Jakie obowiązki ciążą na firmie będącej płatnikiem zasiłków, gdy pracownica urodziła dziecko

odpowiedź

Za czas urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz ojcowskiego pracownikom przysługuje zasiłek macierzyński na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń. Oznacza to, że w okresie korzystania z danego rodzaju urlopu i otrzymywania zasiłku osoba nie podlega ubezpieczeniom jak dotychczas, tj. z umowy o pracę, lecz przechodzi na inne zasady. Osoby pobierające zasiłek macierzyński (albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego) obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od dnia spełnienia warunków do podlegania tym ubezpieczeniom do dnia zaprzestania spełniania tych warunków. Osoby te nie podlegają ubezpieczeniom chorobowemu i wypadkowemu.

W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego nie wygasa prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego, tym samym osoba korzystająca z urlopu nie podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podstawa wymiaru składek

Dla składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński podstawę wymiaru stanowi kwota wypłaconego zasiłku. Rozliczeniu za dany miesiąc podlega zasiłek wypłacony w tym miesiącu zgodnie z terminem. W przypadku pracodawców będących w danym roku kalendarzowym płatnikami zasiłków świadczenia te są wypłacane w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków.

W przypadku gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego, określonego w ustawie o świadczeniach rodzinnych (1000 zł), kwotę zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek PIT podwyższa się do wysokości świadczenia rodzicielskiego. Tak jest od 1 stycznia 2016 r. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego dla poszczególnych osób stanowi wtedy kwota tego zasiłku, ale już po podwyższeniu. Oznacza to, że podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej osób pobierających zasiłek macierzyński podwyższony do kwoty świadczenia rodzicielskiego stanowi kwota po podwyższeniu uwzgledniająca zaliczkę na podatek. [przykład 1]

Zdarza się, że w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownicy uprawnieni są do różnego rodzaju bonusów, które w świetle przepisów podatkowych są przychodami ze stosunku pracy. Jednak dla celów ubezpieczeniowych wartość takiego świadczenia przysługująca w okresie przebywania na urlopie związanym z rodzicielstwem nie stanowi podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej. [przykład 2]

przykład 1

Nie mniej niż świadczenie rodzicielskie

Pracodawca będący płatnikiem zasiłku macierzyńskiego ustalił go pracownicy zatrudnionej na 1/4 etatu w wysokości 362,42 zł za cały wrzesień. Zaliczka na podatek od tej kwoty wynosi 65 zł, a zasiłek po pomniejszeniu o tę zaliczkę 297,42 zł. W związku z tym płatnik zobowiązany jest podwyższyć kwotę zasiłku do 1000 zł, czyli o 702,58 zł (1000 zł – 297,42 zł). Podstawę wymiaru składek stanowi suma kwoty zasiłku macierzyńskiego brutto i kwoty podwyższenia, tj. 1065 zł (362,42 zł + 702,58 zł).

przykład 2

Wliczane, jeśli za poprzednie okresy

Pracodawca finansuje pracownicy abonament medyczny również za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, co wynika z postanowień regulaminu wynagradzania. Ze względu na to, że pozostawanie w stosunku pracy i pobieranie zasiłku macierzyńskiego to osobne tytuły do ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru tych składek z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego stanowi tylko kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Od wartości świadczenia medycznego przysługującego w okresie trwania urlopu i pobierania zasiłku macierzyńskiego składki nie są należne. Wyjątkiem byłyby przychody, jakie pracownica uzyskałaby ze stosunku pracy, ale należne jeszcze za wcześniejszy okres świadczenia pracy (np. zaległe wynagrodzenie, premie, nagrody). ©℗

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona i w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy określonego w ustawie budżetowej. Ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w stosunku rocznym dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń w danym roku kalendarzowym, z których od podstawy wymiaru obliczane były składki na wymienione ubezpieczenia (w tym również pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym).

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński finansuje w całości budżet państwa. Oznacza to, że pracodawca ‒ płatnik zasiłku – składki te tylko nalicza i wykazuje w odpowiednich miejscach w dokumentach rozliczeniowych. Wysokość składek na te ubezpieczenia, wyrażona w procentach, jest jednakowa dla wszystkich ubezpieczonych i wynosi:

• na ubezpieczenie emerytalne ‒ 19,52 proc. podstawy wymiaru,
• na ubezpieczenia rentowe ‒ 8 proc. podstawy wymiaru.

Obowiązki zgłoszeniowe

Dla osób pobierających zasiłek macierzyński (lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego) obowiązuje odrębny kod tytułu ubezpieczenia, dlatego płatnik składek musi taką osobę odpowiednio zgłosić z tym nowym kodem. Zgłoszenia dokonuje się nie w tradycyjny sposób poprzez złożenie druku ZUS ZUA, lecz poprzez wykazanie ubezpieczonego w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 1240.

Płatnikami składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński są:

• pracodawcy, jeżeli są uprawnieni do wypłaty zasiłku;
• jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie ubezpieczeniami społecznymi (np. zleceniodawca w stosunku do zleceniobiorcy, jeżeli wypłaca zasiłek macierzyński);
• podmiot, na rzecz którego wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, w stosunku do osób pobierających zasiłek macierzyński, jeżeli zasiłek wypłaca ten podmiot;
• ZUS w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Rozliczanie w raportach

Za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński płatnik składek sporządza i przesyła do ZUS za każdy miesiąc następujące raporty rozliczeniowe:

1) ZUS RSA oraz ZUS RCA ‒ jeśli jest płatnikiem zasiłku;

2) ZUS RSA ‒ jeśli płatnikiem zasiłku jest ZUS oraz ZUS RCA, ale tylko wówczas gdy w danym miesiącu pracownik uzyska od pracodawcy przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu, np. nagrodę, wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

W imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA płatnik składek oraz zasiłku wykazuje podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, która powinna widnieć w bloku III.B, IV.B w polu 04, a składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być wykazywane w polu 15 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa) i w polu 16 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez bud żet państwa). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ‒ sumowane z raportów ZUS RCA ‒ powinny być przeniesione do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA do bloku IV i w pola 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

W raporcie ZUS RCA pracownik korzystający z urlopu powinien być wykazywany z kodem ubezpieczenia 1240xx. Natomiast jeśli pracodawca nie wypłaca zasiłku, ale została na jego rzecz dokonana wypłata pochodząca ze stosunku pracy, to wówczas w raporcie ZUS RCA pracownik występuje pod kodem pracowniczym 0110xx. W raporcie tym należy rozliczyć składki od przychodu z tego źródła.

Do raportu RCA płatnik dołącza również raport ZUS RSA, z kodem tytułu 0110xx i kodem świadczenia/przerwy 311. Pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłku, składa co miesiąc tylko RSA i nie wpisuje tam liczby dni zasiłkowych i kwot zasiłku, bo wypłaca go ZUS.

Należy także dodać, że wraz ze zmianą rodzaju urlopu zmienia się kod świadczenia/przerwy wykazywany w raporcie ZUS RSA. Dla osoby pobierającej zasiłek macierzyński za okres urlopu:

1) rodzicielskiego ‒ obowiązuje kod 319,

2) ojcowskiego ‒ obowiązuje kod 327.

Natomiast kod przy urlopie wychowawczym ma numer 121. ©℗

Różne urlopy, różne dokumenty

Załóżmy dla przykładu, że:

1) od 1 do 17 września pracownica pobierała zasiłek chorobowy;

2) od 18 do 30 września – pobierała zasiłek macierzyński, który w wymiarze 20 tygodni (140 dni) potrwa do 4 lutego 2019 r.;

3) od 5 lutego 2019 r. do 16 września 2019 r. przysługuje jej zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego trwającego 32 tygodnie (224 dni);

4) po urlopie rodzicielskim, tj. od 17 września 2019 r., przejdzie na urlop wychowawczy.

wrzesień 2018 r.

Pracodawca powinien złożyć za pracownicę:

1) raport ZUS RSA z kodem 0110xx:

‒ raz z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy),

‒ ponownie, ale z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego);

2) raport ZUS RCA z kodem 1240xx i rozliczeniem zasiłku macierzyńskiego.

luty 2019 r.

Pracodawca powinien złożyć za pracownicę:

1) raport ZUS RSA z kodem 0110xx:

‒ raz z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego) z rozliczeniem zasiłku za okres od 1 do 4 lutego 2019 r.,

‒ ponownie, ale z kodem świadczenia/przerwy 319 (zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego) z rozliczeniem zasiłku za okres od 5 do 28 lutego 2019 r.;

2) raport ZUS RCA z kodem 1240xx i rozliczeniem zasiłku macierzyńskiego za cały luty 2019 r.

wrzesień 2019 r.

Pracodawca powinien za złożyć za pracownicę:

1) raport ZUS RSA z kodem 0110xx:

‒ raz z kodem świadczenia/przerwy 319 (zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego) z rozliczeniem zasiłku za okres od 1 do 16 września 2019 r.,

‒ ponownie, ale z kodem świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy) za okres od 17 do 30 września 2019 r.

2) raport ZUS RCA z kodem 1240xx i rozliczeniem zasiłku macierzyńskiego za 16 dni września 2019 r. oraz ponownie z kodem 1211xx, z rozliczeniem podstawy wymiaru obowiązkowych składek za osoby przebywające na urlopie wychowawczym (emerytalna, rentowa, zdrowotna ‒finansowane z budżetu państwa). ©℗

Podstawa prawna

Art. 184 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).

Art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 19, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 6, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 804).