Zmiana elastycznego czasu pracy za zgodą reprezentacji załogi

Dzięki sierpniowej nowelizacji kodeksu pracy można wydłużać okresy rozliczeniowe do 12 miesięcy, i to w każdym systemie czasu pracy. Trzeba jednak uzgodnić z partnerem społecznym:

a) zmiany układu zbiorowego pracy, jeżeli pracodawca jest objęty takim układem; lub

b) porozumienia ze związkami związkowymi; albo

c) porozumienia z przedstawicielem pracowników, jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Wymóg porozumienia z partnerem społecznym wynika z art. 19 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz.UE. L nr 999, poz. 9).

Na tle nowelizacji pojawiają się już ciekawe pytania. Na przykład o to, na jakich zasadach pracodawca, który wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy, może go zmienić albo w ogóle z niego zrezygnować w trakcie jego obowiązywania?

Zarówno układ zbiorowy pracy, jak i porozumienia zawarte ze związkami zawodowymi czy przedstawicielem pracowników, co do przedłużenia okresu rozliczeniowego są źródłami prawa pracy w rozumieniu art. 9 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Wolno je zatem zmieniać tylko w takim trybie, w jakim je zawarto. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca zamierza nadal korzystać z przedłużonego okresu rozliczeniowego, ale krótszego niż 12 miesięcy, czy też wrócić do standardowego okresu (np. 3 miesięcy przy normalnym systemie czasu pracy).

W przypadku więc, gdy 12-miesięczny okres rozliczeniowy wynika z układu zbiorowego pracy, trzeba będzie zawrzeć ze związkami zawodowymi protokół dodatkowy. Taki protokół wymaga następnie rejestracji w rejestrze prowadzonym przez okręgowego inspektora pracy. Protokół wchodzi w życie w dacie w nim wskazanej, nie wcześniej jednak niż z dniem wpisania protokołu do rejestru.

Z kolei, jeśli przedłużony okres rozliczeniowy wynika z porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, zmiana okresu wymaga zawarcia aneksu do porozumienia, ewentualnie zawarcia nowego porozumienia uchylającego obowiązywanie wcześniejszego porozumienia.

W wyniku zmiany przedłużonego okresu rozliczeniowego pracodawca przyjmuje inny okres. Może on być standardowy dla danego systemu czasu pracy (np. 4 miesiące), ewentualnie może być wydłużony, ale w mniejszym wymiarze niż 12 miesięcy (np. do 6 miesięcy). Prawo nie wyłącza przy tym możliwości zmiany okresu rozliczeniowego w czasie jego trwania. Na pewno takim ograniczeniem nie jest art. 3 ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. poz. 896; dalej nowelizacja), który zakazuje skracania okresów rozliczeniowych stosowanych w rolnictwie i hodowli oraz przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób - wydłużonych na podstawie przepisów sprzed nowelizacji. Przepis nie dotyczy zatem okresów rozliczeniowych przedłużonych do 12 miesięcy na podstawie samych znowelizowanych przepisów. Brak jest też podstaw do stosowania przez analogię art. 3 nowelizacji do tak przedłużonych okresów rozliczeniowych.

Przy skróceniu okresu rozliczeniowego pojawia się pytanie o charakter prawny takiej zmiany. Czy dochodzi do skrócenia trwającego okresu rozliczeniowego bez zakończenia trwania tego okresu, czy też ma miejsce wcześniejsze zakończenie trwającego okresu rozliczeniowego i rozpoczęcie nowego, krótszego okresu rozliczeniowego? Odpowiedź na to pytanie jest o tyle istotna, że może oznaczać, iż firma musi rozliczyć czas pracy na moment zmiany (w tym szczególności pracy w godzinach nadliczbowych). Jednocześnie może ograniczyć możliwość rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy.

Wydaje się, że oba rozwiązania są możliwe. Charakter prawny zmiany zależeć będzie od szczegółowych ustaleń pomiędzy pracodawcą a partnerem społecznym zawartych w protokole dodatkowym lub aneksie do porozumienia (nowym porozumieniu).

Ponadto po zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników pracodawca musi również zmienić regulamin pracy w punkcie dotyczącym okresu rozliczeniowego. Niezależnie bowiem od zawieranych porozumień, zgodnie z art. 104¹ par. 1 pkt 2 k.p., to regulamin pracy określa systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Oczywiście zmiana regulaminu w tym zakresie będzie miała charakter następczy i porządkowy w związku z zawarciem stosownych porozumień z partnerem społecznym.

Ważne

W przypadku gdy kończy się skracany okres rozliczeniowy i rozpoczyna nowy, pracodawca musi rozliczyć czas pracy, w szczególności pracę w godzinach nadliczbowych poprzez wypłatę dodatkowego wynagrodzenia

Podsumowanie

Zmiana przedłużonego okresu rozliczeniowego wymaga:

● porozumienia się pracodawcy z partnerem społecznym

● zawarcia protokołu dodatkowego, ewentualnie porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub reprezentantem pracowników

● następczej zmiany regulaminu pracy (w przypadkach gdy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy) oraz

● rozliczenia czasu pracy, jeżeli strony zakończyły trwający okres rozliczeniowy i rozpoczęły nowy.

@RY1@i02/2013/235/i02.2013.235.21700050a.803.jpg@RY2@

Łukasz Kuczkowski senior associate z kancelarii Domański Zakrzewski

Łukasz Kuczkowski

senior associate z kancelarii Domański Zakrzewski

Podstawa prawna

Art. 129 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).