Rozliczanie delegacji po zmianie przepisów wciąż z kłopotami

Delegacje na przełomie lutego i marca 2013 r.

Nowe rozporządzenie weszło w życie z końcem lutego (tuż po godzinie 24.00, która zakończyła 28 lutego 2013 r.). U wielu pracowników oznaczało to zmianę przepisów w trakcie trwania podróży, i to zmianę bardzo istotną, bo w jej wyniku zmieniły się przysługujące im kwoty.

Wato zaznaczyć, że doba podróży służbowej to nie doba kalendarzowa, tylko kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia podróży (ewentualnie kolejne 24 godziny po zakończeniu doby podróży służbowej). W efekcie - przy braku zapisów prawnych - najbezpieczniej byłoby rozliczyć podróż w sposób następujący (na przykładzie podróży krajowej):

1) doby podróży kończące się do 28 lutego należy rozliczyć według stawki 23 zł,

2) doby podróży rozpoczynające się od 1 marca należy rozliczyć według stawki 30 zł,

3) dobę podróży z 28 lutego na 1 marca należy rozliczyć proporcjonalnie, czyli od momentu rozpoczęcia doby do godziny 24.00 proporcjonalnie należy zastosować stawkę 23 zł, a od godziny 0.00 do momentu zakończenia doby podróży (zakończenia podróży), proporcjonalnie zastosować stawkę 30 zł.

Ryczałt za dojazdy można ustalić, mnożąc kwotę diety przez 20 proc. (także tej obliczonej proporcjonalnie).

W przypadku ryczałtów za nocleg, uznając, że godzina 24.00 to północ (połowa nocy), zasadne wydaje się rozliczenie pół na pół, czyli:

1/2 x 34,50 zł (ryczałt do 28 lutego) + 1/2 x 45 zł (ryczałt od 1 marca).

W przypadku podróży zagranicznej dodatkowo może dojść problematyka zmiany waluty rozliczenia (przykładowo delegacja na Ukrainę do końca lutego była rozliczana w dolarach, a od początku marca w euro).

Diety krajowe z tytułu zapewnionych posiłków

Zgodnie z par. 7 ust. 4 rozporządzenia kwotę diety krajowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25 proc. diety; obiad - 50 proc. diety; kolacja - 25 proc. diety.

W przypadku gdy pracownikowi przysługuje jedynie połowa diety, pojawiły się dwa stanowiska. Według jednego z nich powyższe procenty stosuje się do kwoty przysługującej pracownikowi, czyli np. w przypadku kolacji wyliczenie obniżenia powinno wyglądać następująco:

30 zł x 0,5 x 0,25 proc. = 3,75 zł

Według drugiej koncepcji zmniejszenie należy liczyć zawsze od kwoty diety, czyli np. w przypadku kolacji wyliczenie obniżenia powinno wyglądać następująco:

30 zł x 0,25 proc. - 7,50 zł

Zdaniem autora prawidłowe jest drugie stanowisko. Czym innym jest dieta (ta wynosi 30 zł), a czym innym należność z tytułu diet (ta może mieć różną wartość). Tymczasem wyraźnie wskazano, że pomniejszeń należy dokonywać o odpowiedni procent diety, a nie kwoty należności z tytułu diet. Tym samym za śniadanie i kolację odejmuje się 7,50 zł, a za obiad 15 zł.

Dokumentowanie kosztów podróży

Zgodnie z par. 3 ust. 1-2 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje przy tym zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez niego ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Zatem pracownik powinien udokumentować wydatek biletami lub fakturami i w myśl par. 5 ust. 2 rozporządzenia załączyć je do rozliczenia delegacji. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wtedy pracodawca będzie miał możliwość zwrotu kosztów według cennika (np. cennika PKP).

Warto podkreślić, że do końca lutego 2013 r. pracownik składał oświadczenie, jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe. Zamiana "uzyskania dokumentu" na "przedstawienie dokumentu" stanowi w gruncie rzeczy legalizację fikcyjnego gubienia biletów. Zazwyczaj bowiem pracownik biletu wcale nie gubi - brak dokumentu wynika z samowolnej zmiany środka transportu.

Nowy przepis niesie jedno dodatkowe ryzyko. Pracownicy mogą wybierać tańszy środek transportu niż określony przez pracodawcę i twierdzić, że zgubili bilet. Aby zabezpieczyć się przez nadużyciami z ich strony, najlepiej byłoby, żeby to pracodawca kupował bilety pracownikom (np. przez Internet).

Opłaty za autostradę i parking

Z par. 2 pkt 2 rozporządzenia wynika, że oprócz diet pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wydatki te zostały doprecyzowane w par. 4 ust. 2 rozporządzenia i obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe. Tym samym autostrada i parking definitywnie przestały być kosztami przejazdu, a zostały zaliczone do innych udokumentowanych wydatków.

Pracownikowi, który poniósł inne niezbędne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Okazuje się jednak, że resort finansów jest odporny na zmiany prawa. Ministerstwo Finansów wciąż uważa za aktualną interpretację MF z 8 kwietnia 2010 r. (sygn. DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579), zgodnie z którą autostrada i parking powinny być rozliczane w ramach kilometrówki.

Kurs zaliczki otrzymanej w walucie polskiej

Zgodnie z par. 20 ust. 1-2 rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za jego zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Wprowadzona zmiana jest oderwana od zasad wynikających z innych przepisów - art. 11a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 361 z późn. zm. oraz art. 12 ust. 2 i art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Wskazane przepisy mówią bowiem o stosowaniu kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień zdarzenia, a w rozporządzeniu mowa jest o kursie z dnia zdarzenia. Poza tym, jeżeli pracownik pójdzie do kantoru i kupi walutę potrzebną na wyjazd, to pracodawca nie może mu zwrócić wydatku po cenie stosowanej przez kantor, tylko po kursie NBP. Pracownik będzie zatem stratny i na przyszłość prawdopodobnie nie będzie miał ochoty samodzielnie kupować waluty.

Dodatkowo z par. 20 ust. 3 rozporządzenia wynika, że rozliczenie kosztów podróży zagranicznej dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Przy czym brak jest informacji, o jaki kurs średni chodzi (można założyć, że chodzi o kurs średni NBP, ale nie jest to zapisane). Poza tym rozliczenie nie zawsze polega na wypłacie, a więc nie wiadomo, czy należy brać kurs średni z dnia wypłaty waluty wymienialnej lub polskiej, czy też kurs średni z dnia zaliczki.

Powyższe powoduje, że najlepszym rozwiązaniem wydaje się być wyposażenie pracownika w kartę służbową, która nie może być utożsamiona z zaliczką. A skoro brak będzie zaliczki, to będzie można stosować zasady dotychczasowe, czyli korzystać z braku regulacji i wprowadzić przepisy wewnętrzne.

Kilka krajów docelowych

Od 1 marca można określić kilka krajów docelowych podróży służbowej. Nie wskazano jednak, jak rozliczać wtedy delegację. Brak regulacji powoduje, że możliwości jest kilka. W sferze budżetowej najlepiej gospodarne byłoby wprowadzenie zasady, że rozlicza się taką podróż według diety najniższej. W firmach prywatnych często wprowadza się zasadę, według której dietę oblicza się według kraju, gdzie jest najwyższa stawka (skoro mamy do czynienia ze świadczeniami wolnymi od podatku i składek to czemu nie korzystać). Niektórzy próbują rozliczać diety według rozporządzania, ale licząc co najmniej po 1/3 za każdy odwiedzony kraj, można osiągnąć w ciągu doby np. 1,5 diety, co nie wydaje się właściwe. Inni stosują rozliczenie proporcjonalne, to znaczy obliczają łączny czas pobytu za granicą i ustalają liczbę przysługujących diet, a następnie dokonują wyliczeń proporcjonalnych. Nie ma jednak na to żadnej podstawy prawnej, a ponadto wyliczenia są znacznie skomplikowane. W efekcie prościej jest zastosować jedną, wybraną dietę (np. najwyższą), niż rozliczać proporcjonalnie.

Jeżeli jest kilka krajów docelowych, nie ma problemu z noclegami - tu zawsze bierze się pod uwagę kraj, w którym pracownik nocuje. Przykładowo, jeżeli pracownik wykonuje pracę w Niemczech, ale nocuje w Czechach, to obowiązuje limit noclegowy czeski.

Warto przy tym zauważyć, iż podmioty spoza sektora publicznego mogą praktycznie dowolnie kształtować zasady rozliczania podróży służbowych - kwota diety (także przy podróżach zagranicznych) nie może być jednak niższa od 30 zł.