Kiedy i na jak długi okres pracownik może planować urlop

Czy plan upoważnia do skorzystania z wypoczynku

W firmie, w której zatrudniony jest pan Miłosz, ustalany jest plan urlopu. Jeden z kolegów w zaplanowanym kilka miesięcy temu okresie po prostu wyjechał na wypoczynek. Okazało się, że wyjazd ten był nie na rękę pracodawcy. Po powrocie z odpoczynku kolega miał kłopoty, których się nie spodziewał. Czy słusznie szef miał pretensje?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.813.jpg@RY2@

Plany urlopowe są sporządzane po to, by potrzeby wypoczynkowe pracowników zgrać z zapotrzebowaniem firmy na ich pracę. Najczęściej są one realizowane, ale zdarza się, że czasem z różnych powodów uzgodniony wcześniej termin urlopu koliduje z działalnością firmy, o czym pracownik nie musi wiedzieć. Dlatego zanim uda się na zaplanowany urlop, powinien uzyskać na to zgodę pracodawcy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r. W orzeczeniu tym SN stwierdził, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia wypoczynku w zaplanowanym terminie. Konieczne jeszcze jest dodatkowe wyrażenie na to zgody przez pracodawcę, np. poprzez wydanie karty urlopowej (sygn. akt I PRN 82/79).

Podstawa prawna

Art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Czy szef udzieli przyszłorocznego urlopu

Pani Magda dostała nagle propozycję wyjazdu do USA. By miał on sens, musi trwać co najmniej miesiąc. Tymczasem w czasie ferii zimowych pani Magda wyjechała z dziećmi na narty i zostało jej 16 dni bieżącego urlopu, nie ma też żadnych zaległości z lat poprzednich. Wpadła więc na pomysł, by namówić pracodawcę na udzielenie jej zaliczkowo urlopu z przyszłorocznej puli. Nie wie tylko, czy takie rozwiązanie jest możliwe. Czy przepisy prawa pracy dopuszczają taką sytuację?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.814.jpg@RY2@

Generalną zasadą jest, że szef udziela podwładnemu urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Oznacza to, że firma nie może przyznać pracownikowi urlopu zaliczkowo. Kodeks pracy przewiduje tylko jedną sytuację, gdy zatrudniony może zaliczkowo skorzystać z wypoczynku. Taki przywilej dotyczy pracownika młodocianego. Zgodnie z kodeksem pracy uczęszczającemu do szkoły należy się wolne w okresie ferii szkolnych. Przypomnijmy, że nabywa on prawo do urlopu w wymiarze 22 dni roboczych z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy. Młodocianemu, któremu nie należy się wolne, np. ze względu na krótki staż, pracodawca może na wniosek samego zainteresowanego udzielić zaliczkowo urlopu w okresie ferii szkolnych. W stosunku do dorosłych pracowników ustawodawca nie przewidział możliwości wybrania urlopu z kolejnego roku. Gdyby pracodawca zgodził się na taki krok, to ryzykowałby: po pierwsze tym, że niezależnie od umowy z pracownikiem ten od nowego roku i tak prawo do pełnej puli wypoczynku wynikającej z jego stażu pracy, po drugie takie działanie zostałoby uznane za wykroczenie.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może iść pracownikowi na rękę. Może udzielić mu urlopu w wyższym wymiarze niż wynika to z ustawy, i w takim przypadku będzie on traktowany jako urlop dodatkowy, stanowiący korzystniejsze dla pracownika rozwiązanie niż przewidziane w kodeksie pracy.

Oczywiście brakujące dni wolnego można pokryć także urlopem bezpłatnym, którego wymiar nie jest limitowany i może być przez strony dowolnie uzgodniony.

Podstawa prawna

Art. 161, 205 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Czy można się zrzec wolnego na rzecz innego pracownika

Pracownik ma kilkadziesiąt dni zaległego urlopu. Nie ma szans wykorzystać wolnych dni i chciałby zamienić choć część na ekwiwalent pieniężny albo odstąpić je za opłatą kolegom. Czy jest taka możliwość?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.815.jpg@RY2@

Przepisy wyraźnie określają okoliczności, w których pracodawca może wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Robi to jedynie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zatrudniający nie musi wypłacać ekwiwalentu, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Przepisy nie dopuszczają również, aby w zakładowych przepisach, np. układzie zbiorowym czy regulaminie pracy, były określone jakieś inne okoliczności upoważniające pracownika do ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne. Zaległy urlop nie może być zamieniony w ekwiwalent lub inne świadczenie, nawet jeśli pracownik wyraża na to zgodę. Nie ma też możliwości oddania czy odsprzedania nadwyżki urlopu koledze.

Pewnym wyjściem z sytuacji mogłoby być skorzystanie z urlopu i podpisanie z pracodawcą na ten czas umowy cywilnoprawnej. Wówczas pracownik otrzyma wynagrodzenie za czas wypoczynku i zarobi z tytułu umowy cywilnoprawnej. Jednak takie rozwiązanie może być trudne do wdrożenia. Po pierwsze wymaga współpracy i zgody pracodawcy. Po drugie taki kontrakt musiałby obejmować inny zakres obowiązków niż ten wynikający z umowy o pracę.

Podstawa prawna

Art. 152 i art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Czy firma nie musi planować odpoczynku

Panu Michałowi zależy na konkretnym terminie urlopu. Planuje wyjechać za granicę z grupą znajomych i musi dokonać rezerwacji. Gdy poszedł do szefa, by zarezerwować termin, okazało się, że firma nie prowadzi planów urlopowych. Czy pracodawca może ich nie tworzyć?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.816.jpg@RY2@

Przepisy nie zobowiązują wszystkich pracodawców do prowadzenia planów urlopów. Nie muszą ich w ogóle prowadzić te firmy, u których nie działa związek zawodowy. Tam, gdzie on funkcjonuje, pracodawca nie przygotowuje takich planów, pod warunkiem że związki wyrażą na to zgodę. W takim przypadku pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przedsiębiorca powinien brać pod uwagę wnioski pracowników co do terminów i długości wypoczynku i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy i funkcjonowania firmy. Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od tego, czy pracodawca sporządza plan urlopowy, czy ustala terminy wypoczynku w trybie indywidualnym, sugestie zatrudnionych co do terminu wykorzystania czasu wolnego nie są dla pracodawcy wiążące.

Podstawa prawna

Art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Czy odpoczynek musi być wykorzystany w częściach

Dotychczas podwładny wykorzystał dwa tygodnie urlopu. W tym sezonie planuje jednak aż miesiąc wolnego. Z tego, co się dowiedział od kolegów, nie ma szans na tak długi wypoczynek, bo firma nie może sobie na to pozwolić. Czy pracodawca może dowolnie ograniczać okres odpoczynku?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.817.jpg@RY2@

Celem urlopu jest wypoczynek i regeneracja siła pracownika. Optymalnym rozwiązaniem jest to, żeby zatrudniony wykorzystał w jednej części cały należny mu czas urlopu. Wiadomo jednak, że praktyka i życie codzienne zmuszają pracowników do dzielenia dni wolnych. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Tak więc podwładny pracujący od poniedziałku do piątku, by spełnić oczekiwania ustawodawcy, musi wypisać urlop na 10 dni roboczych, bo do okresu wypoczynku wliczane są także soboty i niedziele. Pozostały urlop może być już wykorzystany w sposób dowolny w zależności od potrzeb wnioskującego. Zrozumiałe jest, że w okresie wakacyjnym trudno funkcjonować pracodawcy, który pozwoliłby wszystkim zatrudnionym na bardzo długie urlopy. Jednak poza sezonem letnim pracodawca nie będzie robił przeszkód w wykorzystaniu nawet kilkutygodniowego wypoczynku.

Podstawa prawna

Art. 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Czy wniosek o zmianę daty musi być uwzględniony

Pracownik zaplanował urlop na początku roku. Okazało się jednak, że znajomi, z którymi miał jechać na wakacje, proponują inny termin niż pierwotnie ustalony. Czy pracodawca ma obowiązek przesunąć datę zaplanowanego urlopu na wniosek podwładnego?

@RY1@i02/2014/118/i02.2014.118.183001100.818.jpg@RY2@

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika, pod warunkiem że jest to umotywowane ważnymi przyczynami. Ustawodawca nie określił jednak ich katalogu. Z perspektywy pracownika uzasadnieniem wniosku o przesunięcie urlopu mogą być np. odmowa udzielenia wolnego współmałżonkowi, odwołanie czy zmiana terminu wycieczki itp. Decyzja w sprawie przesunięcia terminu wypoczynku należy do pracodawcy. Dlatego pracownik we własnym interesie powinien użyć takich argumentów, które przekonają przełożonego do konieczności przełożenia mu urlopu. Oczywiście szef będzie musiał również rozważyć, czy przesunięcie wypoczynku na inny termin pozwoli na normalny tok pracy w zakładzie. W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika może on skierować do sądu pracy roszczenie o udzielenie urlopu w innym terminie.

Warto pamiętać, że pracodawca może nie dopuścić pracownika do pracy w terminie określonym w planie urlopów. Jeżeli jednak podwładny stawi się w tym czasie w pracy i pracodawca zgodzi się na wykonywanie przez niego obowiązków służbowych, to w takim przypadku powinien udzielić mu urlopu w innym terminie.

Podstawa prawna

Art. 164 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr, 21 poz. 94 ze zm.).

Tomasz Zalewski

 tomasz.zalewski@infor.pl