Zmniejszenie zatrudnienia czasem oznacza kres obowiązywania przepisów wewnątrzzakładowych

Prawo pracy to nie tylko kodeks i ustawy. Niebagatelne znaczenie mają również akty wewnątrzzakładowe. Należą do nich przede wszystkim układy zbiorowe oraz regulaminy pracy i wynagradzania. Zgodnie z art. 77² par. 1 k.p. obowiązek wprowadzenia w zakładzie regulaminu wynagradzania spoczywa na pracodawcach, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Mniejsi przedsiębiorcy mogą również wprowadzić u siebie taki dokument, lecz jest to ich wybór, a nie obowiązek. W firmach, gdzie zatrudnionych jest mniej niż 20 osób, warunki wynagradzania co do zasady są określane indywidualnie, bezpośrednio w umowach o pracę.

Zdarza się jednak, że u pracodawcy, który miał więcej niż 20 podwładnych i u którego obowiązuje regulamin wynagradzania, nastąpiła redukcja zatrudnienia. Spadek liczebności załogi powoduje, że na szefie nie spoczywa już obowiązek ustalenia zasad wynagradzania w regulaminie. Czy oznacza to jednak, że może on uchylić obowiązujący już u niego dokument?

Kodeks milczy

Kodeks pracy określa jedynie sposób ustalenia regulaminu wynagradzania. Nie wypowiada się jednak na temat możliwości jego uchylenia. Przepis art. 77² par. 3 k.p. reguluje wyłącznie sytuację, gdy regulamin przestaje obowiązywać w związku z objęciem pracowników układem zbiorowym. Uważamy, że brak przepisu, który wprowadzałby możliwość uchylenia regulaminu, nie oznacza, że jest to niedopuszczalne. Kodeks mówi jedynie o obowiązku, który spoczywa na pracodawcach z załogą liczącą co najmniej 20 pracowników. Wtedy szef nie ma wyboru, regulamin musi być. W sytuacji gdy liczba zatrudnionych spadła poniżej 20 osób, obowiązek zostaje zniesiony. Istniejący dotychczas regulamin oczywiście nadal obowiązuje, ale jego brak nie stanowiłby naruszenia przepisów. Z tego względu należy przyjąć, że pracodawca może go uchylić.

Sam czy w związku

Kodeks pracy nie zawiera żadnych wskazówek co do trybu, w jakim takie uchylenie miałby się odbyć. Konieczne jest więc przyjrzenie się zasadom dotyczącym ustalania regulaminów i następnie ich analogiczne zastosowanie do uchylenia. Sposób wprowadzania regulaminu zależy przede wszystkim od tego, czy w zakładzie działają związki. Jeżeli zakład jest od nich wolny, regulamin ustala jednostronnie pracodawca i następnie ogłasza go załodze. Jeżeli jednak w firmie działają organizacje związkowe, zarządzający musi uzgodnić z nimi treść regulaminu. Sam, bez udziału, a tak naprawdę bez zgody związków, regulaminu nie ustali. Powyższe zasady powinniśmy stosować analogicznie do uchylenia obowiązującego regulaminu. Tak więc pracodawca, u którego w firmie nie działają związki, może anulować regulamin swoim jednostronnym oświadczeniem. Powinno być ono ogłoszone załodze w sposób przyjęty w zakładzie, np. na tablicy ogłoszeń czy za pośrednictwem e-maila. Uchylenie wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od jego ogłoszenia.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja pracodawcy, który w zakładzie boryka się z organizacjami związkowymi. Anulowanie regulaminu musi być z nimi uzgodnione. Mając na uwadze, że regulamin zazwyczaj zawiera postanowienia korzystne dla pracowników, np. premie, zgoda związków na jego zniesienie jest mało prawdopodobna. Taki pracodawca będzie miał wtedy związane ręce. Pomimo spadku zatrudnienia poniżej 20 osób nie pozbędzie się regulaminu.

Uchylenie nie wystarczy

Aby sytuacja płacowa w firmie uległa zmianie, samo anulowanie regulaminu wynagradzania w sposób opisany powyżej nie jest wystarczające. Trzeba pamiętać o niezwykle ważnej kwestii. Postanowienia regulaminu wynagrodzenia wchodzą do indywidualnych warunków zatrudnienia podwładnych. Oznacza to, że pomimo formalnego anulowania regulaminu zawarte w nim reguły płacowe pozostają w mocy, tak jakby były wpisane do umowy każdego z pracowników, do których miały zastosowanie. Konieczne są więc dalsze działania, a mianowicie zmiana indywidualnych warunków zatrudnienia. Najlepszym sposobem modyfikacji jest podpisanie z każdym członkiem załogi porozumienia o zmianie warunków zatrudnienia. Taki aneks powinien jasno określać, że przestają obowiązywać ponadustawowe gwarancje wynikające z uchylonego regulaminu, a więc np. dodatkowe premie, nagrody jubileuszowe itd. W przypadku pracowników, którzy odmówili zawarcia porozumienia, konieczne będzie wręczenie wypowiedzeń zmieniających warunki zatrudnienia. Trzeba jednak pamiętać, że pracownik może odmówić przyjęcia zaproponowanych w wypowiedzeniu nowych warunków. W takiej sytuacji jego stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia.

Nie decyduje nazwa dokumentu

Na marginesie należy zaznaczyć, że o tym, czy mamy do czynienia z regulaminem wynagradzania, nie decyduje nazwa dokumentu. Jego elementem będzie każdy obowiązujący w firmie dokument, który określa zasady płacowe, choćby jego nazwa była zupełnie inna. Do wszelkich polityk bonusowych czy zasad prowizyjnych, ze względu na ich treść, mają zastosowanie wszystkie reguły dotyczące ustalania, zmiany i uchylania właściwe dla regulaminu.

Stanowisko urzędu

@RY1@i02/2013/113/i02.2013.113.217001000.804.jpg@RY2@

Obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania spoczywa na pracodawcy zatrudniającym co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę (art. 77² par. 1 i 3 kodeksu pracy). Jeżeli u konkretnego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników został ustalony regulamin wynagradzania, a następnie w trakcie jego obowiązywania liczba zatrudnionych pracowników spadła poniżej 20, to taki pracodawca nie jest już prawnie zobligowany do ustalenia (utrzymywania w mocy istniejącego) regulaminu wynagradzania. W takiej sytuacji - pomimo, że przepisy kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem MPiPS, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. Niezależnie od powyższego w każdym przypadku, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania regulaminu wynagradzania lub części jego postanowień na okres nieprzekraczający 3 lat, w trybie i na zasadach określonych w art. 91 k.p.

@RY1@i02/2013/113/i02.2013.113.217001000.805.jpg@RY2@

dr Patrycja Zawirska radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

dr Patrycja Zawirska

radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

@RY1@i02/2013/113/i02.2013.113.217001000.806.jpg@RY2@

Krzysztof Gąsior prawnik w K&L Gates Jamka sp.k.

Krzysztof Gąsior

prawnik w K&L Gates Jamka sp.k.

Podstawa prawna

Art. 77² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).