Firma eventowa może się bronić przed utratą zleceń

Branża eventowa w Polsce, organizująca - głównie na rzecz korporacji - promocyjne wydarzenia marketingowe, rozkwita. Tylko liczba wyjazdów integracyjnych, według ostatnich danych Polskiej Organizacji Turystycznej (POT), do końca listopada ubiegłego roku w stosunku do całego 2011 roku wzrosła trzykrotnie. W imprezach takich, według POT, w 2012 roku wzięło już udział niemal 350 tys. pracowników, gdy dwanaście miesięcy wcześniej - zaledwie 130 tys.

Rosnąca konkurencja i zagrożenie kryzysem powodują, że rośnie także zapotrzebowanie na organizowanie tego typu imprez dla kontrahentów i kluczowych klientów. Według branżowego pisma "MICE Poland" zapotrzebowanie na takie wydarzenia w ubiegłym roku wzrosło o ok. 25 proc. Na skutek rosnącego dynamicznie popytu, co jest ewenementem na rynku reklamy, nieznacznie do góry poszły ceny, a więc i przychody działających w tej branży podmiotów.

- Event marketing jest obecnie najszybciej rozwijającą się formą promocji - twierdzi Adam Walicki z białostockiego Instytutu Badań i Analiz Vivade. - Wszystkie podejmowane przez duże podmioty działania handlowe i wizerunkowe bez tego rodzaju marketingu są już niemal nie do pomyślenia. Dlatego obserwujemy powstawanie coraz większej liczby agencji. A jeszcze dwa, trzy lata temu branża była w powijakach.

Czyny zabronione

Uruchomienie firmy, jak każdej agencji reklamowej, nie jest reglamentowane. To spora zaleta, ale także wada. Na rynku skutkiem tego działa sporo przedsiębiorstw założonych tylko do realizacji jednego zlecenia albo w inny sposób nastawionych na wypracowanie szybkiego zysku. Często się zdarza, że takie podmioty, zakładane przez byłych, odchodzących z własnej inicjatywy lub zwalnianych pracowników, nie przestrzegają nieformalnego kodeksu etyki biznesowej. Branża eventowa nie wytwarza wartości materialnych, ale częstą praktyką odchodzących pracowników jest zabieranie kontaktów i listy kontrahentów, a nawet danych osobowych.

- Dysponujący budżetem promocyjnym klient, podobnie jak w zakładzie fryzjerskim, wiąże się bardziej z pracownikiem, który wcześniej dla niego pracował, niż ze spółką, która go wtedy zatrudniała - tłumaczy Andrzej Budek, współwłaściciel warszawskiej agencji Kot Bury.

Uruchamiając firmę eventową, należy zatem zadbać o to, by mający bezpośredni kontakt z klientem pracownicy, po rozwiązaniu umowy o pracę lub współpracę (w branży działa wielu freelancerów), nie wyrządzili firmie szkody.

Nieetycznych praktyk zakazuje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503). Czynem zabronionym może być np. nakłanianie kontrahenta, żeby odrzucił dotychczasowego wykonawcę zlecenia i przyjął inną, pochodzącą na przykład od odchodzącego pracownika, ofertę.

W ciągu trzech lat od rozwiązania umowy o pracę lub ustania innego, łączącego strony stosunku prawnego, zatrudniony ma obowiązek zachowania w poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Są nimi, jak precyzuje ustawodawca, "nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą". - Warunkiem jest podjęcie przez firmę wcześniej działań, które miały na celu zachowanie poufności - tłumaczy Karol Rozwadowski, specjalista w zakresie prawa marketingu. - Może być to zapis w umowie o pracę zobowiązujący pracowników do nieprzekazywania na zewnątrz informacji dotyczących firmy.

Ustawa zakazuje nakłaniania klientów do wykonania w sposób nieprawidłowy wcześniej zawartych umów. Osoby lub podmioty dotknięte nieuczciwą konkurencją, poza samym zaprzestaniem naruszania ustawy, mogą przed sądem żądać wydania nieuczciwie uzyskanych korzyści bądź zapłaty odszkodowania. - Właściciel firmy może dowodzić, że celem takiego działania nie było stanięcie do walki konkurencyjnej, ale zaszkodzenie firmie, która wcześniej zdobyła kontrakt - tłumaczy Rozwadowski.

Osobom odpowiedzialnym za popełnienie czynu zabronionego w tym zakresie grozi także odpowiedzialność karna. Za ujawnienie tajemnicy sąd władny jest wymierzyć karę grzywny, ograniczenia wolności lub nawet jej pozbawienia. Tej samej karze podlega ten, kto uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje do własnej działalności gospodarczej.

Trudne klauzule

Prostszym, ale czasami bardziej kosztownym sposobem zabezpieczenia się przed tego rodzaju praktykami, jest zamieszczenie w umowie o pracę klauzuli o zakazie działalności konkurencyjnej po rozwiązaniu umowy o pracę. W określonym czasie odchodzący z firmy pracownik nie może wtedy podejmować działalności godzącej w interes firmy, wykorzystywać zdobytych podczas zatrudnienia doświadczeń i informacji. W razie złamania zakazu powinien się zobowiązać do wypłacenia spółce odszkodowania. - Jego wysokość jest kwestią do uzgodnienia, powinna zależeć do pensji i wartości ewentualnych strat, które firma może ponieść na skutek takiej działalności - radzi Rozwadowski.

Jednak w praktyce tego rodzaju regulację na ogół dość trudno zamieścić w umowie. Wiąże ona bowiem jedną ze stron stosunku pracy w czasie, którego nie poświęca ona na wykonywanie obowiązków służbowych na rzecz drugiej. Dlatego umowa może, chociaż nie musi, zawierać klauzulę dotyczącą wypłaty - podczas okresu, jakiego dotyczy (zazwyczaj jest to pół roku) - odszkodowania, które przynajmniej w części pokryje straty pracownika spowodowane rezygnacją z wykonywania zawodowych obowiązków na rzecz innych, działających na tym samym rynku, podmiotów. Świadczenie tego rodzaju może być spełniane zarówno jednorazowo, jak i w płatnych miesięcznie ratach (rozwiązanie częściej spotykane). W pierwszym przypadku nie ma znaczenia, czy wypłata odbywa się na początku, czy końcu okresu obowiązywania zakazu. - Raty są natomiast bardziej dyscyplinujące, bo w razie złamania umowy firma może wstrzymać płatności, których wymagalność przypada po dacie naruszenia zakazu - zauważa Anna Lubelska, specjalistka ds. pracowniczych.

Dobrze w takiej sytuacji, jak radzą specjaliści, w klauzuli umieścić zapis zobowiązujący pracownika do składania przed terminem płatności każdej raty pisemnego oświadczenia o aktualnym miejscu zatrudnienia. Umożliwi to bieżące monitorowanie realizacji umowy.

Wysokość odszkodowania

O wysokości odszkodowania strony decydują w umowie, ale przepis art. 101² par. 3 kodeksu pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94) ogranicza ich swobodę w tym zakresie, określając minimalną wysokość odszkodowania. Nie może ono być niższe od 25 proc. otrzymanego przed ustaniem stosunku pracy wynagrodzenia. Jeśli zatrudnienie trwało krócej niż okres obowiązywania klauzuli, to podstawą ustalenia odszkodowania może być wynagrodzenie za pracę, które powód otrzymałby w okresie trwania umowy o pracę odpowiadającym umówionemu okresowi obowiązywania zakazu konkurencji (taką wykładnię przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2008 r., sygn. akt I PK 161/07). - Wysokość rekompensaty strony mogą określić na wyższym poziomie niż minimalny, ale takie rozwiązane w praktyce stosowane jest rzadko - tłumaczy Anna Lubelska.

Obowiązek wypłaty ma przy tym charakter bezwzględny i powstaje nawet wtedy, gdy strony nie przewidziały go w klauzuli o zakazie konkurencji lub też zawarły umowę zwalniającą pracodawcę z tego obowiązku. Zapis, w którym nie określono wysokości odszkodowania lub zawarto postanowienia o wyłączeniu prawa pracownika do świadczenia, nie jest jednak nieważna. Pracownika zakaz konkurencji obowiązuje, a klauzula nieodpłatności automatycznie jest zastępowana, jak określił Sąd Najwyższy w wyroku z 17 grudnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 742/00), przez obowiązek wypłaty minimalnego odszkodowania.

W praktyce kwoty te nie muszą być wysokie. Podstawę obliczenia rekompensaty stanowią, analogicznie jak w przypadku obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, stałe składniki wynagrodzenia. Większość gratyfikacji pracowników branży eventowej pochodzi z wypłacanych po zakończeniu wydarzenia jednorazowych premii i nagród. Ponieważ przeciętny pracownik jest w stanie zorganizować zaledwie kilka takich wydarzeń w ciągu roku, ocenia się, że duże agencje na premie i nagrody przeznaczają nawet 50-60 proc. przychodów. Nie wchodzą one jednak do zasadniczego wynagrodzenia zatrudnionego. Wypłacana co miesiąc zasadnicza pensja związanej z firmą umową o pracę osoby jest z reguły bliska najniższemu, dozwolonemu przez prawo poziomowi wynagrodzenia (od stycznia 2013 roku - 1600 zł). - Dlatego przeznaczony na odszkodowania fundusz nie musi być wysoki - potwierdza Karol Rozwadowski. - W praktyce są to kwoty rzędu kilkuset złotych miesięcznie.

Wzór

zawarta w dniu .................. między (imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy), zwanym dalej Pracodawcą, a (imię i nazwisko pracownika oraz miejsce zamieszkania), zwanym dalej Pracownikiem.

1. Pracownik zobowiązuje się w okresie ........................... nie prowadzić działalności konkurencyjnej w stosunku do działalności prowadzonej przez pracodawcę.

2. Za działalność konkurencyjną uważa się:

- prowadzenie przedsiębiorstwa konkurencyjnego we własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej;

- pozostawanie w stosunku pracy w spółce prowadzącej zbliżoną działalność;

- występowanie w charakterze agenta, pełnomocnika lub prokurenta podmiotów konkurencyjnych;

- (inne).

3. Pracownik zobowiązuje się w okresie ......................... nie świadczyć pracy na podstawie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, umowy-zlecenia, umowy o dzieło lub na jakiejkolwiek innej podstawie na rzecz jakiegokolwiek podmiotu prowadzącego działalność konkurencyjną wobec Pracodawcy.

1. Pracownik zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności i poufnych informacji, o których dowiedział się w związku z wykonywaną przez niego pracą, a których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę.

2. W szczególności Pracownik zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji dotyczących stosowanych przez Pracodawcę technologii, systemu produkcji, zasad organizacji pracy, sposobu prowadzenia działalności handlowej oraz danych dotyczących jego kontrahentów.

W razie naruszenia przez Pracownika zakazu konkurencji, o którym mowa w niniejszej umowie, Pracodawca może dochodzić naprawienia poniesionej szkody na zasadach określonych w kodeksie pracy.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swojej ważności zachowania pod rygorem nieważności formy pisemnej.

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

..................................................... .....................................................

(data i podpis pracodawcy (data i podpis pracownika) lub osoby go reprezentującej)

Aleksandra Puch

dgp@infor.pl

OPINIA EKSPERTA

Scenariusz imprezy podlega ochronie

@RY1@i02/2013/146/i02.2013.146.215000600.802.jpg@RY2@

Jacek Ebert, współwłaściciel agencji Kot Bury

Sporym problemem branży eventowej jest kradzież przez mniejsze agencje przygotowanych przez większe podmioty scenariuszy wydarzeń. Zdarza się, że szczególnie nowe, szukające dopiero swojego miejsca na rynku firmy oferują przygotowanie imprezy według wypracowanego wcześniej i gdzie indziej know-how.

Prace nad profesjonalnym scenariuszem wydarzenia trwają nierzadko miesiącami. Trzeba zadbać o logistykę, wyżywienie, atrakcje dodatkowe, co oznacza skupienie się na wielu, często niedających się w prosty sposób pogodzić drobiazgach. Wyobrażenie, że organizacja profesjonalnego eventu polega na zarezerwowaniu miejsca w hotelu, ewentualnie sali konferencyjnej i cateringu, świadczy o braku znajomości branży. Z powodu kradzieży firma, która jest właścicielem pomysłu wydarzenia eventowego, ponosi niemałe straty.

Scenariusz imprezy jednak, jak każdy przejaw działalności twórczej, podlega ochronie. Jak precyzuje ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631) warunkiem objęcia ochroną jest "wyrażenie" (niezależnie od sposobu) pomysłu. Najprostszym sposobem objęcia scenariusza ochroną jest zatem spisanie go w formie konspektu lub briefu, a następnie wysłanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres własny lub agencji, która zatrudnia organizatora i ewentualnie nabyła prawa do przygotowywanego w ramach stosunku pracy eventu. Lepiej, gdy na kopercie, w miejscu zaklejenia, znajdzie się potwierdzająca prawidłowe zamknięcie pieczątka. W przypadku sporu sądowego tak zaadresowana i przesłana (nienaruszona) koperta z dużym prawdopodobieństwem zostanie przez sąd uznana za potwierdzający posiadanie prawa autorskiego dowód, o ile, rzecz jasna, po otwarciu znajdować się w niej będzie będący przedmiotem sporu konspekt lub brief scenariusza. Nie można bowiem stworzyć utworu, umieścić go w kopercie i wysłać po fakcie ujawienia wątpliwości dotyczących posiadania prawa autorskiego na przykład ze strony firmy konkurencyjnej. Podrobienie datownika pocztowego można sobie oczywiście wyobrazić. Ale w praktyce jest to trudne, a posługiwanie się sfałszowanym dowodem w celu kradzieży prawa autorskiego może być zagrożone już znacznie poważniejszą, przewidzianą w kodeksie karnym, sankcją.