"Na żądanie" nie znaczy "zawsze, kiedy się chce"

Pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² k.p.). Wniosek o taki urlop pracownik powinien złożyć najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku. Ale - zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346) - powinno to być do chwili przewidywanego rozpoczęcia przez niego pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Oznacza to, że wniosek o urlop na żądanie powinien być złożony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy. Chodzi o to, aby pracodawca miał szansę wypowiedzieć się w kwestii udzielenia takiego urlopu.

Przepisy milczą na temat formy, w jakiej powinien być zgłoszony wniosek o urlop na żądanie, pracownik może zatem złożyć taki wniosek pisemnie, drogą mailową, telefonicznie, za pośrednictwem innej osoby, a także za pomocą sms-a.

Czasami można odmówić

Warto pamiętać, że wbrew nazwie tego urlopu ("na żądanie") pracodawca ma prawo odmówić jego udzielenia. W wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, LEX nr 551056) Sąd Najwyższy orzekł, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy. W uzasadnieniu do wyroku SN podkreślił, że do wyrażonego w art. 161 k.p. obowiązku pracodawcy udzielenia urlopu pracownikowi mają zastosowanie ogólne reguły, także zawarta w art. 163 k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. [przykład 1]

Pracodawca powinien zatem uwzględnić wniosek urlopowy pracownika, jeśli jego nieobecność nie będzie kolidować z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy, dobrem zakładu pracy i koniecznością obecności pracownika w pracy.

SN podkreślił, że urlop, w tym na żądanie, pracownik i pracodawca powinni uzgodnić. Nie może go zatem wyznaczyć ani pracodawca wbrew woli pracownika, ani pracownik bez akceptacji pracodawcy.

Z powyższego wynika, że jeśli pracownik zgłosi wniosek o urlop na żądanie, pracodawca go nie udzieli, a pracownik mimo to uda się na urlop, oznaczać to będzie nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy, która może skończyć się nawet jego zwolnieniem. Warto jednak podkreślić, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie może mieć miejsce tylko w nadzwyczajnych okolicznościach uzasadnionych potrzebami zakładu pracy.

Cztery dni bez względu na liczbę firm

Sposób korzystania z urlopu na żądanie zależy od pracownika. Może on w danym roku kalendarzowym wziąć 4 dni takiego urlopu łącznie, czyli jednorazowo, albo wykorzystać je pojedynczo.

Przepisy wskazują, że łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć jednak w danym roku 4 dni i to niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167³ k.p.).

Z uwagi na fakt, że urlop na żądanie jest powiązany z danym rokiem kalendarzowym, nie przechodzi na następny rok jako urlop na żądanie, ale jako zwykły urlop wypoczynkowy (stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy - pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE).

Od 1 stycznia 2012 r. pracownicy mogą wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p., czyli urlopu na żądanie. W konsekwencji, jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu na żądanie w danym roku, urlop ten jak zwykły urlop przechodzi na następny rok kalendarzowy i może być wykorzystany do końca roku następnego. [przykład 2]

Przykład 1

Chory nie może wypoczywać

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Wysłał do pracodawcy e-mail z wnioskiem o udzielenie urlopu na żądanie. W takiej sytuacji pracodawca musi odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie może bowiem złożyć wniosku o żaden urlop. Potwierdza to wyrok SN z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148), zgodnie z którym udzielenie urlopu wypoczynkowego, także na żądanie (art. 167² k.p.), pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby jest niezgodne z prawem. Urlop musi być bowiem wykorzystany zgodnie z jego przeznaczeniem.

Przykład 2

Niekoniecznie do końca września

Pracownik nie wykorzystał 9 dni urlopu wypoczynkowego w 2011 r., w roku tym nie bral też urlopu na żądanie. W związku z tym, że od 1 stycznia 2012 r. pracownicy mogą wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września następnego roku kalendarzowego, pracownik będzie mógł wykorzystać 5 dni zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września 2012 roku. A pozostałe 4 dni jeszcze później, gdyż ograniczenie wynikające z art. 168 k.p. nie stosuje się do urlopu na żądanie. Wydaje się, że nie powinien czekać z tym dłużej niż do końca 2012 roku.

Aneta Mościcka

ekspert z zakresu prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 167², art. 167³, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm).