodzi do:

wniedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłaty składki zdrowotnej - po stronie ubezpieczonego,

wniedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - po stronie płatnika.

Pracownik ma obowiązek zapłacić zaległe składki w części przez niego finansowanej, jak również odsetki, jakie pracodawca będzie zobowiązany zapłacić w związku z korektą. Pracodawca z kolei powinien zapłacić zaległe składki w części finansowanej przez płatnika, a ponadto zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną. Nadpłacona składka zdrowotna, którą pracodawca zwróci pracownikowi, w części 7,75 proc. podstawy wymiaru została w 2013 r. odliczona od podatku. Ponieważ pracownik odzyska składkę zdrowotną, to w rozliczeniu rocznym składanym za rok kalendarzowy, w którym ją odzyska, tj. za 2014 r., powinien doliczyć ją do podatku, w części uprzednio odliczonej. Reguluje to art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm., dalej: u.p.d.o.f.).

Korekta podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotycząca 2013 r. nie nakłada natomiast na płatnika obowiązku korygowania rozliczeń podatkowych za ten rok. [przykład]

Praktyczne rozwiązanie

Opierając się na przykładzie, wskazać trzeba, że przepis u.p.d.o.f. stanowi, że pracownik otrzymujący zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę tej składki uprzednio odliczoną. Pomimo przytoczonej regulacji w praktyce często stosowanym rozwiązaniem jest doliczenie do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym pracownik uzyskał jej zwrot. Wskazane rozwiązanie spowoduje, iż podatek zostanie zapłacony do US wcześniej, a pracownik nie będzie musiał pamiętać o doliczeniu do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej w zeznaniu rocznym. [tabela]

Pracodawca, wypłacając wynagrodzenie, pobierając jednocześnie z wynagrodzenia pracownika kwotę nieopłaconych składek ZUS oraz dokonując zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej, dokonuje następujących wyliczeń:

Oblicza składki na ubezpieczenia finansowane przez pracownika:

w[(8600 zł x 9,76 proc.) + (8600 zł x 1,5 proc.) + (8600 zł x 2,45 proc.)] = 1179,06 zł

Ustala podstawę wymiaru składek i oblicza składkę zdrowotną:

w8600 zł - 1179,06 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 7420,94 zł,

w7420,94 zł x 9 proc. = 667,88 zł (z czego odliczy od podatku 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 575,12 zł).

Ustala przychód, a następnie podstawę opodatkowania i oblicza zaliczkę na podatek:

wprzychód: 8600 zł (wynagrodzenie),

wpodstawa opodatkowania: 8600 zł (przychód) - 111,25 zł (KUP) - 1179,06 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) - 923,32 (składki ZUS, obecnie zwracane pracodawcy, które uprzednio zawyżyły podstawę opodatkowania) = 6386 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

wzaliczka na podatek: 6386 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa) = 1103,15 zł,

wpodatek do urzędu skarbowego: 1103,15 zł (zaliczka na podatek dochodowy) + 71,56 zł (doliczenie do podatku, tj. składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi, uprzednio odliczona od podatku) - 575,12 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) = 599,59 zł; w zaokrągleniu do pełnych złotych 600 zł.

Ustala kwotę do wypłaty:

w8600 zł (wynagrodzenie) - 923,32 zł (kwota składek zwracana pracodawcy) + 83,10 zł (składka zdrowotna zwracana pracownikowi) - 1179,06 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) - 667,88 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9 proc.) - 600 zł (podatek do US) = 5312,84 zł.

Wynagrodzenie za listopad

Rozliczenie wynagrodzenia za listopad 2014 r. (miesiąc zwrotu zaległych składek) - opierając się na założeniach z przykładu (dane w zł)

1	Płaca brutto	8600,00
2	Kwota niedopłaconych składek zwracana pracodawcy	-923,32
3	Kwota nadpłaconej składki zdrowotnej zwracanej pracownikowi	83,10
4	Podstawa wymiaru na ubezpieczenie emerytalno-rentowe	8600,00
5	Podstawa wymiaru na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe	8600,00
6	Składka na ub. emerytalne pracownik - 9,76 proc.	839,36
7	Składka na ub. rentowe pracownik - 1,5 proc.	129,00
8	Składka na ub. chorobowe pracownik - 2,45 proc.	210,70
9	Razem ZUS pracownik - 13,71 proc.	1179,06
10	Przychód	8600,00
11	Koszty uzyskania przychodu (111,25 zł)	111,25
12	Ulga podatkowa (46,33 zł)	46,33
13	Podstawa opodatkowania	6386,00
14	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ)	7420,94
15	Zaliczka na podatek dochodowy 18 proc.	1103,15
16	Doliczenie do podatku - składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi w części odliczonej uprzednio od podatku	71,56
17	Składka zdrowotna 7,75 proc. - do odliczenia z podatku	575,12
18	Składka zdrowotna 9 proc.	667,88
19	Podatek do US	600,00
20	Do wypłaty	5312,84
21	Składka na ubezpieczenie emerytalne pracodawca - 9,76 proc.	839,36
22	Składka na ubezpieczenie rentowe pracodawca - 6,5 proc.	559,00
23	Składka na ubezpieczenie wypadkowe pracodawca - w br. - 2,33 proc.	200,38

PRZYKŁAD

Wyliczenie

Odnosząc się do sytuacji opisanej w problemie, przyjmijmy założenie, że pracodawca wypłacił pracownikowi w grudniu ubiegłego roku wynagrodzenie w wysokości 8200 zł, nie naliczając składek emerytalnej i rentowych. Rozliczenia z pracownikiem pracodawca chce dokonać, wypłacając mu wynagrodzenie za listopad br. (wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w listopadzie 2014 r. wynosi 8600 zł, przysługują mu podstawowe KUP, złożył oświadczenie PIT-2). Również w listopadzie pracodawca dokonuje korekty dokumentów rozliczeniowych wysłanych do ZUS za grudzień poprzedniego roku w następujący sposób (dane w zł):

Podstawa wymiaru na ubezpieczenie emerytalno-rentowe	0,00	8200,00
Podstawa wymiaru na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe	8200,00	8200,00
Składka na ub. emeryt. pracownik - 9,76 proc.	0,00	800,32
Składka na ub. rentowe pracownik - 1,5 proc.	0,00	123,00
Składka na ub. chorobowe pracownik - 2,45 proc.	200,90	200,90
Składka zdrowotna 7,75 proc. - do odliczenia z podatku	619,93	548,37	71,56
Składka zdrowotna razem 9 proc.	719,92	636,82	83,10
Składka na ubezpieczenie emerytalne pracodawca - 9,76 proc.	0,00	800,32
Składka na ubezpieczenie rentowe pracodawca - 6,5 proc.	0,00	533,00
Składka na ubezpieczeni wypadkowe pracodawca - 2,33 proc. przykł. stopa proc.	191,06	191,06

Kwota niedopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po stronie pracownika wynosi: 923,32 zł (emerytalna - 800,32 zł i rentowa - 123 zł), natomiast kwota nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne: 83,10 zł (z czego od podatku została odliczona kwota 71,56 zł). Kwota nieopłaconych składek po stronie pracodawcy wynosi natomiast 1333,32 zł (emerytalna - 800,32 zł i rentowa - 533 zł).

Dokonując rozliczenia wynagrodzenia za listopad br., płatnik powinien pobrać z wynagrodzenia pracownika wartość niedopłaconych składek (923,32 zł), a ustalając podstawę opodatkowania, powinien odjąć od dochodu pracownika wskazaną kwotę zwróconych składek. Składki te bowiem uprzednio (jako niepobrane) zwiększyły dochód pracownika podlegający opodatkowaniu. Pobranie ze środków pracownika zaniżonej składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wpłynie na zmniejszenie podstawy obliczenia zaliczki w miesiącu, w którym pracownik zwrócił składki.

Ponieważ składkę na ubezpieczenie zdrowotne w całości finansuje pracownik, pracodawca zobowiązany jest zwrócić mu kwotę nadpłaconej składki (83,10 zł - 9 proc. podstawy wymiaru). Pracownik, który otrzyma zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę tej składki uprzednio odliczoną (71,56 zł - 7,75 proc. podstawy wymiaru).

Aldona Salamon

specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych