O czym pamiętać, tworząc regulamin pracy

Wprowadzenie regulaminu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników (art. 104-104³ kodeksu pracy; dalej: k.p.). Procedura wdrażania tego aktu wewnątrzzakładowego jest inna, gdy w zakładzie są związki zawodowe, i inna, gdy tych organizacji brak. Różnice przedstawiono w ramce. Jednak nie tylko sam tryb jest istotny przy wdrażaniu tego regulaminu. Równie istotna jest jego treść. Błędne postanowienia regulaminu mogą prowadzić do popełnienia przez pracodawcę wykroczeń przeciwko prawom pracownika, co wiąże się z odpowiedzialnością na zasadach określonych w art. 281-283 k.p. Poniżej przedstawiamy przykładowy, prawidłowo skonstruowany regulamin pracy i wskazujemy zapisy, które w praktyce przysparzają pracodawcom najwięcej wątpliwości.

Systemy...

Regulacje dotyczące czasu pracy są jednym z najistotniejszych elementów regulaminu pracy i w praktyce ich ustalenie powoduje zwykle najwięcej problemów.

Najprostszą sytuacją jest, gdy wszyscy pracownicy są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy. Wówczas wystarczy zawarcie w regulaminie pracy takiego stwierdzenia. Jeżeli jednak ze względu na określone potrzeby biznesowe i organizacyjne pracodawca zamierza wprowadzić w zakładzie pracy również inne systemy czasu pracy, postanowienia o wprowadzeniu tych systemów również powinny się znaleźć w regulaminie pracy. Nie jest przy tym wystarczające stwierdzenie, że wprowadza się określony system czasu pracy. Należy wyraźnie wskazać, na jakich stanowiskach praca będzie wykonywana w określonym systemie czasu pracy. Może to zostać określone poprzez wskazanie konkretnych działów czy jednostek organizacyjnych zakładu pracy lub poprzez wymienienie konkretnych stanowisk pracy. Powinno z tego wyraźnie wynikać, którzy pracownicy pracują w jakim systemie. Nie jest jednak właściwą praktyką wprowadzanie określonych systemów czasu pracy wyłącznie w umowach o pracę zawieranych z pracownikami.

...i rozkłady

Obok systemów czasu pracy konieczne jest uregulowanie w regulaminie pracy rozkładów czasu pracy. Chodzi tutaj o ogólne określenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy na poszczególnych stanowiskach pracy (w odróżnieniu od harmonogramów czasu pracy, czyli indywidualnych grafików). Rozkłady czasu pracy powinny zostać uregulowane odrębnie dla każdego systemu czasu pracy oraz odrębnie dla poszczególnych kategorii pracowników, jeżeli są one różne. Jeżeli pracownicy świadczą pracę w systemie zmianowym, należy również określić, których stanowisk pracy to dotyczy, oraz uregulować wyraźnie godziny rozpoczynania i kończenia pracy na poszczególnych zmianach.

Wyjątkiem są rozkłady czasu pracy ustalane z wykorzystaniem mechanizmów ruchomego czasu pracy (art. 140¹ k.p.). Pracodawca może bowiem ustalać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach lub ustalić określony przedział czasu, w ramach którego pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia (i odpowiednio zakończenia) pracy. Rozkłady takie mogą być wprowadzane w układzie zbiorowym pracy lub na mocy porozumienia zawieranego ze związkami zawodowymi, a jeżeli w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa - na mocy porozumienia zawieranego z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Niezależnie od tego mogą one zostać wprowadzone również na wniosek pracownika.

Przepisy nie rozstrzygają czy w przypadku wprowadzenia takich rozkładów na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, dla ich obowiązywania konieczne jest zawarcie stosownych postanowień również w regulaminie pracy. Zgodnie z dominującym poglądem wprowadzanie takich postanowień do regulaminu nie jest wymagane. Jest to zatem wyjątek od zasady, że regulacje dotyczące rozkładów czasu pracy powinny się znaleźć w regulaminie pracy. Niezależnie od tego warto jednak zawrzeć w regulaminie pracy stosowne postanowienia, z odwołaniem się do treści zawartego porozumienia - wyłącznie dla celów informacyjnych oraz dla zapewnienia większej przejrzystości regulacji.

Długość okresu rozliczeniowego

Regulamin pracy powinien także określać długość okresów rozliczeniowych przyjętych w ramach poszczególnych systemów czasu pracy. Również w tym przypadku wyjątkiem są wydłużone okresy rozliczeniowe (maksymalnie do 12 miesięcy) wprowadzane na mocy znowelizowanych przepisów o czasie pracy. Okresy takie mogą być wprowadzane w trybie analogicznym jak mechanizmy ruchomego czasu pracy - w układzie zbiorowym pracy, na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi lub na mocy porozumienia z przedstawicielami pracowników. Również w tym przypadku należy uznać, że dla obowiązywania wydłużonych okresów rozliczeniowych, wprowadzonych w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, nie jest wymagane zawarcie odpowiednich postanowień w tym zakresie w regulaminie pracy. Można jednak wprowadzić takie postanowienia do regulaminu w celach informacyjnych.

Potwierdzanie obecności

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy i ma bardzo istotne znaczenie praktyczne. W szczególności, w przypadku sporu sądowego z pracownikiem (np. o zapłatę wynagrodzenia z tytułu pracy w nadgodzinach). Jeżeli pracodawca prowadzi rzetelną ewidencję, ma znacznie większe szanse na obronę swojego stanowiska. W przypadku natomiast braku takiej ewidencji ciąży na nim obowiązek wykazania, w jakich godzinach pracownik faktycznie wykonywał pracę. Pracodawca będzie musiał dowodzić swoich racji przy wykorzystaniu innych dostępnych środków dowodowych, co w praktyce jest niezwykle trudne, a często w ogóle niemożliwe. Dlatego tak ważne jest, aby wprowadzić w zakładzie pracy przejrzysty system potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy.

W praktyce może to być dokonywane przy wykorzystaniu systemów elektronicznych (poprzez odbijanie przez pracowników karty elektronicznej w każdym przypadku wchodzenia lub opuszczania terenu zakładu pracy) lub poprzez podpisywanie listy obecności. W przypadku stosowania tradycyjnej listy obecności należy jednak wyraźnie zaznaczać na niej godziny pracy pracownika (z wyjątkiem pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, gdzie nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy).

Powyższe wiąże się również z zagadnieniem pracy w nadgodzinach. Zwykle w regulaminach pracy zawiera się postanowienie, zgodnie z którym praca w nadgodzinach może być wykonywana wyłącznie na wyraźne (pisemne) polecenie pracodawcy. Niemniej jednak w każdym przypadku, gdy pracownik świadczy pracę poza normalnymi godzinami pracy, a wynika to z potrzeb pracodawcy i pracodawca ma tego świadomość, praca taka jest uznawana przez sądy za pracę w nadgodzinach. Nie ma przy tym znaczenia, czy odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy, czy bez takiego polecenia. Dlatego ważne jest, aby w każdym takim przypadku należycie ewidencjonować godziny pracy pracownika, wyraźnie zaznaczając liczbę faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych.

Prace wzbronione

Pracodawca powinien określić w regulaminie pracy wykaz prac wzbronionych kobietom i pracownikom młodocianym oraz wykaz prac dozwolonych pracownikom młodocianym. W praktyce może to zostać dokonane w formie załącznika do regulaminu pracy poprzez zawarcie w nim wyciągu z odpowiednich przepisów (wykaz prac wzbronionych kobietom określa rozporządzenie Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu pracy szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. z poz. 114, nr 545 ze zm.); wykaz prac wzbronionych młodocianym zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz.U. nr 200, poz. 2047 ze zm.).

Jeżeli w momencie ustalania regulaminu pracy pracodawca nie zatrudnia pracowników młodocianych, wystarczające jest zawarcie w regulaminie pracy postanowienia stwierdzającego ten fakt, ze wskazaniem że pracodawca ustali odpowiednie wykazy prac dozwolonych i wzbronionych młodocianym, dopiero w przypadku zatrudnienia takich osób.

Polityka antymobbingowa

Warto zwrócić uwagę na kwestię przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w zakładzie pracy. Jest to obowiązek ciążący na pracodawcy i będzie on pociągany do odpowiedzialności w przypadku wystąpienia w zakładzie pracy tego rodzaju zjawisk. Jeżeli jednak będzie w stanie wykazać, że podjął realne działania mające na celu zapobieganie i przeciwdziałanie tego rodzaju zjawiskom, to będzie mógł ograniczyć lub nawet wyłączyć swoją odpowiedzialność w tym zakresie.

Jedną z form tego rodzaju działań zapobiegawczych jest wprowadzenie w zakładzie pracy procedury antymobbingowej, określającej zasady zapobiegania i przeciwdziałania zjawiskom mobbingu (i dyskryminacji). Procedury takie są często wprowadzane jako część regulaminu pracy, choć mogą być również ustalane w formie odrębnych aktów wewnątrzzakładowych.

Podsumowanie

Nie rekomendujemy zawierania w regulaminie pracy postanowień, które stanowiłyby powtórzenie obowiązujących przepisów (przynajmniej w zakresie, w jakim nie jest to konieczne). Jest to niewłaściwa praktyka, często jednak stosowana przez pracodawców. Celem regulaminu pracy jest doprecyzowanie przepisów powszechnie obowiązujących. Powtarzanie w regulaminie treści tych przepisów powoduje jego nadmierne rozrastanie się. Zmniejsza to czytelność regulacji, a ponadto skutkuje koniecznością dokonywania zmian w regulaminie w każdym przypadku zmiany przepisów. Przykładowo, zgodnie z art. 104¹ par. 2 k.p., regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach porządkowych stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. Rekomendujemy ograniczenie treści tego postanowienia wyłącznie do wskazania, że pracodawca może stosować kary porządkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz zawarcie odesłania do tych przepisów.

Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby zawierać w regulaminie pracy również inne postanowienia aniżeli te zawarte w publikowanym przykładzie, o ile dotyczą one organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników. W szczególności mogą to być postanowienia dotyczące monitorowania pracowników, ochrony danych osobowych czy ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy i innych informacji niejawnych.

Szczególnie często stosowane są przez pracodawców regulacje dotyczące monitorowania pracowników. Jest to dopuszczalne, jednak pod warunkiem spełnienia wielu przesłanek. W szczególności musi istnieć usprawiedliwiony cel, dla którego jest ono dokonywane, podejmowane środki powinny być adekwatne do niego, a regulamin powinien wyraźnie określać zakres oraz rodzaj podejmowanych środków. Należy przy tym pamiętać o ochronie danych osobowych pracowników i prawie do prywatności

@RY1@i02/2014/050/i02.2014.050.21700060f.805.jpg@RY2@

Procedura wprowadzania

@RY1@i02/2014/050/i02.2014.050.21700060f.808.jpg@RY2@

Regulamin pracy*

Regulamin pracy*

Niniejszy regulamin pracy ("regulamin") określa porządek i organizację w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Pracodawca jest w szczególności zobowiązany: zaznajomić pracowników z zakresem obowiązków oraz ich podstawowymi prawami; informować pracowników o zasadach wynagradzania; kierować na badania lekarskie; zapewnić im bezpieczne i higieniczne warunki pracy; wpływać na kształtowanie zasad współżycia społecznego (...).	Warto uregulować to zagadnienie w regulaminie pracy, bo brak takich sformułowań zwiększa prawdopodobieństwo kłopotów pracodawcy przed sądem.
Pracownik jest obowiązany w szczególności: wykonywać pracę rzetelnie i efektywnie; wykonywać polecenia służbowe; przestrzegać ustalonego rozkładu czasu pracy; przestrzegać przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; podnosić kwalifikacje; dbać o interesy i dobro zakładu pracy; nie przebywać na terenie zakładu pracy pod wpływem alkoholu lub środków odurzających; wykorzystywać sprzęt służbowy wyłącznie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków (...).	Obowiązek zachowania w poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wynika z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Warto jednak zaakcentować ten obowiązek również w regulaminie pracy, w szczególności poprzez wskazanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy
Struktura organizacyjna zakładu pracy jest przedstawiona w załączniku 1 do regulaminu.
1. Czasem pracy jest czas faktycznego wykonywania pracy oraz czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy na terenie zakładu pracy lub w innym wyznaczonym miejscu. Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany na wykonywanie obowiązków służbowych.	Regulacje dotyczące czasu pracy są jednym z najistotniejszych elementów regulaminu. Obok systemów czasu pracy konieczne jest uregulowanie w regulaminie pracy rozkładów czasu pracy. Powinny one być uregulowane odrębnie dla każdego systemu czasu pracy oraz odrębnie dla poszczególnych kategorii pracowników, jeżeli są one różne. Wyjątek dotyczy ruchomego czasu pracy
Liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć 384 godzin w roku kalendarzowym, jeżeli pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, lub 376 godzin, jeżeli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu.
3. Pracownicy są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy. Ustala się następujący rozkład czasu pracy: (...).
Praca nocna obejmuje godziny między 22.00 a 6.00.
Wynagrodzenie wypłacane jest z dołu, najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, za który jest należne. Wynagrodzenie płatne jest na wskazany przez pracownika rachunek bankowy po otrzymaniu pisemnej zgody pracownika.
1. Pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy przez podpisanie listy obecności znajdującej się w recepcji, zaznaczając godzinę przybycia oraz wyjścia z pracy, lub poprzez odbicie osobistej karty na czytniku kart znajdującym się przy drzwiach wejściowych.	Ważne jest, aby wprowadzić w zakładzie pracy przejrzysty system potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy oraz należycie ewidencjonować godziny pracy pracownika, wyraźnie zaznaczając liczbę faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych
2. Opuszczanie przez pracowników miejsca pracy jest dozwolone wyłącznie za zgodą pracodawcy.
3. Pracownicy mogą przebywać na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy wyłącznie za zgodą pracodawcy.
Pracownicy są zobowiązani uzasadnić nieobecność w pracy zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz 281 ze zm.).
Pracodawca może stosować kary porządkowe zgodnie z przepisami kodeksu pracy.
w zakładzie pracy stanowi załącznik 2 do regulaminu.	Pracodawca powinien określić w regulaminie pracy wykaz prac wzbronionych kobietom i pracownikom młodocianym oraz wykaz prac dozwolonych pracownikom młodocianym. W praktyce może to zostać dokonane w formie załącznika do regulaminu pracy
zatrudnionym do celów innych niż przygotowanie zawodowe, wykaz prac wzbronionych młodocianym oraz wykaz prac dozwolonych młodocianym dla celów przygotowania zawodowego stanowią załącznik 3 do regulaminu.
1. Pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnianie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracownicy są natomiast zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej.
2. Pracodawca jest obowiązany w szczególności: informować pracowników o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisach o ochronie przeciwpożarowej; organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy; informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą; zapewnić odpowiednie szkolenie pracowników; kierować pracowników na odpowiednie badania lekarskie; podejmować wszelkie niezbędne działania w przypadku zaistnienia wypadku przy pracy.	Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeśli nie posiada on dostatecznej znajomości przepisów i zasad bhp. Mowa tutaj nie tylko o przepisach kodeksu pracy, ale także przepisach wewnątrzzakładowych
3. Palenie tytoniu dozwolone jest tylko w pomieszczeniach wyznaczonych przez pracodawcę.
1. Pracodawca zapewnia pracownikom narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy oraz stały dostęp do niezbędnych środków higieny osobistej.
2. W przypadku wystąpienia w zakładzie pracy czynników niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia pracowników pracodawca zapewnia pracownikom narażonym na działanie takich czynników środki ochrony indywidualnej.
3. W razie wprowadzenia w zakładzie pracy prac, które mogłyby powodować uszkodzenie lub znacznie zabrudzenie odzieży własnej pracowników, oraz jeżeli będzie to konieczne ze względu na wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca zapewnia pracownikom odzież i obuwie robocze.
1. Pracodawca udostępnia pracownikom przepisy prawne w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu. Przepisy te stanowią załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.
2. Procedura dotycząca przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w zatrudnieniu stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu.	Jedną z form działań zapobiegawczych mobbingowi jest wprowadzenie w zakładzie pracy procedur określających zasady zapobiegania i przeciwdziałania zjawiskom mobbingu (i dyskryminacji). Są one często wprowadzane jako część regulaminu pracy, choć mogą być również ustalane w formie odrębnych aktów wewnątrzzakładowych
Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy pracodawcy.
* Regulamin nie zawiera rozkładów czasu pracy oraz załączników

@RY1@i02/2014/050/i02.2014.050.21700060f.809.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/050/i02.2014.050.21700060f.810.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy