Jak ustalić podstawę wymiaru ZUS dla pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym

Pracownica rozpoczęła urlop wychowawczy 11 maja 2016 r. Od 5 marca 2015 r. do 3 marca 2016 r. przebywała na urlopach macierzyńskim i rodzicielskim, pobierając 80-proc. zasiłek macierzyński, a od 4 marca 2016 r. do 10 maja 2016 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego. Jest zatrudniona na pełny etat i jej wynagrodzenie wynosi 2230 zł, ma też opłacany pakiet medyczny w wysokości 75 zł miesięcznie, który podlega oskładkowaniu. Jak ustalić dla niej podstawę wymiaru składek w okresie urlopu wychowawczego? Jak wypełnić dokumenty do ZUS za maj i za kolejny miesiąc urlopu wychowawczego?

ODPOWIEDŹ

I@RY1@i02/2016/091/i02.2016.091.03300030d.802.jpg@RY2@

zabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

W maju 2016 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres urlopu wychowawczego będzie stanowiła kwota 1561,45 zł.

Osoby na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do tych ubezpieczeń. Podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednocześnie jednak podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Podstawa wymiaru składek osób przebywających na urlopach wychowawczych za okres od stycznia do grudnia 2016 r. nie może więc być:

wwyższa niż 2433 zł, tj. 60 proc. z 4055 zł oraz

wniższa niż 1387,50 zł, tj. 75 proc. z 1850 zł.

W celu prawidłowego wyznaczenia podstawy wymiaru składek dla takiej osoby należy porównać:

wkwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku z

wkwotą średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika sprzed 12 miesięcy jest wyższe niż kwota 60 proc. wynagrodzenia przeciętnego, to za podstawę przyjmuje się właśnie tę ustawową kwotę graniczną. I odwrotnie, jeśli ta kwota przewyższa wynagrodzenie pracownika, to składki są liczone od podstawy, jaką jest faktyczne wynagrodzenie.

Inaczej niż zasiłek

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia mają zastosowanie zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z kilkoma wyjątkami. Uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może się więc nie zawsze pokrywać z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u danego płatnika z tytułu pracy, u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskuje się, dzieląc sumę wynagrodzeń uzyskanych przez pracownika w przyjmowanym okresie przez liczbę tych miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowana części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,

2) przyjmuje się, po uzupełnieniu stosownie do rodzaju składników wynagrodzenia, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Warto podkreślić, że wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy też jest wliczane do miesięcznego wynagrodzenia, a czas urlopu traktowany jest jak czas przepracowany. Podobnie jest z innymi dniami nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ma to znaczenie w razie konieczności sprawdzenia, przez jaką część miesiąca pracownik pracował, w celu ewentualnego uzupełnienia wynagrodzenia.

Uzupełnienia wynagrodzenia dokonuje się, jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie pracownika uległo zmniejszeniu z przyczyn usprawiedliwionych. Wówczas jako uzupełnione przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę (w innym akcie nawiązującym stosunek pracy), jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej wysokości. Natomiast przy wynagrodzeniu zmiennym jako uzupełnione traktuje się wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. W tym celu:

1) jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień, dzieli się wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w danym miesiącu;

2) jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia, przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje też zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane z pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych lub par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są pomijane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Chodzi np. o nagrody uznaniowe, różnego rodzaju dodatki: stażowe, służbowe, funkcyjne, składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, koszty wynajmu mieszkania czy dodatkowego ubezpieczenia.

Niepełny miesiąc

Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się w trakcie miesiąca, kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jak i kwocie równej lub wyższej od kwoty 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

!Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie osiągane przez pracownika w pełnej wysokości, nie odliczając części składek w wysokości 13,71 proc., jak ma to miejsce w przypadku zasiłków.

Liczymy należności i wypełniamy raporty rozliczeniowe

Obliczamy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

Pracownica przechodzi na urlop wychowawczy 11 maja. Do obliczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej należy uwzględnić wynagrodzenie za okres od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r. W związku z tym do obliczeń należy przyjąć tylko wynagrodzenie urlopowe za marzec i kwiecień 2016 r. wraz z abonamentem medycznym. Przez większą część marca przebywała ona na urlopie wypoczynkowym, więc wynagrodzenie trzeba uzupełnić i przyjąć je w wysokości 2230 zł. Do tego doliczamy wartość pakietu, gdyż jest oskładkowany. Analogiczne kwoty podlegają uwzględnieniu za kwiecień. W przypadku tej pracownicy jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie należy więc przyjąć kwotę 2305 zł, czyli sumę pełnego wynagrodzenia zasadniczego i wartości abonamentu medycznego, określonych w stałych miesięcznych kwotach. Wcześniejsze miesiące muszą być odrzucone, bo przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim.

Ze względu na to, że wynagrodzenie pracownicy jest niższe niż kwota graniczna podstawy składek za okres urlopu wychowawczego w 2016 r., jako tę podstawę należy przyjąć 2305 zł (2305 zł < 2433 zł), przy czym podstawa za maj ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu:

2305 zł : 31 dni maja x 21 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 1561,45 zł.

Obliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne

Osoba na urlopie wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna, zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu.

Obliczamy wynagrodzenie za część urlopu wypoczynkowego

Za maj pracownicy przysługuje wynagrodzenie za część urlopu wypoczynkowego, czyli:

- wynagrodzenie 2230 zł : 160 godz. = 13,94 zł

13,94 zł x 112 godz. (liczba godzin nieprzepracowanych w okresie od 11 do 31 maja) = 1561,28 zł

2230 zł - 1561,28 zł = 668,72 zł.

Mimo że pakiet medyczny zostanie opłacony za cały miesiąc, to do oskładkowania przypadnie tylko jego część przypadająca na okres stosunku pracy, tj. przed urlopem wychowawczym. Urlop ten jest bowiem osobnym tytułem do ubezpieczeń i świadczenia przysługujące za okres tego urlopu nie podlegają w ogóle oskładkowaniu.

Wypełniamy miesięczne raporty

Za maj należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

- z kodem tytułu 011000 oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 11 do 31 maja 2016 r.,

- z kodem tytułu 011000 i kwotą 692,90 zł jako podstawą wymiaru odpowiadającą wynagrodzeniu ze stosunku pracy za okres od 1 do 10 maja 2016 r. oraz z kodem tytułu 121100 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 1561,45 zł (składka emerytalna 304,80 zł, składka rentowa 124,92 zł) oraz kwotą podstawy składki zdrowotnej 520 zł (składka 46,80 zł).

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 9, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).

Art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.).

Obwieszczenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 21 grudnia 2015 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2016 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. z 2015 r. poz. 1292).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2015 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1385).