Komentarz do ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych [wyciąg]

Dzisiaj przedstawiamy komentarze do przepisów:

• ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.; dalej: ustawa emerytalna),

• ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.),

• ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa nowelizacyjna) – w zakresie przepisów przejściowych;

• rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 237 poz. 1412).

Dwie pierwsze ustawy zostały zmienione ustawą nowelizacyjną. W przypadku ustawy o emeryturach i rentach z FUS niezbędne było dostosowanie jej przepisów dotyczących zasad przechowywania akt do zmian dokonanych w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) oraz w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1778 ze zm.), które zostały omówione w komentarzu opublikowanym 18 października. Dodany do ustawy emerytalnej art. 116 ust. 6 potwierdza, że ubezpieczeni występujący z wnioskiem o rentę lub emeryturę nie muszą przedstawiać dowodów, iż podlegali ubezpieczeniom po 1998 r. (a więc po wejściu w życie reformy emerytalnej), chyba że chodzi o pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze. Od tego czasu bowiem informacje o przebiegu ubezpieczenia gromadzone są na indywidualnym koncie ubezpieczonego prowadzonym przez ZUS. Nie ma więc potrzeby przedstawiania dokumentów potwierdzających zatrudnienie lub zarobki po tej dacie. Potwierdzał to już wcześniej sam ZUS na druku wniosku o przyznanie emerytury, informując w pouczeniu, że za okresy ubezpieczenia po 1998 r. nie trzeba dołączać żadnych dowodów, chyba że wnioskodawca ubiega się o emeryturę nauczycielską lub górniczą. Kolejną zmianą w ustawie emerytalnej było dostosowanie art. 125a do ogólnych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzonych ustawą nowelizacyjną, które, przypomnijmy, polegają na ustanowieniu dwóch okresów:

• 50 lat – dla zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 1999 r., oraz tych zgłoszonych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 1999 r., za których płatnik nie złożył do ZUS raportu informacyjnego oraz zgłoszonych do ubezpieczeń w dowolnym czasie, ale wykonujących prace związane z górnictwem;

• 10 lat – dla zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. oraz tych zgłoszonych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 1999 r., za których płatnik nie złożył do ZUS raportu informacyjnego.

Zasady te zostały powtórzone w ust. 4a i 4b dodanych do art. 125a ustawy emerytalnej.

W tym zakresie konieczne było też dostosowanie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Artykuł 51u ust. 1 tej ustawy w dotychczasowym brzmieniu wraz z art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej ustalały 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Po zmianach art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach będzie odsyłał jedynie do odpowiednich przepisów (a więc kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy emerytalnej), nie ustanawiając samodzielnie zasad przechowywania akt.

W komentarzu omówiono również te przepisy ustawy nowelizacyjnej, które nie zmieniają innych ustaw, a ustanawiają samodzielne normy (art. 5‒13). Do najważniejszych z nich należy niewątpliwie art. 5, zgodnie z którym pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Przepis ten wyłącza więc stosowanie ogólnych reguł przechowywania dokumentacji tej grupy zawodowej i ustanawia zasadę, że nie może być ona w żadnym przypadku skrócona.

W związku z tym, że ustawa nowelizacyjna zmieniła brzmienie art. 116 ustawy emerytalnej, w komentarzu omówiono również rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (t.j. Dz.U. nr 237 poz. 1412), które precyzuje zasady ustanowione tym artykułem. ©℗

TYDZIEŃ Z KOMENTARZAMI – baza publikacji

Dotychczas w tygodniku Kadry i Płace komentowaliśmy m.in. ustawy:

• z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych
• z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
• z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
• z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych
• z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
• z 13 kwietnia 2007 r. o PIP
• z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
• z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
• z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
• z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych
• z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
• z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni

Przeoczyłeś tygodnik? Znajdziesz go w wydaniach dgp na www.edgp.gazetaprawna.pl

Joanna Śliwińska

radca prawny

Art. 116. [Wszczęcie i umorzenie postępowania w sprawach świadczeń. Złożenie i cofnięcie wniosku. Dołączenie dowodów]

1–5. (...)

6. Do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, organ rentowy nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego, z wyjątkiem okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – przypadających do dnia 31 grudnia 2008 r.

▶ Uwaga! Art. 116 ust. 6 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

• Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ust. 1 komentowanego artykułu postępowanie w sprawach świadczeń emerytalno-rentowych wszczyna się na podstawie wniosku zainteresowanego. W wyjątkowych tylko przypadkach ZUS działa z urzędu. Będzie tak wtedy, gdy pobierający np. rentę z tytułu niezdolności do pracy ukończy 60 lat (kobiety) lub 65 lat (mężczyźni). Nie można bowiem pobierać tych świadczeń, gdy ukończyło się wiek emerytalny.

Ustęp 5 stanowi, że do wniosku ubezpieczony musi dołączyć dowody potwierdzające okres pracy oraz wysokość osiąganego przez niego wynagrodzenia. Jak wynika z dodanego ust. 6, ZUS nie będzie mógł już żądać od wnioskodawcy dowodów potwierdzających dane, które ZUS i tak gromadzi na koncie ubezpieczonego. Dotyczy to osób, które podlegały po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczęły podleganie kolejnemu ubezpieczeniu jako pracownicy lub zleceniobiorcy po wejściu w życie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (1 stycznia 1999 r.). Trzeba zauważyć, że ustawa nie uzależnia zastosowania tej zasady od tego, czy płatnik przekazał za ubezpieczonego raport informacyjny zgodnie z art. 41a‒41f ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.). Przypomnijmy, że przekazanie takiego raportu zawierającego informacje dotyczące zatrudnienia w okresie 1999‒2018 pozwoli płatnikowi na skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 na 10 lat.

Po raz kolejny mamy do czynienia z rozróżnieniem osób podlegających ubezpieczeniu w starym systemie emerytalnym (przed 1999 r.) i w nowym. W starym systemie ubezpieczony nie miał indywidualnego konta w ZUS, na którym zapisywano dane o jego ubezpieczeniu i składkach, sama emerytura była zaś uzależniona przede wszystkim od stażu pracy. Płatnicy nie odprowadzali za ubezpieczonych składek indywidualnych, ale zbiorcze. Skoro ZUS nie rejestrował przebiegu ubezpieczenia, to występując o emeryturę, wnioskodawca musiał samodzielnie udowodnić okresy ubezpieczenia. Zreformowany system emerytalny nie wymaga już udowadniania okresów ubezpieczenia, bo dane te ZUS zapisuje na indywidualnym koncie prowadzonym dla każdego ubezpieczonego. Obecnie o emeryturę występują osoby, które tylko część życia zawodowego spędziły pod rządami starego systemu. Za ten okres ZUS wylicza im kapitał początkowy, a więc kwotę, która ma stanowić ekwiwalent za składki, które byłyby za nich odprowadzone przed 1999 r., gdyby wtedy obowiązywał obecny system emerytalny. Kapitał ten jest doliczany do kwoty składek zgromadzonych już po 1999 r., do wyliczenia kapitału niezbędne jest przestawienie dokumentów potwierdzających zatrudnienie (ubezpieczenie).

• Nie wszyscy jednak będą zwolnieni z obowiązku dostarczenia dodatkowych informacji wraz z wnioskiem. W ten sposób trzeba będzie potwierdzić okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w rozumieniu art. 32 ustawy emerytalnej oraz okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924). Okresy szczególnej pracy są niezbędne do uzyskania wcześniejszej emerytury oraz emerytury pomostowej. Przypomnijmy, że informacje dotyczące m.in. pracy w szczególnych warunkach (szczególnym charakterze) przekazują ZUS w raportach informacyjnych ci płatnicy, którzy chcą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Może się więc pojawić pytanie, dlaczego przepis nie wyłącza z obowiązku dołączenia do wniosku informacji o szczególnych warunkach (szczególnym charakterze) osób, za które przekazano te dane w raporcie informacyjnym. Jak wyjaśniają twórcy ustawy, nawet mimo przekazania do ZUS danych dotyczących lat 1999–2008 organ rentowy nie będzie mógł w każdej sytuacji na podstawie tylko tych danych ustalić, czy rzeczywiście określony rodzaj pracy był wykonywany (w danym okresie) przez pracownika. Dodatkowo szczególny staż mógł przypadać również przed 1 stycznia 1999 r. (za ten okres nie składa się raportu informacyjnego). Dlatego w art. 116 ust. 6 ustawy emerytalnej przyjęto, że za okresy przypadające przed 2009 r. pracodawca będzie miał obowiązek wydać pracownikowi dokumenty potwierdzające wykonywanie tego rodzaju prac, a pracownik będzie zobowiązany przedstawić je w ZUS wraz z wnioskiem o wcześniejszą emeryturę lub emeryturę pomostową. Podkreślili, że w pozostałym zakresie dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego będą stanowiły wystarczającą podstawę do uzyskania świadczenia.
• Tak naprawdę jednak nowy przepis jest jedynie potwierdzeniem już istniejącego stanu. Jak bowiem możemy przeczytać chociażby w pouczeniu załączonym do formularza wniosku o przyznanie emerytury, wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku dokumentów potwierdzających po 1998 r. okresy:

‒ składkowe, za które została opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

‒ nieskładkowe, takie jak: okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków chorobowych i opiekuńczych, świadczenia rehabilitacyjnego, ponieważ te okresy ZUS uwzględni na podstawie zapisów na jego indywidualnym koncie ubezpieczonego.

Art. 125a. [Szczegółowe obowiązki płatnika związane z wystawianiem zaświadczeń oraz przechowywaniem dokumentacji]

1–3. (...)

4. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a.

4a. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;

2) został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

4b. Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego, o którym mowa w ust. 4a, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres, o którym mowa w ust. 4.

5. (...)

▶ Uwaga! Zmieniony art. 125a ust. 4 oraz dodany art. 116 ust. 4a i 4b wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

• Komentowany art. 125a ust. 4 nakłada na płatnika obowiązek m.in.:

– wystawienia na żądanie ZUS dokumentów potwierdzających przebyte okresy składkowe i nieskładkowe;

– wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei;

– przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (zasada ogólna, która zostaje uszczegółowiona w ust. 4a).

• Zasada ogólna długości przechowywania dokumentacji mogącej mieć wpływ na świadczenia ubezpieczonego dotyczy wszystkich ubezpieczonych, ust. 4a wprowadza zaś do niej wyjątek w stosunku do pracowników i zleceniobiorców. Wynika z niego, że skróceniu ulega obowiązujący okres przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty dla ubezpieczonych (pracowników i zleceniobiorców), którzy:

– rozpoczęli pracę u danego płatnika po wejścia w życie ustawy (1 stycznia 2019 r.) ‒ okres przechowywania dokumentacji będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika.

– podlegali ubezpieczeniom społecznym po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ‒ okres przechowywania dokumentacji będzie wynosił 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Jak widać, ust. 4a stanowi powtórzenie zasad zawartych w art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (przechowywanie dokumentacji pracowniczej) oraz w art. 41a-41f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (procedura przechowywania).

Okres przechowywania dokumentacji, o którym mowa w ust. 4, nie ulegnie zmianie dla ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy lub umowa-zlecenie.

• Ustęp 4b nie wnosi nowej zasady, ponieważ zgodnie z jego treścią płatnik, który nie przekazał raportu informacyjnego, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat. Taki wniosek można jednak wysnuć bezpośrednio z ust. 4a.