Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi urlopu

Istnieją dwie sytuacje, kiedy pracodawca jest bezwzględnie związany wnioskiem pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Pierwsza ma miejsce wtedy, gdy udzielenia urlopu wypoczynkowego domaga się pracownik, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Druga, gdy o urlop występuje uczący się pracownik młodociany.

Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownicy, która domaga się udzielenia jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Uprawnienie takie ma na celu umożliwienie młodej matce kontynuowanie opieki nad dzieckiem przez okres dłuższy niż okres urlopu macierzyńskiego. Bez znaczenia dla oceny wniosku pracownicy pozostają terminy udzielenia urlopów określone w planie urlopów. Pracodawca nie ma więc prawa zasłaniać się tym planem. Podstawą odmowy uwzględnienia wniosku nie mogą być także jakiekolwiek potrzeby pracodawcy ani to, że wie o tym, że po tym urlopie pracownica zamierza skorzystać z urlopu wychowawczego. Na identycznych zasadach pracodawca ma też obowiązek udzielenia urlopu ojcu, który korzystał z urlopu macierzyńskiego.

Udzielenia urlopu nie może odmówić także pracodawca zatrudniający pracownika młodocianego. Prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych młodociany uzyskuje z upływem sześciu miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy. A z upływem roku pracy – do 26 dni urlopu. Jednak w roku kalendarzowym, w którym pracownik taki kończy 18 lat, ma prawo do urlopu tylko w wymiarze 20 dni roboczych, jeśli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat.

Obowiązek uwzględnienia wniosku młodocianego pracownika nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Pracodawca musi bowiem udzielić urlopu wypoczynkowego młodocianemu w okresie ferii szkolnych jeśli pracownik ten uczęszcza do szkoły. Jeżeli pracownik młodociany nie zdążył jeszcze nabyć prawa do urlopu, pracodawca może, na jego wniosek, udzielić mu urlopu zaliczkowo.

Na pracodawcy zatrudniającym młodocianego ucznia szkoły dla pracujących, ciąży ponadto obowiązek udzielenia mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym dwóch miesięcy. Do udzielenia urlopu bezpłatnego wymagany jest wniosek pracownika. Okres takiego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Jeśli pracownik nabył już prawo do urlopu wypoczynkowego, pracodawca, co do zasady, nie może też sprzeciwić się chęci wykorzystania przez niego tzw. urlopu na żądanie (art. 167² k.p. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Wymiar tego urlopu nie zależy od wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Zarówno wtedy, gdy ma on prawo do 20 dni urlopu, jak i wtedy, gdy przysługuje mu 26 dni urlopu, może maksymalnie skorzystać z czterech dni urlopu na żądanie.

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop ten nie jest objęty planem urlopów. Pracownik sam decyduje, po pierwsze, o tym, czy w ogóle chce wykorzystać urlop w takiej formie, a po drugie, czy chce go wziąć w całości, czy w częściach. Składając wniosek o udzielenie urlopu na żądanie pracownik nie ma obowiązku w jakikolwiek sposób go uzasadniać, a wyraźna zgoda pracodawcy na jego wykorzystanie nie jest wymagana. Brak sprzeciwu pracodawcy może być zwykle uznany za dorozumiane udzielenie urlopu.

Obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Możliwość sprzeciwienia się wnioskowi pracownika wiąże się przede wszystkim z zaistnieniem okoliczności, które uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu z powodu zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, które skutkują potrzebą stawienia się pracownika do pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08 LEX nr 479326).

Należy też pamiętać o tym, iż urlopu na żądanie udziela zawsze pracodawca, a nie pracownik sam sobie. Z tego powodu nie może on być środkiem usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy z powołaniem się na to, że w okresie nieobecności korzystał z tego urlopu. Dlatego pracownik nie ma prawa zgłosić wniosku o wykorzystanie tego urlopu w dniu rozpoczęcia urlopu, ale po godzinach, kiedy powinien świadczyć pracę. Powinno to nastąpić przed chwilą przewidywanego rozpoczęcia pracy, chyba że nadzwyczajne okoliczności to uniemożliwiają.

Szczególne zdarzenia w życiu pracownika skutkują nabyciem przez niego prawa do tak zwanego urlopu okolicznościowego, który w istocie nie jest urlopem tylko zwolnieniem od pracy bez utraty wynagrodzenia. Pracownikowi przysługują:

● dwa dni zwolnienia w przypadku ślubu, urodzenia się dziecka, śmierci i pogrzebu dziecka, małżonka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

● jeden dzień w przypadku ślubu dziecka, śmierci i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką.

Do skorzystania z tego uprawnienia konieczne jest złożenie wniosku przez pracownika. Pracodawca ma prawo wymagać udokumentowania zaistnienia przyczyny zwolnienia, np. stosownym aktem stanu cywilnego. Co do zasady przyjmuje się, że pracodawca nie może odmówić pracownikowi prawa do takiego zwolnienia.

Zwolnienia okolicznościowe są nierozerwalnie związane ze zdarzeniami, których dotyczą. Brak jest jednak ścisłego określenia w przepisach terminu, w jakim mogą być one wykorzystane. Powoduje to istotne problemy, wówczas gdy pracownik zgłasza wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy ze znacznym opóźnieniem. Jak się przyjmuje pracodawca ma prawo w takiej sytuacji odmówić uwzględnienia wniosku.

Podobny charakter – zwolnienia okolicznościowego – ma opieka nad dzieckiem w wieku do 14 lat przysługująca jednemu z rodziców. Również dwa dni opieki z tego tytułu z oczywistych względów nie podlegają planowi urlopów. Pracodawca nie ma prawa odmówić ich wykorzystania w terminie zgłoszonym przez pracownika. Nadmienić jednak należy, że niewykorzystane w danym roku kalendarzowym dni opieki przepadają i nie przechodzą na rok kolejny.

Na identycznych zasadach pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, który nabył uprawnienie do zwolnienia na poszukiwanie pracy w związku z wypowiedzeniem mu umowy o pracę (art. 37 k.p.). Wymiar zwolnienia wynosi:

● 2 dni robocze – w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,

● 3 dni robocze – w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 36¹ par 1 k.p.

Pracodawca nie ma prawa kontrolować, czy zwolnienie to pracownik wykorzystuje zgodnie z przeznaczeniem. Gdyby jednak wiedział, iż cel ten został osiągnięty, ponieważ pracownik znalazł już pracę bądź zwolnienie jest bezprzedmiotowe np. z uwagi na przejście pracownika na emeryturę, może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika.

Pracodawca nie ma natomiast bezwzględnego obowiązku udzielenia pozostałej do wykorzystania części urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Pomimo że jest to pożądane i pracownik nie może odmówić polecenia wykorzystania urlopu w takiej sytuacji (art. 167¹ k.p., to zasada ta nie obowiązuje w drugą stronę i wniosek pracownika o udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia nie jest dla pracodawcy wiążący.