Niekiedy raporty koryguje płatnik, a czasami robi to ZUS

Zdarza się jednak, że w dokumentach pojawiają się błędy. W takim przypadku trzeba dokonać korekty, tak aby na kontach - płatnika i ubezpieczonego - figurowały prawidłowe informacje. Nastręcza to niekiedy kłopotów płatnikom. Zawsze w takiej sytuacji pojawia się problem - czy płatnik musi skorygować dokumenty, czy zrobi to ZUS za niego oraz kiedy ZUS może sam zdecydować o korekcie. Dziś wyjaśniamy te wątpliwości.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik ma obowiązek co miesiąc składać raporty imienne w ZUS. Zakres danych, jakie musi zawierać raport, określony jest w ustawie. Dodatkowo ZUS przekazuje płatnikom narzędzie informatyczne pozwalające na tworzenie tych raportów w oparciu o dane z programu płacowego, czyli program Płatnik, który umożliwia wysłanie dokumentów do ZUS w formie elektronicznej.

Odzwierciedlenie stanu faktycznego

Dokumenty przekazywane powinny rzetelnie odzwierciedlać stan faktyczny. Jeżeli jednak z różnych przyczyn dane są błędne lub niezgodne, gdyż zaistniały dodatkowe okoliczności, których płatnik składek nie znał, przygotowując pierwotny raport imienny - należy dokonać korekty dokumentów.

Ustawodawca nałożył na płatników obowiązek sporządzenia korekty poprzez złożenie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Zarówno wtedy, gdy błąd został wykryty przez płatnika, jak i wtedy, gdy nieprawidłowości wykrył ZUS oraz przekazał informację w drodze prawomocnej decyzji. W obu przypadkach płatnik ma 7 dni na sporządzenie i przesłanie dokumentów korygujących. Natomiast jeśli korekta dokumentów jest efektem kontroli ZUS - płatnika obowiązuje dłuższy, bo 30-dniowy termin na złożenie imiennego raportu korygującego, a biegnie on od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Ponieważ płatnik ma również obowiązek terminowo i prawidłowo zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych, tu także w przypadku stwierdzenia błędów musi dokonać korekty, a ustalony przez ustawodawcę termin to 7 dni.

Inaczej niż przy korektach dokumentów składanych w urzędzie skarbowym, płatnik, korygując zgłoszenia lub raporty w ZUS, nie musi podawać przyczyny korekty. Nie wysyła zatem żadnych dodatkowych informacji ani wyjaśnień. Ważne, aby korektę sporządzić prawidłowo, zgodnie z wytycznymi ZUS w tej sprawie. Ponieważ zasady korekty się zmieniają (obecnie nie stosuje się np. raportów "wyzerowujących"), warto przy okazji sporządzania takowej zajrzeć do poradnika ZUS zamieszczonego na stronie internetowej.

Ważne

Ustawa przewiduje jeden wyjątek - nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie w przypadku, gdy różnica w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia nie przekracza kwoty 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy płatnik opłaca składki od zadeklarowanej kwoty. W takim przypadku zawsze istnieje obowiązek korekty

Z urzędu

Obecne brzmienie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje przypadki, kiedy korekty może dokonać z urzędu ZUS.

Praktyka jest taka, że jeśli płatnik istnieje, to na nim ciąży obowiązek złożenia dokumentów korygujących po stwierdzeniu błędów, uprawomocnieniu się decyzji lub otrzymaniu protokołu kontroli. Złożone przez płatnika dokumenty stanowią podstawę do korekty informacji na koncie ubezpieczonego. Jeśli jednak płatnik składek nie istnieje lub uzyskanie dokumentów korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, ZUS dokonuje korekty danych z urzędu, bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, albo sporządza z urzędu brakujące dokumenty. W praktyce korekta z urzędu nie występuje zbyt często, ale są przypadki, kiedy jest stosowana.

Podmiot nie istnieje

ZUS może dokonać korekty z urzędu, jeśli płatnik zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej. ZUS może np. stwierdzić w wyniku postępowania wyjaśniającego, że były przedsiębiorca powinien podlegać wszystkim ubezpieczeniom za dany okres, za który była opłacana wyłącznie składka zdrowotna, oraz sporządzić z urzędu korekty, a także wezwać tę osobę do opłacenia należnych składek z odsetkami.

Obowiązkiem ZUS jest poinformowanie płatnika o sporządzonych lub skorygowanych z urzędu dokumentach, a jeżeli nie zgadza się on z tymi informacjami, ma prawo wniesienia wniosku o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, chyba że korekta z urzędu jest wynikiem prawomocnej decyzji lub prawomocnego wyroku sądu.

Gdy brak jest płatnika lub następcy prawnego płatnika, ZUS również sporządzi korektę dokumentów z urzędu. Może to dotyczyć np. sytuacji, gdy były pracownik kwestionuje dane zawarte na jego koncie w ZUS oraz ma dowody potwierdzające jego stanowisko. Wówczas o dokonanej korekcie ZUS poinformuje wyłącznie ubezpieczonego, a z uwagi na brak płatnika informację o korekcie pozostawia się w aktach sprawy.

Dla istniejących podmiotów

Jeżeli istnieje płatnik lub jego następca prawny, a ZUS uzna, że korekta z urzędu jest konieczna, to obowiązkiem płatnika lub następcy jest przekazanie danych niezbędnych do sporządzenia lub skorygowania dokumentów czy wprowadzenia zmian na koncie ubezpieczonego lub płatnika. Jeśli następca prawny nie ma tych dokumentów, to musi wskazać, w jakim archiwum zostały one zdeponowane (dokumenty płacowe oraz akta osobowe należy przechowywać przez 50 lat).

Ponadto w każdym czasie, gdy ZUS uzna korektę z urzędu za niezbędną, może jej dokonać. Obowiązkowo musi poinformować o tym płatnika. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu, to musi w terminie 14 dni od otrzymania informacji sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane. Nie może tego uczynić, jeżeli korekta jest wynikiem prawomocnej decyzji lub prawomocnego wyroku sądu.

Na wniosek

Nie ma przeszkód, aby płatnik zawnioskował do ZUS o dokonanie korekty z urzędu, jeśli odpowiednio to uzasadni. Należy więc wykazać, że korekta wymaga u płatnika poniesienia znacznych nakładów lub z innych przyczyn jest niezmiernie skomplikowana lub niemożliwa do wykonania. Przykładowo skorygowanie jednego raportu wymaga w zasadzie ponownego sporządzenia całego kompletu dokumentów wraz z deklaracją rozliczeniową, gdyż inaczej program Płatnik nie wyliczy poprawnie kwot na deklaracji DRA. Jeśli więc płatnik, który ma znaczną liczbę ubezpieczonych, nie dysponuje dokumentem w wersji elektronicznej ani danymi, jakie może importować z programu płacowego, lecz wyłącznie deklaracjami i raportami w wersji papierowej - musiałby wszystkie te dane wprowadzić ręcznie do programu Płatnik, aby dokonać korekty. Nie jest to problemem przy 4 ubezpieczonych, ale już przy 40 mogą się pojawić trudności i błędy ludzkie przy wprowadzaniu dużej ilości danych, a co za tym idzie, korekta sporządzona na tej podstawie może być nieprawidłowa.

W takim przypadku płatnik może wystąpić z prośbą o skorygowanie danych z urzędu. Podobnie gdy następca prawny przedsiębiorstwa nie ma dokumentów bądź ich odtworzenie nastręcza trudności (dokumenty w archiwum, wyłącznie w wersji papierowej, bądź dane szczątkowe lub brak danych), można wystąpić z wnioskiem. [przykład]

ZUS KOA

Bardzo skutecznym narzędziem do dokonania korekty przez urząd (ale nie z urzędu) jest druk ZUS KOA udostępniany w niektórych przypadkach przez ZUS. Jest to zgłoszenie korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wypełnia się je dla każdego ubezpieczonego oddzielnie. Jeśli płatnik zatrudniał ubezpieczonego w kilku czy kilkunastu okresach oraz ubezpieczał z różnych tytułów, a w dokumentach zgłoszeniowych wystąpiły błędy - może się okazać, że korekta poprzez wyrejestrowania i ponowne zgłoszenia przyniesie więcej szkody niż pożytku. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest wypełnienie druku ZUS KOA zgodnie ze stanem faktycznym i dostarczenie go do ZUS. Na tej podstawie zakład dokona korekty na koncie ubezpieczonego. W przypadku tych okoliczności - ponieważ to płatnik występuje z wnioskiem o korektę - zakład nie ma obowiązku informowania o jej sporządzeniu.

Zatem jeśli płatnik stwierdzi błąd, to ma obowiązek dokonać korekty. Jeśli brak dokumentu lub błąd wykryje ZUS, to wzywa płatnika do poprawienia dokumentów lub sam z urzędu wprowadzi zmiany. Również jeśli sąd prawomocnym wyrokiem nakaże wprowadzenie zmian, ZUS dokona tego z urzędu, informując o korekcie stronę zainteresowaną. Korekta z urzędu może więc ułatwiać życie przedsiębiorcom, więc w uzasadnionych przypadkach warto skorzystać z tej możliwości.

Dodatkowy obowiązek

Ustawa zobowiązuje płatnika składek do sprawdzenia prawidłowości danych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych, dotyczących całego roku kalendarzowego, nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. W przypadku gdy w dokumentach znaleziono błędy, płatnik ma obowiązek sporządzenia korekt wg obowiązujących przepisów w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości.

PRZYKŁAD

Sporządzone dokumenty

W wyniku połączenia w 2005 roku spółek i przejścia pracowników na podstawie art. 23¹ kodeksu pracy płatnik stał się następcą prawnym i przejął obowiązki poprzedniego płatnika. W 2014 roku otrzymał informację z ZUS o konieczności dokonania korekty dokumentów za ubezpieczonych w latach 2001-2013. Analiza posiadanej dokumentacji wykazała, że płatnik nie ma raportów ZUS przejętego zakładu za 2001 rok w żadnej formie. Wobec powyższego płatnik dokonał korekty wymaganych informacji za okres 2002-2013 oraz wystąpił z wnioskiem do ZUS o korektę z urzędu informacji za 2001 rok. W piśmie wyjaśnił, że nie ma raportów za ten okres, a ich odtworzenie na podstawie danych z list płac pochłonie sporo czasu. ZUS przychylił się do wniosku płatnika i sporządził korektę dokumentów z urzędu.

@RY1@i02/2014/211/i02.2014.211.03300020b.803.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 48, art. 50 ust. 2k i 2n ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2008 r. nr 78, poz. 465 ze zm.).