Kiedy urlop może zostać skrócony

O wymiarze urlopu wypoczynkowego pracownika decydują dwie okoliczności. Pierwszą z nich jest ogólny staż pracy. Gdy jest on krótszy niż 10 lat, urlop wynosi 20 dni, a przy dłuższym niż 10 lat okresie zatrudnienia – 26 dni. Przepisy zakładowego prawa pracy zawarte w regulaminach, statutach lub układach zbiorowych mogą przyznawać pracownikom uprawnienia do urlopu w wyższym wymiarze. Przywilej taki wynikać może ponadto z przepisów regulujących status poszczególnych grup zawodowych.

Drugą okolicznością decydującą o tym, jaki urlop przysługuje pracownikowi, jest wymiar jego czasu pracy. Pracownik zatrudniony na całym etacie ma prawo do urlopu w pełnym wymiarze. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

W trakcie zatrudnienia zachodzić mogą zdarzenia, które skutkują skróceniem wymiaru urlopu pracownika.

Pracownicy, którzy posiadają prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego z mocy korzystniejszych niż kodeks pracy przepisów prawa zakładowego, mogą utracić swoje przywileje. Będzie tak w wyniku zmiany w trakcie roku kalendarzowego tych przepisów, na przykład poprzez wprowadzenia w życie nowego regulaminu pracy, który nie będzie przyznawał poprzednich uprawnień, czy rozwiązania układu zbiorowego pracy, na mocy którego pracownikowi przysługiwało prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze.

Kolejną podstawą do skrócenia wymiaru urlopu również w kolejnych latach kalendarzowych jest obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika. Skutkiem zmniejszenia etatu pracownika z pełnego do niepełnego jest to, iż od chwili tej zmiany zaczyna mu przysługiwać urlop wypoczynkowy w niższym wymiarze – obliczany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Przykładowo jeśli pracownik, któremu przysługiwało 20 dni urlopu wypoczynkowego, zatrudniony był przez pierwsze pół roku na pełny etat, a od połowy roku w wyniku porozumienia stron wymiar jego czasu pracy został zmniejszony o połowę, to za pierwsze pół roku przysługuje mu 10 dni urlopu wypoczynkowego, a za kolejne pół roku 5 dni.

Najczęstszą przyczyną ograniczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego jest zmiana pracodawcy, która następuje w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego. Ograniczenie możliwości wykorzystania urlopu w pełnym wymiarze w sytuacji, gdy pracownik nie jest zatrudniony przez pełny rok kalendarzowy, wynika z zasady proporcjonalności prawa do urlopu oraz tego, że urlop zawsze uzależniony jest od okresu pracy u danego pracodawcy. Z tego powodu, jeśli pracownik zmienia w danym roku kalendarzowym pracę, to wymiar urlopu u dotychczasowego pracodawcy będzie proporcjonalny do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy. U kolejnego pracodawcy pracownik nabędzie urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu, w którym będzie on zatrudniony u niego w danym roku kalendarzowym, jeśli zatrudniony jest na czas krótszy niż do końca roku, lub proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego w pozostałych przypadkach.

Od powyżej opisanej zasady istnieje jednak wyjątek wynikający z tego, że niekiedy pracownicy przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystają w naturze urlop w wymiarze wyższym niż ten, który przysługiwałby po jego skróceniu. W takim przypadku pracodawca nie ma możliwości skrócenia urlopu ani żądania zwrotu wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za czas odpoczynku. Konsekwencją zrealizowania prawa do całego urlopu u dotychczasowego pracodawcy jest natomiast brak uprawnienia pracownika do żądania od nowego pracodawcy udzielenia mu urlopu wypoczynkowego, który powinien mu przysługiwać na zasadach proporcjonalności. Informacje o wykorzystanym przez pracownika urlopie u dotychczasowego pracodawcy nowy pracodawca znaleźć może w świadectwie pracy.

Pamiętać należy o tym, iż skrócenie urlopu z powodu ustania stosunku pracy dotyczy wyłącznie urlopu bieżącego. Jeżeli pracownik ma prawo do urlopu zaległego za poprzednie lata, pracodawca powinien go udzielić pracownikowi w pełnym wymiarze, a jeśli nie ma takiej możliwości, wypłacić ekwiwalent za urlop.

Ograniczenie prawa pracownika do wykorzystania urlopu w pełnym wymiarze może także wynikać z przerw w pracy trwających dłużej niż miesiąc. Obowiązuje wówczas zasada, zgodnie z którą pracownikowi przysługuje urlop w wysokości proporcjonalnej do okresu faktycznego świadczenia pracy. Pamiętać należy o tym, iż nie każdy okres przerwy w zatrudnieniu skutkuje obniżeniem wymiaru należnego pracownikowi urlopu. Efekt taki powoduje trwająca dłużej niż miesiąc nieobecność pracownika z powodu:

● urlopu bezpłatnego,

● urlopu wychowawczego,

● odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

● tymczasowego aresztowania,

● odbywania kary pozbawienia wolności,

● nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W praktyce zdarzać się mogą sytuacje, że pracownik jest nieobecny w pracy przez okres dłuższy niż miesiąc z kilku wskazanych wyżej powodów, np. korzystania z urlopu bezpłatnego po urlopie wychowawczym czy odbywania kary pozbawienia wolności po tymczasowym aresztowaniu. W takiej sytuacji przy wyliczeniu wymiaru należnego urlopu okresy te podlegają sumowaniu. Okresy niewykonywania pracy z powodów wyżej określonych, jeśli były one krótsze niż miesiąc, zaliczane są do okresów, od których zależą uprawnienia urlopowe pracownika.

Wyjaśnić trzeba, że redukcja wymiaru urlopu nie może nastąpić, gdy pracownik przed początkiem okresu nieobecności w pracy zdążył już wykorzystać urlop przysługujący mu za dany rok lub urlop w wyższym wymiarze. Przykładowo pracownik prawo do przysługujących mu 20 dni urlopu wypoczynkowego wykorzystał w całości w styczniu i lutym. Jeśli od początku marca do końca listopada przebywał będzie na urlopie bezpłatnym, czyli okres jego nieobecności w pracy obejmie 3/4 roku kalendarzowego, to jego urlop powinien trwać tylko 5 dni. Skoro jednak wcześniej wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż należny, to urlop ten nie może już ulec obniżeniu.

W każdym z omówionych przypadków prawo do redukcji urlopu pracownika po powrocie do pracy ograniczone jest wyłącznie do tego roku kalendarzowego, w którym następuje okres niewykonywania pracy. Przykładowo zatem fakt, iż pracownica powróciła do pracy z urlopu wychowawczego w grudniu poprzedniego roku, nie będzie miał jakiegokolwiek wpływu na jej uprawnienia do urlopu w roku kolejnym. W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, iż w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w czasie bezpłatnego urlopu trwającego dłużej niż miesiąc pracownikowi niewykonującemu pracy od 1 stycznia z powodu urlopu bezpłatnego w ogóle nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego za rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie (uchw. SN z 25 września 1980 r., V PZP 2/80, OSNCP 1981, nr 4, poz. 46).