Jak skonstruować regulamin premiowania, aby bonus wliczał się do zasiłku chorobowego pracownika

PROBLEM Dyrektor działu sprzedaży zaproponował nowy regulamin premiowania najlepszych kierowników za wyniki sprzedaży produktów. Zapisano w nim, że za osiągnięcie określonej wysokości sprzedaży w miesiącu, półroczu i roku pracownik kierujący zespołem otrzyma premię miesięczną, półroczną i roczną. Jakie zapisy powinny się znaleźć w regulaminie premiowania, aby te składniki były wliczane do zasiłku chorobowego?

RADA

ODPOWIEDŹ

Pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego, jeśli jest niezdolny do pracy. Potwierdza to zaświadczenie lekarskie. W przypadku pierwszych 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia), zgodnie z art. 92 kodeksu pracy wypłaca się mu wynagrodzenie chorobowe, a dopiero później zasiłek.

Wynagrodzenie inaczej

Po ustaleniu uprawnienia do zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego należy ustalić, jakie składniki i za jaki okres wliczać do podstawy wymiaru tego świadczenia. Niezależnie od tego, czy jest to wynagrodzenie chorobowe z kodeksu pracy czy zasiłek chorobowy, to zasady ustalania podstawy wymiaru są identyczne. Różnice dotyczą dalszych obliczeń, mianowicie zasiłek chorobowy można pomniejszyć o 25 proc. w przypadku niedostarczenia zwolnienia lekarskiego w terminie 7 dni od wystawienia, zaś wynagrodzenia chorobowego już nie.

Odmienne zasady dotyczą wypłaty świadczenia za okres pobytu w szpitalu, ponieważ zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu to 70 proc. podstawy wymiaru, a wynagrodzenie chorobowe wypłaca się zawsze w wysokości 80 proc. lub więcej.

Podstawa wymiaru

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc choroby stanowi podstawę wymiaru zasiłku. Wlicza się do niej w zasadzie wszystkie składniki, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Zatem w podstawie wymiaru należy uwzględnić płacę zasadniczą, premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników, dodatki funkcyjne i stażowe, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne, wynagrodzenie za urlop, ale nie ekwiwalent za niewykorzystany urlop, mimo że stanowi on podstawę wymiaru składek. Powyższe składniki należy pomniejszyć o 13,71 proc., czyli składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika. Po pomniejszeniu dla każdego miesiąca osobno, należy wyliczyć średnią tych składników z 12 miesięcy lub z ich mniejszej liczby. W ten sposób otrzyma się podstawę wymiaru zasiłku. Do podstawy wymiaru nie wchodzą składniki, które nie stanowią podstawy wymiaru składek, czyli np. świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nagrody jubileuszowe, świadczenia urlopowe, większość odpraw i odszkodowań oraz inne, które zostały wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wypłacane mimo choroby

Kluczowym kryterium zaliczania składników do podstawy wymiaru zasiłków jest opłacanie od nich składek na ubezpieczenie chorobowe. Kolejną bardzo istotną zasadą jest pomniejszanie tej premii w związku z chorobą. Wynika to z tego, że zasiłek chorobowy ma rekompensować to, czego pracownik nie otrzyma, bo jest niezdolny do pracy. Jeśli zachowuje prawo do składnika w okresie choroby, to nie można tego składnika wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, bo pracownik otrzymałby go dwa razy. Taka sytuacja ma miejsce, gdy wszyscy pracownicy, również osoby na chorobowym, otrzymują premię za wyniki całej grupy - wówczas składnik ten nie jest wliczany do podstawy wymiaru.

Jednak gdy w regulaminie premiowania lub w innym przepisie wewnętrznym pracodawcy brakuje zapisu o wypłacaniu składnika za okres pobierania zasiłku, należy zbadać stan faktyczny. Jeśli w praktyce premia nie jest wypłacana za okres choroby, to należy ją wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w podstawie nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Ta zasada dotyczy wszystkich premii niezależnie od okresu, za jaki przysługują (miesięczne, kwartalne, roczne). Taka interpretacja przepisów jest związana z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r., sygn. akt SK 16/06. Trybunał orzekł, że w razie braku postanowień w przepisach płacowych składnik wynagrodzenia nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

W przypadku premii miesięcznych zalicza się je do podstawy wymiaru zasiłku w miesiącu, za który przysługują. Zatem jeśli premię za listopad 2016 r. wypłaca się w grudniu 2016 r., to należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku za listopad. Inaczej wlicza się premie za okresy dłuższe niż miesiąc. Premie kwartalne wlicza się w wysokości 1/12 sumy premii wypłaconych za cztery poprzednie kwartały. Premię roczną w wysokości 1/12 kwoty premii wypłaconej za rok poprzedni. Premię półroczną natomiast sumuje się z dwóch poprzedzających półroczy i także wlicza się w 1/12 do podstawy wymiaru zasiłku.

Jak dopełnić składniki

Wracając do istoty zasiłku chorobowego, czyli rekompensaty za nieotrzymywanie wynagrodzenia w związku z niemożliwością wykonywania pracy, pracownik powinien otrzymać część tego, co utracił. Oznacza to, że niektóre składniki należy dopełnić, czyli obliczyć, ile pracownik zarobiłby, gdyby nie chorował. Dotyczy to składników za miesiące, które przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłku, i w których pracownik chorował (mniej niż połowę dni roboczych) i dostał pomniejszony proporcjonalnie składnik wynagrodzenia, np. płacę zasadniczą, dodatek stażowy czy premię. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy ten składnik dopełnić, czyli obliczyć, jakiej wartości dodatek pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc. Należy jednak uważać na składniki, które nie są pomniejszane proporcjonalnie - do podstawy wymiaru zasiłków przyjmuje się je w kwocie faktycznie wypłaconej. Nie podlegają dopełnieniu nagrody uznaniowe niewynikające z żadnego regulaminu, ale zależne wyłącznie od uznania przełożonego. Nie dopełnia się również składników takich jak wynagrodzenie za nadgodziny czy pracę w porze nocnej.

O tym warto pamiętać

Im lepiej skonstruowane przepisy wewnętrzne, tym mniej problemów z ustaleniem kwalifikacji poszczególnych składników wynagradzania. Dlatego współpraca osób odpowiedzialnych za ich tworzenie z komórką do spraw naliczania płac i zasiłków powinna być ścisła. Tylko dobrze skonstruowany system premiowania, obok charakteru motywacyjnego, pozwoli uniknąć ryzyka prawnego w związku z niedoszacowaniem lub zawyżeniem wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego dla pracownika. W przypadku wątpliwości płatnik ma prawo zwrócić się do ZUS o interpretację, załączając do pisma regulamin premiowania.

Przykładowe postanowienia regulaminu

Premia wchodzi, po uzupełnieniu, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Premia nie wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, ponieważ jest wypłacona w tej samej wysokości grupie pracowników i niezależnie od absencji.

Prowizja powinna być wliczona do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego mimo braku zapisu o pomniejszeniu za okres choroby. W przypadku braku postanowień o pomniejszaniu składnika za chorobę, należy przyjąć, że nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Ponadto z charakteru tego składnika można przypuszczać, że pracownik, który choruje, nie wykonuje sprzedaży, czyli traci prowizję, jaką mógłby wypracować. Zasiłek chorobowy powinien rekompensować tę stratę.

PRZYKŁAD

Które składniki uwzględnić ⒸⓅ

Pracownik jest zatrudniony od maja 2016. Oprócz płacy zasadniczej otrzymuje dodatek funkcyjny, nagrody uznaniowe w różnej wysokości oraz premie kwartalne. Które składniki wchodzą do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jak i czy trzeba je dopełnić, jak wyliczyć premię kwartalną?

Miesiąc i rok	Przepracował/ był zobowiązany przepracować	Płaca zasadnicza	Dodatek funkcyjny	Nagroda uznaniowa	Premia kwartalna
05/2016	20/20	5000,00 zł	600,00 zł	-	-
06/2016	17/22 (choroba 5 dni)	4166,67 zł	500,00 zł	-	-
07/2016	21/21	5000,00 zł	600,00 zł	500,00 zł	-
08/2016	22/22	5000,00 zł	600,00 zł	1500,00 zł	-
09/2016	22/22	5000,00 zł	600,00 zł	200,00 zł	1500,00 zł
10/2016	21/21	5000,00 zł	600,00 zł	-	-
11/2016	20/20	5000,00 zł	600,00 zł	1000,00 zł	-

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownika wejdą wszystkie składniki wymienione w tabeli. Należy dopełnić płacę zasadniczą i dodatek funkcyjny za czerwiec (pomniejszone proporcjonalnie za okres choroby). Nagrody uznaniowe wlicza się w kwocie wypłaconej natomiast premię kwartalną należy wliczyć w 1/12 kwot wypłaconych przez ostatnie 12 miesięcy (nawet jeśli pracownik nie przepracował 12 miesięcy).

Miesiąc i rok	Płaca zasadnicza	Dodatek funkcyjny	Premia uznaniowa	Razem	Minus składki społeczne
05/2016	5000,00 zł	600,00 zł	-	5600,00 zł	4832,24 zł
06/2016	5000,00 zł	600,00 zł	-	5600,00 zł	4832,24 zł
07/2016	5000,00 zł	600,00 zł	500,00 zł	6100,00 zł	5263,69 zł
08/2016	5000,00 zł	600,00 zł	1500,00 zł	7100,00 zł	6126,59 zł
09/2016	5000,00 zł	600,00 zł	200,00 zł	5800,00 zł	5004,82 zł
10/2016	5000,00 zł	600,00 zł	-	5600,00 zł	4832,24 zł
11/2016	5000,00 zł	600,00 zł	1000,00 zł	6600,00 zł	5695,14 zł
Średnio	5226,71 zł
plus 1/12 nagród kwartalnych (125 zł) - 13,71 proc. (składki)	107,86 zł

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).