Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie ze swojej pensji tylko określonych kwotowo należności

Kodeks pracy dopuszcza możliwość dokonywania przez pracodawcę potrąceń z wynagrodzenia pracownika należności innych niż w nim wymienione. Pracownik musi jednak na tzw. potrącenia dobrowolne wyrazić zgodę na piśmie. Zgoda musi być wyraźna i wyrażona przez niego. Nie wystarczy na przykład brak reakcji pracownika na zawiadomienie go o dokonanym potrąceniu z jego wynagrodzenia. Należy też podkreślić, że wyrażenie przez pracownika zgody bez zachowania formy pisemnej uznawane jest za nieważne. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98, OSNAP 1999/21/684). Zatem, bez znaczenia będzie dowodzenie przez pracodawcę w razie ewentualnego sporu, że pracownik ustnie wyraził zgodę na potrącenie.

Trzeba pamiętać, że przy potrąceniach dobrowolnych również obowiązuje kwota wolna od potrąceń. Stanowi ją kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

● minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

● 80 proc. powyższej kwoty – przy potrącaniu innych należności.

Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia z jego wynagrodzenia będzie skuteczna tylko wówczas, gdy wyrażając ją, znał już wysokość należności, która ma być potrącana lub choćby miał podstawy pozwalające na określenie jej wysokości. Wniosek taki wynika z analizy art. 91 k.p. dokonanej w uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. (I PZP 41/94, OSNAP 1995/5/63). Sąd stwierdził, że wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącenie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji jest nieważne. Zatem zapis w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej lub w umowie o pracę, przewidujący zgodę pracownika na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę nieokreślonych należności z tytułu niedoborów, byłby nieskuteczny. Byłby on bowiem sprzeczny z przepisami kodeksu pracy. Przede wszystkim naruszałby treść art. 91 k.p., z którego według Sądu Najwyższego wynika, że pracownik, wyrażając zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę, powinien mieć świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności. Poza tym użycie w tym przepisie określenia należności, a nie np. kwoty, nasuwa wniosek, że przedmiotem zgody na potrącenie mogą być tylko takie sumy pieniężne, które są należne pracodawcy i określone co do wysokości.

Zapis w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej o zgodzie na potrącenie przez pracodawcę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości, naruszałby także art. 125 k.p. W myśl tego przepisu pracownicy na podstawie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej ponoszą odpowiedzialność w częściach określonych w umowie. Jednakże, gdy szkoda lub jej część została spowodowana przez niektórych z nich, to za szkodę tę odpowiadają tylko jej sprawcy. Natomiast wyrażenie zgody na potrącenie, bez dokonywania ustaleń w przedmiocie odpowiedzialności ewentualnych sprawców, którzy powinni odpowiadać za nią stosownie do stopnia przyczynienia się do wystąpienia szkody, jest sprzeczne z tym przepisem. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 2004 r. (I PK 529/03 Pr. Pracy 2004/10/35), stwierdzając, że wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności jest nieważne. Zatem, wymieniona w art. 91 k.p. zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności.

Z powyższego wynika, że pracodawca, chcąc dokonać potrącenia należności z wynagrodzenia pracownika zgodnie z prawem, musi najpierw ustalić kwotę niedoboru, a następnie uzyskać od pracownika pisemną zgodę na dokonanie potrącenia tej kwoty z jego wynagrodzenia.

Podkreślić trzeba, że nieważna byłaby zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę należności obciążających pracodawcę. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 12 września 2000 r. (I PKN 22/00 OSNAP 2002/7/159), podnosząc, że regulacja zawarta w art. 91 k.p. nie dopuszcza nieograniczonej swobody pracodawcy w dokonywaniu, za zgodą pracownika, potrąceń wszelkich należności z wynagrodzenia za pracę, ale jedynie takich, które nie niweczą ustawowych lub umownych uprawnień pracowniczych. Należy tu bowiem uwzględniać kodeksowy zakaz dokonywania uzgodnień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy (art. 18 k.p.).