Jak i kiedy usprawiedliwić swoją nieobecność w miejscu pracy

Prawo pracy uregulowało, co ma zrobić pracownik, który z innych powodów niż choroba czy urlop nie może stawić się w pracy. Przede wszystkim nie może zaskakiwać pracodawcy. Jeżeli więc przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma i możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Jeśli zatrudniony nie stawi się w pracy, powinien niezwłocznie powiadomić o przyczynie absencji i przewidywanym okresie, w jakim nie będzie obecny w firmie. Warunek niezwłoczności zostanie spełniony, jeżeli informacja o nieobecności i jej przyczynach dotrą do pracodawcy nie później niż w drugim dniu nieobecności. [Przykład 1]

Brak domowników

Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie tego obowiązku. W przepisach wśród okoliczności usprawiedliwiających zwłokę w poinformowaniu pracodawcy o przyczynach niestawiennictwa w pracy jest m.in. obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników, którzy mogliby poinformować o absencji. W takim wypadku po ustaniu przyczyn uniemożliwiających kontakt z pracodawcą podwładny powinien niezwłocznie powiadomić firmę o przyczynach swojej nieobecności i czasie jej trwania.

Prawo jest bardzo elastyczne jeśli chodzi o formę powiadomienia o nieobecności. Jeżeli obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika, wówczas zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pomocą innego środka łączności (np. faksem, e-mailem) albo drogą pocztową (np. przesyłając listem poleconym zwolnienie lekarskie od pracy), przy czym za dzień zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

W trosce o dzieci

Zimą często z powodu bardzo niskich temperatur zamykane są szkoły czy inne placówki oświatowe. Rodzic, który nie ma w takiej sytuacji możliwości skorzystania z pomocy krewnych, np. babci, musi zająć się dzieckiem osobiście. Przepisy dotyczące zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy przewidują taką sytuację. Pracodawca będzie musiał usprawiedliwić nieobecność pracownika w firmie spowodowaną okolicznościami uzasadniającymi konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza. W takim przypadku osoba, która zostaje z dzieckiem w domu, nie musi nawet fatygować się do szkoły, by uzyskać dokument poświadczający fakt jej zamknięcia, np. z powodu dużych mrozów. Wystarczy, że przyniesie do zakładu oświadczenie, w którym poinformuje pracodawcę o zaistniałej sytuacji. Oczywiście w oświadczeniu powinna być podana informacja, o którą szkołę czy przedszkole chodzi, tak by pracodawca w razie wątpliwości mógł zweryfikować prawdziwość informacji.

Za czas poświęcony opiece nad dzieckiem rodzic nie otrzyma wynagrodzenia. Aby nie stracić pieniędzy, w takiej sytuacji można wykorzystać tzw. dni wolne na opiekę. Zgodnie z art. 188 kodeksu pracy pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do lat 14 przysługują w ciągu roku kalendarzowego dwa dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Problemem może być to, że może z nich korzystać tylko jeden z rodziców, a dwa dni przysługują na wszystkie posiadane dzieci razem. Więc jeśli rodzice mają kilkoro dzieci uczęszczających do różnych szkół, które są zamykane w różnym czasie, to dni na opiekę może być za mało. W takim przypadku pozostaje jeszcze urlop na żądanie czy urlop wypoczynkowy, za który pracownik też otrzymuje wynagrodzenie.

Po prostu pech

Wiele osób wykonuje pracę daleko od miejsca zamieszkania, co wymusza konieczność korzystania z komunikacji publicznej, która czasem zawodzi. Pociągi mają opóźnienia, zmieniane są rozkłady jazdy, zdarzają się wypadki i różnego typu sytuacje powodujące utrudnienia w dotarciu do firmy. W takiej sytuacji pracownik powinien postarać się od przewoźnika o dokument potwierdzający, że w danym dniu na danej linii w konkretnych godzinach były problemy komunikacyjne. Oczywiście posiadanie takiego dokumentu nie jest warunkiem koniecznym dla usprawiedliwienia ewentualnej nieobecności w pracy, ale może znacznie ułatwić rozmowę z pracodawcą.

Zgodnie z rozporządzeniem w razie zaistnienia innych niż określone przepisami przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika mogą być uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Tam, gdzie prawo nie określa wyraźnie, jakie okoliczności i dokumenty dają usprawiedliwienie dla nieobecności w pracy, tam pracodawca ma dowolność. Pracownik powinien więc dołożyć starań, by mieć potwierdzenie swojej wersji wydarzeń. W przypadku zaistnienia np. śnieżyc i zamieci, która sparaliżowała cały region, pracownik nie musi szukać potwierdzenia u przewoźnika, że ten miał kłopoty ze świadczeniem usług, bo fakt ten każdy łącznie z pracodawca mógł poznać.

Przywileje powodziowe

Niektóre klęski żywiołowe występujące na konkretnym terenie z mocy prawa usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Chodzi o ustawę z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz.U. nr 234, poz. 1385). Zgodnie z nią faktyczna niemożność świadczenia pracy w związku z powodzią stanowi podstawę usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. [Przykład 2].

Za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu powodzi pracownikowi przysługuje prawo do odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia za pracę, przez okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych wynikających z rozkładu czasu pracy pracownika.

Brak usprawiedliwienia

W obecnie obowiązującym kodeksie pracy porzucenie pracy nie powoduje już automatycznego wygaśnięcia stosunku pracy. Nie oznacza jednak, że nieprzychodzenie do pracy, brak kontaktu z firmą przez kilka czy kilkanaście dni nie wywołuje negatywnych da pracownika skutków. Pracodawca może sięgnąć po środki dyscyplinujące lub tzw. zwolnienie dyscyplinarne. Zgodnie z art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez niego podstawowych obowiązków.

Niewątpliwie nieprzychodzenie do pracy bez usprawiedliwienia czy niedawanie znaku życia może być uznane za ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Przy ocenie, czy opuszczenie miejsca pracy zasługuje na dyscyplinarkę, należy wziąć pod uwagę towarzyszące temu okoliczności, zwłaszcza stan świadomości i woli pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że podwładnemu, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z 4 grudnia 1997 r., I PKN 416/97).

Bardziej realne od dyscyplinarki jest nałożenie przez pracodawcę łagodniejszych środków dyscyplinarnych nagany, upomnienia czy kary pieniężnej. [Przykład 3]

Urzędowe sprawy

Każdy pracownik jest obywatelem, co jest związane z wykonywaniem tzw. obywatelskich obowiązków, które z reguły mają pierwszeństwo przed obowiązkami pracowniczymi. Jeżeli więc pracownik dostanie wezwanie do sądu, prokuratury policji, wojskowej komisji uzupełnień itp., to musi się stawić, a wezwanie będzie stanowiło usprawiedliwienie. Oczywiście konieczność stawienia się w urzędzie lub przed innymi organami państwa nie oznacza automatycznego zwolnienia z całego dnia pracy . Wezwanie daje zwolnienie i usprawiedliwia nieobecność tylko na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania.

Ważne

Prawo jest bardzo elastyczne, jeśli chodzi o formę powiadomienia o nieobecności. Może to zrobić osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie, faksem, e-mailem albo drogą pocztową (przesyłając np. listem poleconym zwolnienie lekarskie).

PRZYKŁADY

1 Zasady usprawiedliwiania nieobecności pracodawca powinien określić w regulaminie pracy

Tak. Każdy pracodawca ma obowiązek ustalenia zasad, jakie należy stosować w przypadku nieobecności w pracy. W większych firmach zatrudniających co najmniej 20 osób sposób zawiadamiania przez pracowników o przyczynie nieobecności w pracy i zasadach jej usprawiedliwiania powinien być określony szczegółowo w regulaminie pracy. W przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to ma on obowiązek poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca ma zatem pewną dowolność w ustalaniu np. liczby dni, w ciągu których powinno być w jego firmie dostarczone zwolnienia czy usprawiedliwienia nieobecności.

2 Nie każde podtopienie gruntów daje możliwość usprawiedliwienia absencji w zakładzie

Nie. Wszystko zależy od skali powodzi. Nie każde podtopienie pozwoli na opuszczenie miejsca pracy z gwarantowanym automatycznym usprawiedliwieniem. Zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi w przypadku wystąpienia powodzi o rozmiarach powodujących konieczność zastosowania szczególnych rozwiązań, gdy środki zastosowane przez administrację rządową samorząd okażą się niewystarczające, Rada Ministrów w rozporządzeniu określa wykaz gmin lub miejscowości, na których terenie mogą być stosowane szczególne rozwiązania związane z usuwaniem skutków powodzi.

3 Spożywanie alkoholu na terenie firmy uzasadnia zastosowanie kary pieniężnej

Tak. Zgodnie z kodeksem pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: karę upomnienia czy karę nagany. Jednak jest grupa naruszeń obowiązków pracowniczych, tj. opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - w przypadku których pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Co usprawiedliwia nieobecność

Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy

Oświadczenie - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły.

Imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka.

Oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin.

Tomasz Zalewski

tomasz.zalewski@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Ustawa z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz.U. nr 234, poz. 1385).