Kiedy można zmienić termin urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z treścią art. 164 k.p. przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ocena ważności przyczyn podawanych przez pracownika należy do pracodawcy. Oczywiście powinien on uwzględnić cel urlopu wypoczynkowego, jakim jest - przede wszystkim - regeneracja sił pracownika. Za uwzględnieniem wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu przemawiać może szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika, np. choroba członka rodziny, konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem, niemożność wykorzystania urlopu wspólnie przez całą rodzinę, przesunięcie urlopu współmałżonkowi z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych, sytuacja polityczna lub klęska żywiołowa powodująca odwołanie wczasów przez organizatora itp. W każdej sytuacji decyzja należy jednak do pracodawcy i pracownik musi ją zaakceptować.

Art. 164 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Według kodeksu pracy szczególne potrzeby pracodawcy mogą uzasadniać przesunięcie terminu urlopu, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Zakwalifikowanie potrzeb jako szczególnych należy wyłącznie do pracodawcy i pracownik nie ma wpływu na jego decyzję w tym zakresie. Istotne jest, aby zgodnie z oceną pracodawcy nieobecność pracownika w czasie wystąpienia tych potrzeb mogła spowodować poważne zakłócenia toku pracy. Poniesienie kosztów zaplanowanego urlopu może skutkować uprawnionym żądaniem ich zwrotu przez pracodawcę w omawianej sytuacji. Przez analogię należałoby zastosować przepis art. 167 par. 2 k.p., co uzasadnia z kolei przepis art. 117 par. 2 k.p. stanowiący o nieponoszeniu przez pracownika ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

Pracodawca może przesunąć tylko cały urlop, chyba że problem dotyczy części urlopu, która została wydzielona na wniosek pracownika. Pracodawca nie może natomiast samodzielnie przesunąć części urlopu, którego wykorzystanie zaplanowano w całości, ponieważ pozostawałoby to w sprzeczności z dyspozycją przepisu art. 162 k.p. stanowiącego, że urlop może być podzielony na części, ale na wniosek pracownika.

Przesunięcie urlopu na omawianej podstawie (podobnie jak w oparciu o wniosek pracownika) może nastąpić wielokrotnie, w zależności od faktycznych okoliczności. Pracodawca natomiast powinien zadbać, aby pracownikowi, któremu przesunięto urlop w danym roku, nie stworzono podobnie niekomfortowej sytuacji w roku kolejnym. Pracodawca naraziłby się bowiem na zarzut nadużycia prawa jako działania sprzecznego ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego.

Art. 164 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

W takim przypadku nie jest potrzebny żaden wniosek pracownika, a pracodawca po otrzymaniu informacji o chorobie pracownika uniemożliwiającej rozpoczęcie urlopu w ustalonym wcześniej terminie ma obowiązek przesunięcia urlopu na termin późniejszy. Kodeks pracy nie określa procedury przesunięcia urlopu w takim przypadku. Odwołać należałoby się zatem do przepisu par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), zgodnie z którym w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Należy zatem przyjąć, że obowiązują w takim przypadku zwykłe zasady udzielania urlopów, z tym że nowy termin urlopu pracodawca powinien z pracownikiem uzgodnić. Forma tego uzgodnienia nie jest doprecyzowana w przepisach, co oznacza, że powinna odpowiadać zasadom komunikowania się pracodawcy z pracownikami w konkretnym przypadku.

Istotną tezę przedstawił SN w wyroku z 10 listopada 1999 r. (I PKN 350/99, OSNP 2001/6/198), stwierdzając, że pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy. W okresie choroby pracownik nie mógłby wykorzystać urlopu wypoczynkowego zgodnie z jego przeznaczeniem. Natomiast w wyroku z 20 marca 2008 r. SN (II PK 214/07, OSNP 2009/15 - 16/194) wyjaśnił, że nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy rozpoczęcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po ustaniu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownika, która trwała dłużej niż 30 dni. Pracodawca może więc w uzgodnieniu z pracownikiem przesunąć w omawianej sytuacji termin urlopu wypoczynkowego na czas bezpośrednio po wyzdrowieniu pracownika.

Art. 165 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Pracownik ma prawo do corocznego, płatnego, nieprzerwanego okresu ustawowego zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy u pracodawcy, w celu wypoczynku i regeneracji sił, w wymiarze określonym przepisami prawa pracy i w czasie ustalonym przez pracodawcę. Część urlopu niewykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Pracownik ma zatem obowiązek udokumentowania czasowej niezdolności do pracy odpowiednim zaświadczeniem lekarskim, zaś pracodawca (podobnie jak w przypadku opisanym wyżej) powinien uzgodnić z pracownikiem termin wykorzystania tej części urlopu. Po zakończonej chorobie pracownik powinien wrócić do pracy, jeśli oczywiście nie trwa jeszcze udzielony mu urlop. Pracownik nie może zatem podejmować arbitralnej decyzji o przesunięciu niewykorzystanej części urlopu, a gdyby tak zrobił, naraża się na negatywne konsekwencje związane z uznaniem, że opuścił pracę bez usprawiedliwienia. Pracodawca mógłby wypowiedzieć wówczas umowę o pracę lub nawet rozwiązać umowę w trybie dyscyplinarnym bez zachowania terminów wypowiedzenia, uznając, że w konkretnym przypadku nieobecność pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Art. 166 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Jeżeli obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu. Decyzja pracodawcy nie podlega ocenie pracownika, którego obowiązkiem jest stawienie się do pracy. Jeśli w związku z odwołaniem z urlopu pracownik poniósł jakieś koszty (np. koszt wykupionych wczasów) pracodawca ma obowiązek ich zwrotu pracownikowi. Odwołanie z urlopu jest wyjątkiem od zasady prawa do nieprzerwanego wypoczynku i ryzyko poniesienia kosztów z tego tytułu obciąża pracodawcę. Odmowa przez pracownika wykonania polecenia niezwłocznego powrotu do pracy może być potraktowana jak naruszenie obowiązków pracowniczych i w konsekwencji może doprowadzić do wypowiedzenia umowy o pracę, a w szczególnych wypadkach nawet do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Część urlopu niewykorzystana z powodu odwołania będzie wykorzystana w terminie późniejszym na zasadach ogólnych, właściwych dla ustalania urlopu wypoczynkowego. Należy także zauważyć, że chociaż odwołanie z urlopu powinno być traktowane wyjątkowo, to przepisy nie przewidują szczególnych ograniczeń w tym zakresie. Pracodawca sam będzie decydował, czy obecność pracownika w pracy jest niezbędna i nie można było tej okoliczności przewidzieć przy ustalaniu terminu urlopu.

Art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Dariusz Gawron-Jedlikowski

radca prawny