Jak pracodawca pomoże pracownikowi w przejściu na emeryturę lub rentę

Obowiązki pracodawcy w stosunku do pracownika przechodzącego na emeryturę czy rentę wynikają z ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwanej dalej emerytalną. I tak, zgodnie z art. 125 tej ustawy, są oni zobowiązani do współdziałania z zatrudnionym w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia. Oznacza to, że powinni pomóc każdemu podwładnemu, o ile ten tego od nich zażąda, niezależnie od tego, ile ma lat i z jakiego świadczenia chce czy może skorzystać, np. z emerytury po osiągnięciu wieku ustawowego czy wcześniejszej.

Obowiązki płatnika

Pracodawcy, tak samo jak inni płatnicy (z pewnymi wyjątkami o czym niżej) są zobowiązani do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy, także w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy górniczej oraz na kolei. Mają oni także obowiązek sporządzić dokumenty o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o kwotach wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Płatnicy zobowiązani są przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Złożenie wniosku

Do ZUS o przyznanie świadczenia może wystąpić zawsze sam pracownik. Taki wniosek może złożyć za niego także jego pracodawca, pod warunkiem że zatrudniony zażąda tego. Tak będzie wówczas, gdy zainteresowany urodzony do 1 stycznia 1949 r. idzie na emeryturę ze starego systemu. [Przykład 1]

Wtedy pracodawca przygotowuje wniosek o emeryturę i przedkłada go za zgodą pracownika organowi rentowemu, nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia zatrudnionego na emeryturę. Jeśli zatem ktoś chce przejść na emeryturę od 1 lutego 2012 r., to aby tak się stało, pracodawca ma obowiązek przygotować wniosek, skompletować dokumentację najpóźniej do końca grudnia 2011 roku.

To samo robi firma w odniesieniu do renty z tytułu niezdolności do pracy, z tym że ma na to czas na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych. Musi wtedy poinformować bezzwłocznie, pozostałą po śmierci pracownika, jego rodzinę o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotować wniosek o to świadczenie i przedłożyć go ZUS.

Jednak nie zawsze pracodawcy mają obowiązek działać za podwładnego po to, aby dostał on świadczenie. Zostali oni mianowicie zwolnieni z obowiązku złożenia wniosku w przypadku osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które występują o uzyskanie emerytury na nowych zasadach. Tacy ubezpieczeni, zgodnie z art. 182 ustawy emerytalnej, o emeryturę występują bezpośrednio w organie rentowym, a więc bez pośrednictwa płatnika składek.

Jeśli jednak pracodawca złoży taki wniosek, ZUS go przyjmie. Trzeba pamiętać, że mimo iż nie musi tego robić, to jednak ciążą na nim inne obowiązki wobec podwładnego. Jeśli ten zwróci się do niego o pomoc w przygotowaniu dokumentacji emerytalnej, powinien mu jej udzielić, a także wystawić odpowiednie zaświadczenia potwierdzające okresy ubezpieczenia oraz wypłacone wynagrodzenia.

Ponadto wspomniane zwolnienie nie dotyczy wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy, jak również o rentę rodzinną.

Pracodawca może złożyć do ZUS wniosek o świadczenie dla ubezpieczonego, korzystając z różnych form komunikacji. Może skorzystać z formy dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą zakładu albo z pośrednictwa poczty. Za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę sporządzenia wniosku przez płatnika. Potwierdza to on pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.

Dzień dostarczenia

Jeżeli wniosek został złożony przez osobę odbywającą karę pozbawienia wolności, karę aresztu wojskowego albo karę aresztu za wykroczenie bądź osobę tymczasowo aresztowaną, za datę jego zgłoszenia uważa się datę przyjęcia formularza przez administrację zakładu karnego lub aresztu. Potwierdza się ją pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.

Dzień sporządzenia wniosku jest ważny dla pracownika. ZUS przyznaje świadczenie i wypłaca je od dnia powstania prawa do emerytury lub renty, ale nie wcześniej niż od pierwszego dnia miesiąca, w którym wniosek został zgłoszony.

Data jego sporządzenia może być również szczególnie istotna, gdy pracownik ubiega się o przyznanie świadczenia w okresie, gdy zmienia się kwota bazowa. Decyduje ona bowiem o wysokości emerytury obliczanej na starych zasadach oraz renty z tytułu niezdolności do pracy. Kwota ta zmienia się corocznie i obowiązuje od 1 marca do końca lutego następnego roku kalendarzowego. W zależności od daty zgłoszenia wniosku oraz daty spełnienia przez ubezpieczonego warunków, ZUS może wówczas zastosować starą albo nową kwotę bazową. [Przykład 2]

Dokumentowanie prawa

Formularz wniosku zależy od rodzaju świadczenia. W przypadku występowania o emeryturę właściwy jest druk ZUS Rp - 1E, w przypadku emerytury pomostowej - ZUS Rp-1 Epom, renty z tytułu niezdolności do pracy - ZUS Rp - 1R, a renty rodzinnej - ZUS Rp-2.

W każdym z tych wniosków pracodawca umieszcza swoją pieczątkę i podpis osoby upoważnionej. Podpis na dokumencie, potwierdzający prawdziwość danych w nim zawartych, składa jednak pracownik.

Wniosek powinien zawierać: imię i nazwisko zainteresowanego, jego datę urodzenia, numer PESEL, a jeżeli nie nadano tego numeru - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania i do korespondencji, wskazanie rodzaju świadczenia, o które ubiega się zainteresowany, poddanie sposobu wypłaty świadczenia wraz ze wskazaniem odpowiednich danych niezbędnych do jego wypłaty, podpis zainteresowanego lub jego pełnomocnika. Po jego opracowaniu pracownik kadr powinien wypełnić formularz ZUS Rp-6 o przebiegu ubezpieczenia swojego pracownika, uzyskując od niego informacje w tym zakresie. Może też przekazać mu formularz do samodzielnego opracowania.

W kolejnych kolumnach druku należy wpisać dokładne daty (dzień, miesiąc, rok) początkowe i końcowe poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych, każdy okres ubezpieczenia zatrudnienia, prowadzenia działalności gospodarczej (jeśli była prowadzona przed 1 stycznia 1998 r. z podaniem numeru konta płatnika), służby wojskowej, okresy niewykonywania pracy, działalności kombatanckiej itp. Chodzi przy tym o okresy przebyte zarówno w Polsce, jak i za granicą. Kwestionariusz ZUS Rp-6 musi czytelnie podpisać osoba ubiegająca się o świadczenie. [Przykład 3]

Świadectwo pracy

Podstawowym dokumentem, na podstawie którego ZUS może ustalić okresy składkowe i nieskładkowe, jest świadectwo pracy lub zaświadczenie zakładu pracy. Ponadto zostały dopuszczone inne środki dowodowe, takie jak: wpisy w legitymacjach ubezpieczeniowych, decyzje i zaświadczenia określonych organów, potwierdzenia ubezpieczenia przez ZUS, książeczki wojskowe, zaświadczenia sądów, zaświadczenia lekarskie, oświadczenia określonych osób, umowy, pisma i legitymacje. W pewnych sytuacjach ustawodawca dopuścił też jako środek dowodowy zeznania świadków.

W razie ubiegania się o emeryturę obliczaną na starych zasadach lub o rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownik musi też udowodnić wynagrodzenia osiągnięte w latach wskazanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia. Pracodawca wskazuje je na formularzu ZUS Rp-7, który dołącza do wniosku o świadczenie przekazywanego do ZUS.

Zadań związanych z ustalaniem prawa do emerytury nie wykonują zleceniodawcy, osoby fizyczne zatrudniające pracowników, niewypłacający świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatnicy składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.

Wniosek o emeryturę ubezpieczony złoży sam, bez pośrednictwa pracodawcy. Do przyznania emerytury niezbędne będzie również przedstawienie świadectwa pracy lub zaświadczenia firmy zawierającego informację o ustaniu zatrudnienia. Pracownik ukończy wiek uprawniający do emerytury w styczniu 2012 r., a więc emeryturę będzie miał obliczoną według mieszanego sposobu, w części na nowych zasadach, w pozostałej według dotychczasowych. Zatem do obliczenia emerytury niezbędne będzie zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia (druk ZUS Rp-7). Obowiązkiem pracodawcy będzie wystawienie tego zaświadczenia.

Zakład przyzna rentę od pierwszego dnia miesiąca, w którym wniosek ten został zgłoszony, tj. od 1 grudnia 2011 r. Do obliczenia świadczenia przyjął kwotę bazową obowiązującą od 1 marca 2011 r. do 28 lutego 2012 r. Gdyby pracodawca sporządził i zgłosił wniosek w marcu 2012 r., ZUS przyznałby to świadczenie dopiero od 1 marca 2012 r., ale zastosowałby do jego obliczenia wyższą kwotę bazową obowiązującą od 1 marca 2012 r., tj. wyższą niż rok wcześniej.

Pracodawca może wystąpić do zakładu o zwolnienie go z obowiązku zapłaty długu. Ma na to czas do dnia uprawomocnienia się decyzji, tj. 30 dni od jej otrzymania. Ustawa emerytalna przewiduje możliwość odstąpienia od żądania zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń w całości lub w części. Może się tak stać, gdy zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności albo gdy kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Nie ma przy tym określonego katalogu takich okoliczności. Może być to trudna sytuacja finansowa, spowodowana np. pożarem, powodzią, czy też powstała w wyniku kradzieży majątku. Jeśli ZUS odstępuje od zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń, zwalnia również firmę od obowiązku zapłaty ustawowych odsetek obliczonych od kwot tych świadczeń.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Art. 125, 125a oraz 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Par. 4 - 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412).