Zasiłki nie takie straszne

Zasady naliczania zasiłków są takie same jak zasady obliczania wynagrodzenia za chorobę pracownika lub innego ubezpieczonego uprawnionego do świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Zatem żadna osoba zajmująca się płacami nie będzie miała problemu z prawidłowym obliczeniem wysokości świadczenia. Odpowiednie narzędzie informatyczne, czyli dobry program płacowy, praktycznie zrobi to samo. Pracodawca musi tylko uzyskać od pracownika kompletną dokumentację do zasiłku.

Niezbędne dokumenty

W przypadku choroby pracownika do wypłaty świadczenia z tego tytułu niezbędne jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA. Druk ten zawiera wiele danych mających wpływ na wysokość świadczenia, jakie ma być wypłacone. Przy zwykłej chorobie jest to 80 proc. podstawy wymiaru. Jeśli pracownik przebywał w szpitalu, wypłaca się mu za ten okres 75 proc. zasiłku chorobowego. Pobyt w szpitalu jest zaznaczony na zwolnieniu lekarskim. Jeśli choroba przypada w czasie ciąży lub jej przyczyną jest wypadek przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy albo choroba zawodowa zasiłek wypłaca się w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru, nawet jeśli częściowo obejmuje on pobyt w szpitalu.

Dokumentem stwierdzającym stan ciąży dla potrzeb ustalenia wysokości zasiłku jest kod B na zaświadczeniu lekarskim. Jeśli go nie ma pomimo ciąży, to należy odesłać zwolnienie do poprawy lub poprosić pracownicę o zaświadczenie o ciąży wystawione przez lekarza. Natomiast jeśli choroba jest związana z wypadkiem - pracodawca powinien otrzymać od swoich służb BHP kartę wypadku lub protokół powypadkowy, z których będzie wynikało, czy zdarzenie zostało uznane za wypadek i tym samym czy należy wypłacić zasiłek w wysokości 100 proc.

Jeśli jest to zwolnienie na chore dziecko lub członka rodziny (co również jest oznaczone na zwolnieniu lekarskim przez wskazanie daty urodzenia osoby pozostającej pod opieką), pracownik musi wypełnić dodatkowo zaświadczenie ZUS Z-15 dla ustalenia, czy ma prawo do zasiłku opiekuńczego.

Z kolei przy świadczeniu rehabilitacyjnym - pracodawca powinien czekać na informację z ZUS, czy pracownikowi przyznano takie świadczenie po jego dłuższej chorobie.

Zatem dokumentacja, jaką ma zebrać pracodawca, nie różni się wcale od dokumentacji, jaką należy przekazać do ZUS w sprawie wypłaty zasiłków. Analogicznie jest przy zasiłkach macierzyńskich, to pracodawca przechowuje akt urodzenia, jeśli jest płatnikiem zasiłku macierzyńskiego.

Kontrola formalna

Pracodawca będący płatnikiem zasiłków ma obowiązek skontrolować, czy dostarczony przez pracownika druk zwolnienia lekarskiego nie zawiera błędów. Jeśli zostanie stwierdzony błąd, to należy druk zwrócić pracownikowi, aby ten udał się do lekarza w celu jego poprawienia. Ani pracownik, ani pracodawca nie mają prawa na własną rękę korygować błędów. Korekty dokonuje lekarz wystawiający zaświadczenie, a każdą poprawkę musi opatrzyć pieczęcią i podpisem. Tylko kompletna dokumentacja jest podstawą do wypłaty zasiłku. Przedsiębiorca powinien stosować zasadę ograniczonego zaufania i wstrzymać się z wypłatą zasiłków do czasu otrzymania kompletnej dokumentacji potwierdzającej prawo do świadczenia.

Pomniejszenie składek ZUS

Wypłaty zasiłków dokonuje się w terminach ustalonych do wypłaty wynagrodzeń. Nie trzeba więc sporządzać dodatkowych list płac. Należy jednak pamiętać, że wypłaty zasiłków dokonuje się do 30 dni od otrzymania kompletnej dokumentacji w tej sprawie. Wypłacone zasiłki w kwocie brutto odejmuje się od składek ZUS należnych na ubezpieczenia społeczne. Zatem pracodawca z tytułu wypłacania zasiłków nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów. Dodatkowo wypłacone zasiłki należy wykazać w raporcie ZUS RCA z odpowiednim kodem świadczenia - tu również wsparciem będzie program płacowy, który zależnie od rodzaju zasiłku wyeksportuje odpowiedni kod do raportu ZUS.

Tylko w okresie ubezpieczenia

Wszystkie wymienione zasiłki pracodawca wypłaca w czasie trwania ubezpieczenia, czyli w czasie obowiązywania umowy o pracę, o przygotowanie zawodowe czy umowy-zlecenia, o ile zleceniobiorca przystąpił w niej do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Po ustaniu ubezpieczenia wypłatę zasiłków przejmuje oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwy ze względu na miejsce zamieszkania pracownika i właśnie tam należy przesłać dokumenty dotyczące zasiłku. Pracodawca zostawia sobie jedynie kopie potwierdzone za zgodność.

Pracodawca zgłaszający 30 listopada powyżej 20 ubezpieczonych przejmuje od nowego roku kalendarzowego wypłatę zasiłków. Nie musi jak dawniej wypełniać zastępczych asygnat zasiłkowych, kart zasiłkowych ani list płatniczych zasiłków. Musi jedynie zadbać o to, aby ubezpieczony dostarczył mu kompletną dokumentację, na podstawie której ustali prawo do zasiłku i dokona wypłaty. A w razie wątpliwości pracodawca może wystąpić do ZUS o wydanie decyzji dotyczących ustalenia prawa do zasiłku lub jego wypłaty.

Ważne

Dokumentacja, jaką ma zebrać pracodawca do wypłaty zasiłków, nie różni się wcale od tej, jaką należy przekazać do ZUS

@RY1@i02/2014/079/i02.2014.079.03300020d.803.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).