Jak założyć, zawiesić albo wznowić działalność gospodarczą

Osoba fizyczna, która zamierza rozpocząć wykonywanie działalności gospodarczej jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej, musi wypełnić wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (EDG – 1). Po jego złożeniu nastąpi wydanie wpisu do ewidencji, nadanie numeru NIP (jeżeli wcześniej osoba go nie miała) i REGON. Na podstawie danych z wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej ZUS sporządza pierwszorazowe dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek ZUS ZFA. Na podstawie danych dotyczących rachunków bankowych sporządza także dokument ZUS ZBA, a na podstawie informacji o miejscach wykonywania działalności gospodarczej – dokument ZUS ZAA. Zasady te obowiązują od 31 marca 2009 r.

Podkreślić trzeba, że na podstawie danych z wniosku o wpis do ewidencji następuje zgłoszenie w ZUS przedsiębiorcy jako płatnika składek. Natomiast w celu zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca musi złożyć w ZUS formularz ZUS ZUA – gdy z działalności podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu albo ZUS ZZA – gdy z działalności podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Formularze te mogą być przekazane do ZUS w formie elektronicznej (opatrzone bezpiecznym popisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) albo papierowej (złożone bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS albo przesłane za pośrednictwem poczty).

Złożenie druku ZUS ZUA albo ZUS ZZA powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń. W formularzach tych należy podać odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą:

● 05 70 XX – gdy minimalna podstawa wymiaru składek wynosi 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (z wyłączeniem osób mających ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy),

● 05 10 XX – gdy minimalna podstawa wymiaru składek wynosi 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (z wyłączeniem osób mających ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy),

● 05 72 XX – gdy minimalna podstawa wymiaru składek wynosi 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (dla osoby mającej ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy),

● 05 12 XX – gdy minimalna podstawa wymiaru składek wynosi 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dla osoby mającej ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy).

Jeśli działalność ma być prowadzona w ramach spółki cywilnej, każdy ze wspólników jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. Wspólnicy nie mogą być zgłoszeni do ubezpieczeń przez spółkę jako płatnika składek.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dobrowolne jest dla niej ubezpieczenie chorobowe. Na takich zasadach ubezpieczeniom podlegają także osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mają ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, do czasu ustalenia prawa do emerytury.

W innej sytuacji są pozostali renciści oraz emeryci prowadzący działalność gospodarczą. Dla nich ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne. Ubezpieczenia te mogą być dobrowolne także wtedy, gdy występuje określony przepisami zbieg tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń, np. gdy dana osoba wykonuje umowę o pracę, w której ma zagwarantowane co najmniej minimalne wynagrodzenie. Jeżeli zdecyduje się na przystąpienie do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, to z działalności podlega także obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu. Ubezpieczenie zdrowotne jest natomiast obowiązkowe bez względu na to, czy dana osoba skorzysta z możliwości objęcia dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, czy też nie.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących działalność gospodarczą stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy (w 2009 roku 1915,80 zł). Niektóre z osób prowadzących działalność gospodarczą (które nie wcześniej niż 25 sierpnia 2005 r. rozpoczęły jej prowadzenie) mogą opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od preferencyjnej podstawy, tj. 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (w 2009 roku 382,80 zł), pod warunkiem że:

● w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadziły żadnej pozarolniczej działalności,

● nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Po spełnieniu łącznie wymienionych warunków możliwe jest opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne od preferencyjnej podstawy wymiaru przez pełne 24 miesiące kalendarzowe od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej.

Składka zdrowotna opłacana jest od zadeklarowanej kwoty nie niższej niż 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku kalendarzowego, włącznie z wypłatami z zysku (od marca do grudnia 2009 r. nie może być niższa niż 2491,57 zł).

Zgłoszenie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego następuje na wniosek prowadzącego działalność. Zgłaszając wniosek na druku ZUS ZUA, należy zaznaczyć odpowiednie pola w bloku IX. Pamiętać trzeba, że objęcie tym ubezpieczeniem następuje od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Jeżeli prowadzący działalność rozpoczął ją np. 1 kwietnia i w terminie 7 dni, tj. do 8 kwietnia, złożył druk ZUS ZUA i zaznaczył w nim przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, to od 1 kwietnia został też objęty ubezpieczeniem chorobowym. W pozostałych przypadkach objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym jest możliwe nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.

Oprócz dokumentów zgłoszeniowych osoba prowadząca działalność musi też składać dokumenty rozliczeniowe. Jeśli prowadzący działalność nikogo nie zatrudnia, a także gdy nie ma osoby współpracującej, należne za siebie składki wykazuje wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Deklaracja powinna być złożona w terminie do 10 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym samym terminie powinny też być opłacone składki. Jedynie w stosunku do wspólników spółek cywilnych terminem rozliczenia i opłacenia składek jest 15. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby, podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom.

Należy pamiętać, że osoba prowadząca działalność, która opłaca składki od minimalnych podstaw wymiaru za siebie oraz ewentualnie za osobę współpracującą, zwolniona jest z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli nic nie uległo zmianie w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonej deklaracji i raportach. Zwolnienie to obowiązuje także wówczas, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.

Zatem prowadzący działalność zobowiązany jest do złożenia deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc prowadzenia działalności, a za kolejne miesiące dokumenty rozliczeniowe będą tworzone przez ZUS. Jeżeli jednak zgłoszenie nastąpi w trakcie miesiąca, osoba ta musi złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA za pierwszy miesiąc (w trakcie którego nastąpiło zgłoszenie) oraz za kolejny pełny miesiąc, za który zostanie zadeklarowana na ubezpieczenia społeczne kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek.

Osoby prowadzące działalność, które korzystały ze zwolnienia z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych, zobowiązane są do złożenia tych dokumentów z wykazanymi, odpowiednio naliczonymi składkami, w przypadku zmian wstosunku do poprzedniego miesiąca np.: w sytuacji zgłoszenia do ubezpieczeń osoby współpracującej, zatrudnienia pracownika, otrzymania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego, zakończenia działalności w trakcie miesiąca.

Natomiast prowadzący działalność, którzy są płatnikami składek także za inne osoby niebędące osobami współpracującymi (np. za pracowników, zleceniobiorców), zobowiązani są do składania dokumentów rozliczeniowych, tj. ZUS DRA wraz z ZUS RCA i/lub ZUS RZA i/lub ZUS RSA (w zależności od sytuacji) i opłacania składek w terminie do 15 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni. Muszą oni składać dokumenty rozliczeniowe za każdy miesiąc, nawet gdy nie ma żadnych zmian w stosunku do rozliczenia przekazanego w poprzednio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych.

Przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od jednego miesiąca do dwóch lat. Uprawnienie to dotyczy jednak tylko przedsiębiorców niezatrudniających pracowników w rozumieniu kodeksu pracy.

Jeżeli działalność wykonywana jest w formie spółki cywilnej, jej zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem zawieszenia działalności przez wszystkich wspólników. Nie będzie więc możliwe zawieszenie działalności przez jednego ze wspólników, gdy spółka w dalszym ciągu będzie prowadziła działalność. Zawieszenie działalności przez spółkę jawną, komandytową lub partnerską skutkuje ustaniem ubezpieczeń społecznych wszystkich wspólników.

Od 7 marca 2009 r. (w związku ze zmianą art. 36a ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) zawieszenie działalności powoduje ustanie obowiązku ubezpieczeń od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli z danych przekazanych do ZUS przez organ ewidencyjny będzie wynikało, że od 20 czerwca 2009 r. nastąpiło zawieszenie działalności gospodarczej, to od tego dnia osoba ta nie będzie podlegała ubezpieczeniom z tytułu działalności.

Fakt zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek musi zgłosić w organie ewidencyjnym. Na podstawie danych przekazanych przez ten organ ZUS sporządza następujące dokumenty ubezpieczeniowe:

● wyrejestrowanie płatnika składek (formularz ZUS ZWPA),

● wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą (formularz ZUS ZWUA),

● wyrejestrowanie członków rodziny osoby ubezpieczonej, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZCNA),

● wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących (formularz ZUS ZWUA) i zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny osób współpracujących (formularz ZUS ZCNA).

ZUS zawiadamia płatnika składek oraz ewentualnie osoby współpracujące, odrębnym pismem, o wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej.

Jeżeli wykonywanie działalności zostało zawieszone np. od 10 czerwca, to składki na ubezpieczenia społeczne za czerwiec powinny zostać opłacone za okres od 1 do 9 czerwca, natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna zostać opłacona za pełny miesiąc.

W przypadku gdy do ZUS wpłynie z organu ewidencyjnego informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, a ZUS stwierdzi, iż dany płatnik nie wyrejestrował z ubezpieczeń osób będących pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy, to o powyższym zostanie poinformowany organ ewidencyjny w celu ustalenia, czy faktycznie nastąpiło zawieszenie działalności.

Z art. 36a ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że za okres zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Czasem jednak, mimo zawieszenia działalności, przedsiębiorca będzie musiał składać deklarację oraz raporty, bo taki obowiązek wynika z innych przepisów. W sytuacji gdy w okresie zawieszenia działalności będzie wypłacał zaległe wynagrodzenie byłym pracownikom czy też zleceniobiorcom, których w miesiącu wypłaty już nie będzie zatrudniał, to od tego wynagrodzenia konieczne będzie naliczenie składek i wykazanie ich w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należnych wynagrodzeń, oraz oczywiście ich opłacenie.

Jeżeli prowadzący działalność zechce wznowić zawieszoną działalność, powinien poinformować o tym fakcie organ ewidencyjny. Na podstawie danych przekazanych przez ten organ ZUS sporządzi następujące dokumenty:

● zgłoszenie płatnika składek (formularz ZUS ZFA) – gdy nastąpiło wyrejestrowanie płatnika w związku z wcześniejszym zawieszeniem działalności,

● zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność, na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA – w zależności od podlegania ubezpieczeniom wskazanym w ostatnim zgłoszeniu przed zawieszeniem działalności.

Od powyższej zasady jest jednak wyjątek. Jeśli bowiem w okresie zawieszenia wykonywania działalności wystąpiły zmiany skutkujące zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom lub kodu tytułu ubezpieczenia, do złożenia dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń zobowiązany jest płatnik składek.

Po wznowieniu wykonywania działalności płatnik składek musi złożyć dokumenty zgłoszeniowe za wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniom, m.in. za osoby współpracujące, członków rodziny. Jeżeli do ubezpieczeń zostanie zgłoszony tylko przedsiębiorca lub przedsiębiorca i osoby współpracujące jest on również zobowiązany do złożenia:

● deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imiennych raportów miesięcznych za siebie (i osoby współpracujące) za miesiąc, w trakcie którego nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, oraz za kolejny miesiąc, za który zostanie zadeklarowana na ubezpieczenia społeczne kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek,

lub

● deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imiennych raportów miesięcznych za siebie (i osoby współpracujące) za dany miesiąc, jeżeli od pierwszego dnia tego miesiąca nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a na ubezpieczenia społeczne zostanie zadeklarowana kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek.

Na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych, w których zostaną prawidłowo rozliczone należne składki od zadeklarowanych na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne kwot za pełny miesiąc, ZUS będzie mógł sporządzać dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące.

W przypadku zgłoszenia, zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym spółka musi dodatkowo wypełnić odpowiednio dokumenty zgłoszeniowe lub wyrejestrowujące jako płatnik składek (ZUS ZPA, ZWPA), które są przekazywane przez sądy rejestrowe do odpowiedniej jednostki ZUS (właściwej według adresu siedziby spółki).

Natomiast wspólnicy spółek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., składają do ZUS odpowiednio zgłoszenie, wyrejestrowanie siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na formularzu ZUS ZFA, ZUS ZWPA, z własnymi odrębnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL. Mogą tego dokonać również za pośrednictwem sądu rejestrowego.

W przypadku zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę wspólnicy powinni dokonać odpowiednio wyrejestrowania siebie z ubezpieczeń bądź zgłoszenia do odpowiednich ubezpieczeń oraz wyrejestrowania/zgłoszenia członków rodziny na odpowiednich formularzach (ZUS ZUA/ZUS ZZA/ZUS ZWUA/ZUS ZCNA).