Jak ustalić liczbę dni urlopu pracownika przy kilkakrotnej zmianie wymiaru etatu w ciągu roku

Sprawa byłaby prosta, gdyby pracownik nie zmieniał raz po raz wymiaru swojego czasu pracy. W sytuacji bowiem gdy pracownik podejmuje zatrudnienie w trakcie innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustało poprzednie zatrudnienie wymiar urlopu wypoczynkowego jest ustalany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy. Przy zatrudnieniu na podstawie umowy na czas określony jest on ustalany proporcjonalnie do czasu trwania takiej umowy, natomiast w przypadku zatrudnienia na czas nieokreślony - proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego.

W opisanej w pytaniu sytuacji byłby to zatem urlop należny za 10 miesięcy zatrudnienia w 2011 roku (od marca do grudnia) oraz oczywiście za styczeń i luty tego roku. Pracownik, który odchodzi z firmy w trakcie roku kalendarzowego (niezależnie od trybu i przyczyny zakończenia zatrudnienia) ma, bowiem prawo u dotychczasowego pracodawcy do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u niego w tym roku. Przykładowo, jeżeli umowa o pracę miałaby się rozwiązać np. 29 lutego, pracownik miałby prawo do 2/12 z 26 dni (w przypadku zatrudnienia na pół etatu byłoby to 2/12 z 13 dni).

W opisanej sytuacji strony zgodziły się jednak na skrócenie okresu wypowiedzenia. Pracownik odejdzie zatem z firmy w trakcie miesiąca. Co więcej jeszcze w tym samym miesiącu ma zamiar podjąć pracę w innym zakładzie pracy. To, którego z pracodawców obciąża urlop za ten miesiąc, czyli, który z nich powinien zaokrąglić niepełny miesiąc kalendarzowy w górę, rozstrzyga na szczęście art. 155^2a par. 3 k.p. Zgodnie z nim, jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Urlop za luty 2012 roku tego pracownika obciążać będzie więc dotychczasowego pracodawcę. W tym zakresie zgoda na skrócenie okresu wypowiedzenia nie będzie miała zatem żadnego znaczenia. Bez względu na to, czy umowa rozwiązałaby się 10 lutego czy z końcem tego miesiąca pracownik ma prawo do urlopu (tu ekwiwalentu) za cały ten miesiąc.

Wyliczenie liczby dni urlopu, za które należy się pracownikowi ekwiwalent pieniężny, komplikuje trochę fakt, iż pracownik aż dwa razy w ciągu roku zmieniał wymiar swojego etatu. Choć przepisy kodeksu pracy nie regulują wprost takiej sytuacji, powszechnie przyjmuje się, że jeśli w ciągu roku kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika, jego uprawnienia urlopowe ustala się odrębnie za każdy okres pracy w różnych wymiarach, proporcjonalnie do tych wymiarów. Innymi słowy każdy z tych okresów trzeba rozliczyć oddzielnie.

W pierwszej kolejności należy ustalić tzw. bazowy wymiar urlopu dla poszczególnych wymiarów czasu pracy tego pracownika, czyli dla pełnego wymiaru czasu pracy oraz dla 1/2 i 3/4 etatu.

Przy zatrudnieniu na cały etat wymiar bazowy urlopu ze względu na staż pracy tego pracownika wynosi 26 dni. Znając podstawowy wymiar urlopu 26 dni, łatwo ustalić wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na określonym ułamku etatu. Ustala się go bowiem proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik pracuje. Dla 1/2 etatu będzie to zatem 13 dni, dla 3/4 etatu 20 dni.

Kolejnym krokiem powinno być ustalenie uprawnień urlopowych pracownika w poszczególnych okresach 2011 roku. Wyliczenia trzeba przeprowadzić osobno dla występujących w opisanym w pytaniu trzech wymiarów czasu pracy (patrz przykład).

Warto dodać, że w opisanej sytuacji pracodawca może jeszcze zmniejszyć swoje przyszłe koszty związane z wypłatą pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. To, że pracownik nie chce wziąć urlopu w okresie wypowiedzenia nie oznacza, że pracodawca nie może mu go w tym okresie udzielić. Art. 167¹ k.p. daje mu takie prawo nawet bez zgody pracownika. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego jak i urlopu zaległego. Tego pierwszego oczywiście z zachowaniem zasady proporcjonalności. Tak więc jeśli pracodawca uważa, że wykonywanie pracy przez pracownika w okresie biegnącego wypowiedzenia nie jest konieczne, powinien udzielić mu urlopu wypoczynkowego, a tym samym zwolnić się z obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w całości lub w części.

Przykład wyliczenia

Chcąc ustalić liczbę dni, za które pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy trzeba ustalić wymiary bazowe urlopu przypisane do konkretnego wymiaru etatu, w jakim pracownik świadczył pracę. W tym konkretnym przypadku chodzi więc o trzy wymiaru urlopów: związane z zatrudnieniem na cały, na pół i na 3/4 etatu.

Dla całego etatu wymiar bazowy wynosi 26 dni. Dla zatrudnienia na pół etatu jest to 13 dni (1/2 z 26 dni), a dla 3/4 etatu - 20 dni (3/4 z 26 dni). Przy ustalaniu wymiaru urlopu dla niepełnoetatowca (art. 154 par. 2 k.p.) niepełny dzień zawsze zaokrągla się górę do pełnego dnia.

Ustalenie wymiaru bazowego to jednak dopiero początek. Kolejnym krokiem jest ustalenie konkretnego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w ciągu 2011 roku. Przypomnijmy pracownik ten w 2011 roku

● w styczniu i lutym - nigdzie nie pracował,

● przez 1 miesiąc (marzec) - był zatrudniony na całym etacie,

● przez 7 miesięcy (kwiecień - październik) pracował na - 3/4 etatu,

● przez 2 miesiące (listopad - grudzień) - na 1/2 etatu.

Ustalając wymiar urlopu za 2011 rok, trzeba każdy z tych okresów zatrudnienia rozliczyć oddzielnie. Za każdy miesiąc pracownik ma prawo do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu. Tu również niepełny dzień urlopu trzeba zaokrąglić w górę. I tak:

● 1/12 z 26 dni - (marzec) daje 3 dni urlopu,

● 7/12 z 20 dni - (kwiecień - październik) - 12 dni,

● 2/12 z 13 dni -(listopad - grudzień), co daje 3 dni urlopu.

Łącznie za 2011 rok pracownik ten ma prawo do 18 dni urlopu wypoczynkowego.

Oczywiście rozliczając w lutym (przed rozwiązaniem stosunku pracy) urlop danego pracownika pracodawca nie może zapomnieć o urlopie za 2012 rok. To, że pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca dla jego uprawnień urlopowych, nie ma znaczenia. Bez względu bowiem na to, w którym dniu miesiąca umowa ulega rozwiązaniu, urlop pracownika za ten miesiąc obciąża pracodawcę rozstającego się z tym pracownikiem. Pracownik będzie miał zatem prawo do 2/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu, czyli do 2/12 z 13 dni (w styczniu i lutym jest bowiem nadal zatrudniony na pół etatu), czyli 3 dni urlopu.

Jeśli więc pracodawca nie zdecyduje się wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia będzie musiał zapłacić mu ekwiwalent pieniężny za 21 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

KROK PO KROKU

Jak obliczyć okres wypoczynku, za który przysługuje ekwiwalent?

Wymiar urlopu osoby zatrudnionej na pełnym etacie zależy od jej stażu pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat, ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ci, co pracują krócej (mniej niż 10 lat), do 20 dni. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika biorąc za podstawę wymiar urlopu zależnego od stażu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Przy zmianie wymiaru etatu pracownika w ciągu roku należny mu urlop ustala się stosując podwójnie zasadę proporcjonalności. Po pierwsze przy ustaleniu wymiaru urlopu odpowiadającego danemu wymiarowi etatu, po drugie przy ustaleniu przez ile miesięcy (ile 1/12 części) tak ustalonego wymiaru pracownik był zatrudniony.

Ustalone wymiary bazowe urlopu odpowiadające konkretnemu wymiarowi etatu podziel przez 12 i pomnóż przez liczbę miesięcy, w których praca świadczona była właśnie w tym wymiarze. Pamiętaj, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Co do zasady wymiar urlopu przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru określonego w art. 154 par. 1 i 2 k.p., czyli w zależności od stażu pracy pracownika 26 lub 20 dni.

Wymiar urlopu przysługujący pracownikowi za okres zatrudnienia przelicz na godziny (jeden dzień odpowiada 8 godzinom pracy), a następnie od otrzymanej liczby odejmij liczbę godzin wykorzystanego w naturze urlopu, oczywiście, jeśli pracownik w danym okresie z urlopu korzystał.

Małgorzata Jankowska

malgorzata.jankowska@infor.pl