Jakie prywatne dane pracownika może pozyskać i poznać szef

Czy firma ma prawo pytać o wiek dzieci

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.820.jpg@RY2@

O tym, jakich informacji pracodawca może domagać się od pracownika czy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, mówi art. 22¹ kodeksu pracy. Przepis ten upoważnia zakład do pozyskiwania od kandydatów do pracy następujących danych osobowych:

wimienia (imion) i nazwiska,

wimion rodziców,

wdaty urodzenia,

wmiejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),

wwykształcenia,

w przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych kandydata do pracy (pracownika) następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych. Ponadto jest on uprawniony do żądania od pracownika (osoby już zatrudnionej) innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zgodnie z art. 22¹ par. 4 k.p., pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów. Takim przepisem jest np. art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), który pośrednio zezwala na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych dla ustalenia prawa do świadczeń socjalnych wypłacanych ze środków funduszu.

Podstawa prawna

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy można zwolnić za odmowę podania prywatnych danych

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.821.jpg@RY2@

W sprawie wypowiadał się już Sąd Najwyższy (SN). W wyroku z 5 sierpnia 2008 r. (sygn. akt I PK 37/08, OSNP 2010/1-2/4, OSP 2011/2/20 ) uznał, że polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewymienionych w art. 22¹ k.p. lub w odrębnych przepisach jest niezgodne z prawem. Dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

W ocenie sądu odmowa udzielenia przez pracownika informacji przewidzianych w art. 22¹ k.p. jest naruszeniem jego obowiązków pracowniczych i uzasadnia zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy pracownik bezzasadnie odmawia podania informacji, mimo że zobowiązuje go do tego ww. przepis. Nie może więc dla pracownika wywoływać negatywnych konsekwencji odmowa udzielenia danych, których nie wymaga od niego kodeks pracy. To oznacza, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych jest możliwe tylko, gdy w okolicznościach konkretnego przypadku można pracownikowi przypisać zawinienie z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Jednak rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie - jako nadzwyczajny sposób wypowiedzenia stosunku pracy - powinno być stosowane przez pracodawcę wyjątkowo i z ostrożnością.

Podstawa prawna

Wyrok SN z 5 sierpnia 2008 r. (sygn. akt I PK 37/08, OSNP 2010/1-2/4, OSP 2011/2/20).

Czy firma może upubliczniać służbowy e-mail

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.822.jpg@RY2@

Ponieważ skargi dotyczące tego problemu trafiały również do generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO), zajął on w tej sprawie stanowisko. Jego zdaniem imię i nazwisko, służbowy adres e-mail czy też służbowy numer telefonu pracownika są ściśle związane z życiem zawodowym konkretnej osoby i z wykonywaniem przez nią obowiązków służbowych. Z uwagi na to mogą być wykorzystywane przez pracodawcę - także bez zgody osoby, której dotyczą.

Na ten temat wypowiadał się także Sąd Najwyższy. W wyroku z 19 listopada 2003 r. stwierdził, że nazwisko (i imię) jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. Ponadto SN podkreślił, że ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) podwładnego bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika.

Zdaniem SN najistotniejszym składnikiem zakładu pracy są ludzie, a jego funkcjonowanie wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi z kontrahentami. Pracodawca nie może więc być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników. Prowadziłoby to do sparaliżowania lub ograniczenia działania pracodawcy, bez rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika.(...) Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.

Podstawa prawna

Wyrok SN z 19 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 590/02, OSNP 2004/20/351).

Czy pracodawca musi usunąć dane byłego pracownika

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.823.jpg@RY2@

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzanie informacji jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo ich odbiorców, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Takim celem pracodawcy jest utrzymywanie przez pracownika kontaktów z kontrahentami firmy. Cel ten ustaje, gdy pracownik odchodzi z zakładu.

Jeżeli dane osobowe pracownika zostały zebrane w związku z jego zatrudnieniem, a następnie udostępnione na stronie internetowej firmy np. w celu kontaktu z jej klientami, to po rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem ustał ten cel i przetwarzanie jego danych przez ich ujawnianie na stronie www jest niedopuszczalne.

Podstawa prawna

Art. 23 ust. l pkt 1-pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ochronie danych osobowych. (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Czy firma może zbierać odciski palców

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.824.jpg@RY2@

Zdaniem GIODO pracodawcy na potrzeby realizacji stosunku pracy nie mogą przetwarzać danych biometrycznych pracowników, gdyż nie zezwalają na to obowiązujące przepisy. Katalog danych, jakie pracodawcy mogą pozyskiwać od pracowników na potrzeby zatrudnienia, określony został w art. 22¹ k.p. Jest to katalog zamknięty i nie ma w nim danych biometrycznych. Okolicznością legalizującą pozyskiwanie od pracowników tego typu informacji nie może być też ich zgoda, gdyż w relacjach pracodawca - pracownik trudno byłoby ją uznać za dobrowolną. Tak uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09).

W ocenie GIODO odmiennie należałoby rozpatrywać pozyskiwanie danych biometrycznych w celu ochrony interesów pracodawcy, np. zapewnienia bezpieczeństwa poufnych informacji czy systemów. Może je zbierać, ale pod pewnymi warunkami. Może to dotyczyć tylko wybranych pracowników i być prowadzone na potrzeby realizacji innych celów niż wynikające ze stosunku pracy.

Zatem pracodawca nie ma prawa, by przetwarzać dane biometryczne pracowników np. na potrzeby kontroli czasu ich pracy, ale może wykorzystywać je, by sprawdzać, kto wchodzi do bankowego skarbca czy pomieszczenia, w którym przechowywane są informacje niejawne.

Podstawa prawna

Art. 22¹ ustawy 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998r, nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy szef dostaje wyniki badań pracownika

@RY1@i02/2012/147/i02.2012.147.18300110e.825.jpg@RY2@

Badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku lub przeciwwskazania zdrowotne do jej kontynuowania.

Orzeczenia te są wydawane w formie zaświadczeń według wzorów określonych w załącznikach rozporządzenia. Ich treść jest ściśle określona i nie ma w nich miejsca na ewentualne dodatkowe informacje określające stan zdrowia, czy interpretujące wyniki badań profilaktycznych. Zatem pracodawca otrzymuje jedynie zaświadczenie, na podstawie którego może nie dopuścić pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Zgodnie z przepisami wyniki badań zamieszczane są w karcie badania profilaktycznego stanowiącej dokumentację medyczną, którą prowadzi lekarz przeprowadzający badania. Do przechowywania tej dokumentacji stosuje się odpowiednio ogólnie obowiązujące przepisy o dokumentacji medycznej, do której pracodawca nie ma dostępu.

Podstawa prawna

Par. 2 i par. 9 - rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr.69, poz. 332 z późn. zm.).

Tomasz Zalewski

tomasz.zalewski@infor.pl