Jakie koszty ponosi pracodawca w związku z odwołaniem pracownika z urlopu

Uzyskanie zgody pracodawcy na urlop oraz wykupienie wczasów czy wycieczki wcale nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na wypoczynek lub też w całości go wykorzysta w ustalonym wcześniej terminie. Niekiedy w firmach powstają bowiem nieprzewidziane sytuacje wymagające obecności niektórych pracowników, w tym również tych którzy zamierzali skorzystać z urlopu lub już zdążyli wyjechać na wypoczynek. Pracodawcy mają wtedy prawo powiadomić pracowników, że nie będą mogli skorzystać z urlopu w ustalonym terminie, gdyż w tym czasie są potrzebni w firmie. Kodeks pracy daje bowiem pracodawcom takie możliwości. Z art. 167 par. 1 k.p. jednak wynika, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Odwołanie z urlopu przez pracodawcę może nastąpić w dowolnej formie. Jest to polecenie służbowe, a prawo nie nakłada na pracodawcę obowiązku wydawania poleceń w konkretnej formie. Ważne jest, żeby pracownik mógł zapoznać się z treścią polecenia pracodawcy. Pracodawca może wysłać SMS, zatelefonować, przesłać e-mail lub faks. Pracodawca nie musi składać w aktach osobowych żadnego dokumentu dotyczącego odwołania pracownika z urlopu ani też potwierdzać polecenia na piśmie w późniejszym terminie.

Powstaje w tych okolicznościach praktyczne zagadnienie, czy pracodawca jest uprawniony do żądania od pracownika, aby ten zawsze podawał dokładny adres swojego wakacyjnego pobytu lub aby udostępnił na czas urlopu numer telefonu prywatnego. Przyjmuje się, że co do zasady, pracownik nie ma takiego obowiązku. Jeżeli jednak pracownik posiada telefon służbowy, to pracodawca może oczekiwać, że pracownik odbierze taki telefon także w czasie wakacji. Szczególnie dotyczy to przypadków, gdy pracownik zajmuje samodzielne stanowisko w firmie i jego zastąpienie w pełni w czasie urlopu nie jest możliwe. Należy jednak pamiętać, że zarówno kontaktowanie się pracodawcy z pracownikiem w celu uzyskania informacji lub wyjaśnień, jak również odwołanie z urlopu, powinno mieć charakter naprawdę wyjątkowy i usprawiedliwiony tylko okolicznościami szczególnymi, nieprzewidzianymi w chwili rozpoczęcia urlopu.

Tak. Regulacje zawarte w art. 167 par. 2 k.p. stanowią, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik jednak powinien sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot takich kosztów. We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek oraz odwołania z urlopu. Trzeba również określić wysokości kosztów, które pracownik poniósł, lecz nie uzyskał zwrotu pieniędzy. Może to być np. koszt pobytu w konkretnym pensjonacie za czas od dnia odwołania z urlopu do dnia zaplanowanego wcześniej zakończenia urlopu. Pracownik musi jednak udokumentować wysokość wydatków poniesionych na wypoczynek, z którego nie skorzystał. To właśnie na pracowniku spoczywa odpowiedzialność za udowodnienie wysokości poniesionych kosztów. Wydatki, jakie poniósł, powinny być udokumentowane fakturami z hotelu, ośrodka wypoczynkowego, biura podróży, rachunkami lub biletami dokumentującymi koszty przejazdów. Pracownik powinien także zatroszczyć się o oświadczenie, na przykład, organizatora wycieczki lub wypoczynku, że wpłacona kwota nie podlega zwrotowi w razie przerwania uczestnictwa w imprezie lub wycofania się uczestnika po danym terminie. Dokumenty te powinien przedstawić pracodawcy wraz z wnioskiem o zwrot kosztów.

W praktyce powstaje niekiedy problem, czy zwrotowi podlegają tylko wydatki dotyczące pracownika, czy też również członków jego rodziny lub może nawet innych osób, z którymi zamierzał np. wyjechać na wczasy za granicą. Otóż zwrotowi podlegają koszty poniesione przez pracownika i pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Jeżeli spędzał on urlop z dziećmi, które nie mogły zostać na wakacjach bez opieki, wówczas koszt przerwania ich wakacji i powrotu do domu razem z rodzicem może zostać doliczony do kosztu powrotu pracownika. Jeżeli chodzi o koszty powrotu innych dorosłych osób, to ich zaliczenie do kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu pozostaje kwestią wykazania, że przerwanie urlopu pracownika zmuszało także te osoby do powrotu, co wiązało się z kosztami. Należy pamiętać, że pracodawca nie ma jednakże obowiązku zwrotu kosztów, które zostały poniesione przez inne niż sam pracownik osoby. Dlatego w przypadku, gdy pracownik wyjeżdża z innymi osobami, które same pokrywają koszty swoich wakacji, pracodawca nie będzie zobowiązany do zwrotu tych kosztów nawet w przypadku, gdy osoby te razem z pracownikiem przerwały urlop i poniosły z tego tytułu szkodę.

Może się zdarzyć, że w czasie urlopu pracownik wykonywał inną pracę zarobkową, a pracodawca odwołał go z urlopu. W takiej jednak sytuacji pracodawca nie ma obowiązku rekompensaty utraconych przez pracownika zarobków z innej pracy. Zgodnie z art. 167 k.p., pracodawca musi zwrócić koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu. Utracone wynagrodzenie z innej pracy nie należy do takich kosztów.

Kodeks pracy nie nakłada na pracownika żadnego konkretnego terminu. Może okazać się, że zebranie dokumentacji wydatków zajmie mu jakiś czas, w szczególności, jeżeli trzeba będzie uzyskać rachunki lub dokumenty z zagranicy. Pracodawca, który chciałby rozliczyć się z pracownikiem, może wyznaczyć mu rozsądny, na przykład trzymiesięczny, termin na przedstawienie rachunków, jednak przekroczenie tego terminu przez pracownika nie pozbawi go prawa do dochodzenia zwrotu kosztów. Roszczenia pracownika ze stosunku pracy przedawniają się po upływie trzech lat od momentu, kiedy roszczenia stało się wymagalne.

Przepisy nie regulują również w sposób wyraźny kwestii dotyczącej czasu, jaki ma pracodawca na zwrot pieniędzy odwołanemu z urlopu pracownikowi, który wystąpił z odpowiednim wnioskiem. Można stosować tutaj ogólne zasady prawa cywilnego, które nakazują spełnić świadczenie, którego termin nie został w umowie określony, niezwłocznie po wezwaniu dłużnika, czyli pracownika. Za wezwanie przez dłużnika uznać można złożenie udokumentowanego wniosku pracownika o zwrot poniesionych kosztów. Określenie niezwłocznie w tym przypadku interpretować można jako wypłatę z następnym wynagrodzeniem za pracę.

Rzeczywiście zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie podlega opodatkowaniu. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik na podstawie przepisów kodeku pracy w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł koszty z tego tytułu. Co do zasady, odszkodowania tego rodzaju są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za opłacone lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe takimi odrębnymi przepisami będą wspomniane już regulacje kodeksu pracy. Określają one bowiem zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Należy podkreślić, że kwota zwrotu zwolniona z podatku nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca zatem nie powinien potrącać zaliczek na podatek dochodowy. Jeżeli jednak zdarzy się, że pracodawca pobierze zaliczkę, to pracownik powinien wystąpić do niego z pisemnym wnioskiem o korektę, powołując się na przepis art. 167 k.p. oraz wspomniany art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który zwalnia z opodatkowania odszkodowania przewidziane przepisami prawa. Pracodawca, który jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych pobrał zaliczkę na podatek w zawyżonej kwocie, powinien w najbliższym miesiącu dokonać potrącenia nadpłaconej zaliczki i zwrócić pracownikowi różnicę.

Nie ma szczególnych regulacji w tym zakresie. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany co do zasady w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 k.p.). Urlopu udziela jednak zawsze pracodawca i to do niego zależy ostateczna decyzja co do terminu wykorzystania urlopu przez pracownika. Oczywiście powinien przestrzegać w tym zakresie przepisów prawa i udzielić urlopu najpóźniej do końca kwartału w następnym roku kalendarzowym. W praktyce w razie odwołania z urlopu najkorzystniej uzgodnić termin wykorzystania urlopu pomiędzy zainteresowanymi stronami.