UODO przeciwny umieszczeniu nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo

W 2016 r. przestał istnieć odrębny rodzaj umowy o pracę, jaką była umowa na zastępstwo. Nie usunięto jej jednak zupełnie z przepisów kodeksu pracy, lecz stała się po prostu podtypem umowy na czas określony. Różnica w porównaniu do zwykłej takiej umowy polega na tym, że w treści umowy na zastępstwo konieczne jest zamieszczenie dodatkowego postanowienia, wynikającego z art. 29 par. 11 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Chodzi o określenie celu lub okoliczności uzasadniających dopuszczalny wyjątek od zasady 33 i 3 (tj. 33 miesiące i 3 umowy jako limity dla zatrudnienia terminowego). Powinno to nastąpić poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. W przypadku umowy na zastępstwo będzie to, zgodnie z art. 251 par. 4 k.p., zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Mając na uwadze powyższą treść przepisów prawa pracy, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stwierdziło, że nazwisko osoby zastępowanej z pewnością nie jest daną niezbędną dla ważności zawartej umowy. Jednak kwestia dopuszczalności podawania w takiej umowie nazwiska wykracza poza prawo pracy, które reguluje jedynie minimalną treść umowy o pracę.

Resort rodziny wskazał zarazem, że nazwisko zastępowanego pracownika to dana osobowa, a więc wpisanie go do umowy o pracę musi być poprzedzone analizą przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Wskazało w tym zakresie, że na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów generalny inspektor ochrony danych osobowych zezwalał na taką praktykę – choć warunkowo. Przyjmował bowiem z jednej strony, że ustawodawca pozostawił pracodawcom swobodę kształtowania treści umowy o pracę, z drugiej jednak w takich przypadkach uznawał za konieczne wykazanie niezbędności takiego działania. Resort rodziny wskazał jednak na konieczność ustalenia, czy poglądy prezentowane przez GIODO zostaną podtrzymane przez obecny urząd w zmienionym stanie prawnym, wynikającym z wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).