Nie warto ryzykować, obliczając podstawę zasiłku

Przy obliczaniu podstawy wymiaru, czyli kwoty bazowej, która ma służyć prawidłowemu obliczeniu kwoty zasiłku za dany okres, należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne, wypłacone pracownikowi w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, jeśli spełniają określone warunki.

Od czego pobrano składkę

Zasiłki finansowane są ze składek ZUS opłacanych przez pracujących, przedsiębiorców, niektórych zleceniobiorców, uczniów praktycznej nauki zawodu i inne osoby, które obowiązkowo lub dobrowolnie odprowadzają składkę na ubezpieczenie chorobowe.

Skorzystanie z prawa do świadczeń chorobowych uzależnione jest od opłacania składki na ubezpieczenie chorobowe. Wiedzą to przedsiębiorcy, którym z powodu nieopłacenia składki w terminie odmówiono wypłaty zasiłku, oraz zleceniobiorcy, którzy nie wyrazili chęci przystąpienia do tego ubezpieczenia, a późniejsza ich choroba nie mogła być zrekompensowana zasiłkiem. Wobec tego tylko wypłaty, od których pobrano składkę na ubezpieczenie chorobowe, są w dalszej kolejności brane pod uwagę przy ustalaniu wysokości zasiłku z tego tytułu. Analogicznie, jeżeli składnik wynagrodzenia nie stanowi podstawy wymiaru składki chorobowej, to nie może zostać wliczony do podstawy wymiaru zasiłku.

Absencja ma wpływ

Nie można wliczać do podstawy wymiaru składników wynagrodzeń, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, zgodnie z układem zbiorowym pracy bądź postanowieniami umowy o pracę czy innych aktów, albowiem pracownik otrzymałby ten składnik dwukrotnie. Zasiłek chorobowy ma rekompensować utracone wynagrodzenie za pracę, zatem jeśli pomimo niewykonywania pracy pracownik ma prawo do otrzymania danego składnika wynagrodzenia, to nie należy wliczać tego samego składnika przy obliczaniu zasiłku chorobowego.

Niezależnie od obecności

Składniki wynagrodzenia, które są niezależne od absencji pracownika, czyli takie, które pracownik otrzyma od pracodawcy pomimo choroby, muszą być wyłączone z podstawy wymiaru zasiłku. Należą do nich:

●jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie,

●wartość szczepień ochronnych pracowników finansowanych przez pracodawcę,

●wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników,

●nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

●dofinansowanie lub sfinansowanie przez pracodawcę kosztów wynajmu mieszkania dla pracownika,

●dodatkowe ubezpieczenie pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną,

●dopłata pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych ryzyk,

●bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub według jednakowego wskaźnika procentowego w stosunku do płacy określonej w umowie o pracę wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

●jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka.

Żadne z tych świadczeń nie zależy od oceny pracy pracownika oraz jest niezależne od jego absencji chorobowej. Zatem winno być wyłączone z podstawy wymiaru zasiłków, nawet jeżeli stanowi podstawę wymiaru składki chorobowej.

Indywidualny wkład

Przy ustalaniu, czy dany składnik wynagrodzenia winien być uwzględniony w podstawie wymiaru, należy zbadać, czy wypłata składnika była uzależniona od indywidualnego wkładu pracy. Jeśli wypłata składnika zależała od pracy całego zakładu lub danej grupy pracowników oraz pracownik zachowuje do niej prawo w okresie absencji, to nie można tego składnika wliczyć do podstawy wymiaru.

Jeśli więc wszyscy pracownicy otrzymają premię pod warunkiem uzyskania przez nich łącznie określonego pułapu np. sprzedaży i ta premia będzie niezależna od absencji chorobowej, to taka premia nie stanowi podstawy zasiłku.

Kiedy dopełnić

W podstawie wymiaru zasiłków znajdą się więc: płaca zasadnicza, wynagrodzenie za urlop, wynagrodzenie za dyżury, za nadgodziny i pracę w porze nocnej oraz premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników pracy.

Niektóre z tych składników należy dopełnić, a inne przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej zależnie od charakteru składnika. Jeśli to składnik o charakterze stałym, to również w stałej miesięcznie określonej wysokości jest on wliczany do podstawy wymiaru zasiłków. Przykładowo w podstawie wymiaru zasiłków znajdzie się płaca zasadnicza pracownika w pełnej wysokości zgodnej z umową o pracę. Dla pracowników wynagradzanych stawką godzinową będzie to kwota, jaką otrzymaliby, gdyby przepracowali cały miesiąc. Inny rodzaj składników to składniki zmienne, które dopełnia się lub przyjmuje w kwocie faktycznie wypłaconej. Bez dopełnienia przyjmuje się nagrodę uznaniową czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Oba te składniki występują incydentalnie, nie można z góry przewidzieć ich wystąpienia ani wysokości, zatem przyjmuje się je w kwocie faktycznie wypłaconej. Dopełnić należy premię określoną procentowo w umowie o pracę, jako część płacy zasadniczej, jeżeli z uwagi na absencję nie została wypłacona w pełnej miesięcznej wysokości. Dopełnia się także te składniki, które w myśl zapisów lub praktyki pracodawcy są pomniejszane proporcjonalnie za okres choroby np. o 1/30 za dzień. Jeśli nie ustalono zasady proporcjonalnego zmniejszania kwoty składnika, to należy go przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej.

Gdy nie ma regulacji

Jeśli w przepisach wewnętrznych pracodawcy brakuje zapisu o wypłacaniu składnika za okres pobierania zasiłku, należy zbadać, jaka jest praktyka pracodawcy w tym zakresie. Analogicznie bada się niejednoznacznie opisane premie, bądź nagrody w ogóle niezdefiniowane oraz wszelkie składniki, co do których są wątpliwości. Można się w tym zakresie zwrócić do ZUS o pisemną interpretację. Na podstawie opisu sposobu wypłacania składnika przez pracodawcę ZUS zbada składnik i wyda opinię w sprawie jego uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłków. Z praktyki przedsiębiorców wynika, że w przypadku wątpliwości lepiej jest nie wypłacić składnika w terminie i poczekać na decyzję ZUS. Jeśli będzie pozytywna - należy uzupełnić podstawę wymiaru i wyrównać różnicę. Trudniej jest bowiem odzyskać od pracownika nadpłacony zasiłek w przypadku błędnego zaliczenia składnika do podstawy wymiaru zasiłku.

Ważne

Skorzystanie z prawa do zasiłku (chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego) jest uzależnione od opłacania składki na ubezpieczenie chorobowe

Ważne

Nie można wliczać do podstawy wymiaru składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, zgodnie z układem zbiorowym pracy, postanowieniami umowy o pracę czy innych aktów

Nie przysługuje

Jeśli brak jest zapisów o zachowaniu przez pracownika prawa do składnika w okresie pobierania zasiłku, to należy uznać, że składnik w tym okresie nie przysługuje, wobec czego powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku

@RY1@i02/2014/070/i02.2014.070.033000100.805.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).