Pracodawca nie zawsze musi ewidencjonować czas pracy

Zasadniczo ewidencja czasu pracy prowadzona jest dla wszystkich pracowników. Kodeks pracy przewiduje jednak pewne wyjątki. Godzin pracy nie ewidencjonuje się w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe. Nieewidencjonowanie godzin pracy nie oznacza całkowitego zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nadal należy ewidencjonować urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W zadaniowym czasie pracy pracodawca nie określa godzin pracy, lecz zadania, jakie pracownik ma wykonać. Dokładny czas ich realizacji pozostawia się uznaniu pracownika. W rezultacie pracownik może elastycznie kształtować długość dnia pracy, a nawet liczbę dni pracy, czy też decydować o liczbie i czasie przerw od pracy.

Mimo że w systemie tym nie ewidencjonuje się godzin pracy, nadal należy respektować przepisy o pracy nadliczbowej. Dlatego pracownik może domagać się wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli udowodni, że powierzono mu zadania w takim wymiarze, że ich wykonanie w ramach ogólnych norm czasu pracy i przy normalnym natężeniu pracy nie było możliwe. Jeśli jednak praca w wymiarze przekraczającym normy czasu pracy spowodowana była mniejszą wydajnością pracy pracownika lub przeszkodami mającymi źródło po jego stronie, wynagrodzenie dodatkowe za nadgodziny nie będzie przysługiwać.

Godziny pracy osób zarządzających zakładem pracy również nie są ewidencjonowane. Tacy pracownicy nie mają prawa do oddzielnego wynagrodzenia za pracę świadczoną poza normalnym czasem pracy w razie konieczności. Prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych może im przysługiwać tylko wtedy, gdy udowodnią, że zostali obciążeni obowiązkami, których wykonanie nie było możliwe w normalnym czasie pracy.

Pracą w godzinach nadliczbowych nie będzie jednak praca świadczona przez kierownika wyodrębnionej jednostki poza wiedzą i wolą pracodawcy, czyli taka, której wymiar wynika wyłącznie z niewłaściwego, sprzecznego z oczekiwaniami pracodawcy organizowania (sobie i podwładnym) pracy przez tego kierownika.

W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy może być zastąpione ryczałtem. Stałe wykonywanie pracy poza zakładem pracy nie oznacza, że pracownik wykonuje tylko pracę tego rodzaju lub że musi ona być wykonywana w tych warunkach codziennie. Wystarczy, że są to powtarzające się zaplanowane okresy pracy poza zakładem. Istotne jest, że dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin jest wysoce utrudniona.

Wysokość wynagrodzenia ryczałtowego powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ryczałt nie może jednak zostać zaplanowany w wymiarze wyższym niż przeciętnie osiem godzin tygodniowo, co wynika z przeciętnej maksymalnej 48-godzinnej normy tygodniowej.

Także i w tym przypadku mają zastosowanie limity pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik wykonywał pracę w wymiarze wyższym niż było to przewidziane, przysługuje mu roszczenie o dopłatę do ustalonego ryczałtu. Dotyczy to przypadków, gdy rzeczywisty wymiar przepracowanych godzin nadliczbowych w istotny sposób odbiegał od wymiaru objętego ryczałtem. Z drugiej strony, faktyczne przepracowanie mniejszej liczby nadgodzin niż zaplanowana nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia ryczałtowego.