W nowym roku trzeba dokonać odpisu na zakładowy fundusz socjalny

Na początku roku pracodawca musi stwierdzić, czy ciąży na nim obowiązek utworzenia funduszu socjalnego bądź dokonania odpisu na fundusz socjalny.

Obowiązek taki spoczywa na pracodawcy zatrudniającym według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcach sfery budżetowej. Wystąpienie zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku nie ma wpływu na obowiązek utworzenia funduszu.

Fundusz socjalny tworzy się przede wszystkim z corocznego odpisu podstawowego. Odpisem podstawowym nazywane są środki przekazywane na konto funduszu z tytułu zatrudniania pracowników. Odpis ten nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Ustalenie liczby pracowników odbywa się w ten sposób, że pracodawca ustala najpierw przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych, która dopiero w końcu roku korygowana jest do faktycznej przeciętnej ich liczby. Obejmować ona musi pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z tym że tych ostatnich po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Przeliczenia takiego dokonuje się według liczby godzin pracy określonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy.

Przy ustaleniu liczby zatrudnionych nie uwzględnia się:

● pracowników tymczasowych,

● osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,

● osób przebywających na urlopach bezpłatnych,

● zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej i umów o prace nakładczą (chałupników).

Wlicza się natomiast wszystkie pozostałe zatrudnione osoby niezależnie od podstawy nawiązania ich stosunku pracy oraz faktycznego jej świadczenia. Uwzględnia się zatem osoby przebywające na długotrwałych zwolnieniach lekarskich, urlopach macierzyńskich czy wychowawczych.

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych miesiącach pracodawca zatrudnia różną liczbę pracowników, przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Identyczny sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Wysokość odpisu podstawowego, czyli kwota, którą pracodawca powinien przelać na konto funduszu na jednego zatrudnionego pracownika, wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim.

Jeżeli jednak przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w II półroczu roku poprzedniego stanowiło kwotę wyższą, to do obliczenia odpisu na jednego zatrudnionego przyjąć należy tą właśnie kwotę. Wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, stanowiącego podstawę do wyliczenia odpisu, ustalić należy na podstawie obwieszczenie prezesa GUS publikowanego w Monitorze Polskim nie później niż do 20 lutego każdego roku. Wysokość przeciętnego wynagrodzenia za 2009 rok nie jest jeszcze znana, w 2008 roku wyniosła ona 2578,26 zł (w II półroczu 2008 roku 2666,77 zł).

Od powyższej zasady istnieją jednak wyjątki związane z zatrudnieniem przez pracodawcę pewnych kategorii pracowników. Dotyczy to na przykład pracowników młodocianych, na których dokonuje się odpisów w niższej wysokości.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego uzależniona jest od roku nauki młodocianego i wynosi:

● w pierwszym roku nauki 5 proc.,

● w drugim roku nauki 6 proc.,

● w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Pracownikiem młodocianym jest osoba w wieku pomiędzy 16 lat a 18 rokiem życia, zatrudniona w celu przygotowania zawodowego lub wykonywania lekkich prac.

Z obowiązkiem dokonania odpisu w wyższym wymiarze muszą się natomiast liczyć pracownicy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Odpis na każdego z takich pracowników wynosi bowiem 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

Niezależnie od kwot, które pracodawca musi przekazać na konto funduszu obowiązkowo, może je zasilić dodatkowymi wpłatami (zwiększeniami). Wysokość odpisu podstawowego może zostać zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września. 75 proc. równowartości odpisów podstawowych przelać jednak należy w terminie wcześniejszym - do 31 maja danego roku. Terminy te nie wiążą pracodawców, którzy nie mieli obowiązku utworzenia funduszu i pomimo to go stworzyli.

Środki funduszu mogą zostać zwiększone o:

● wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek korzystających z działalności socjalnej pracodawcy,

● darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

● odsetki od środków funduszu,

● wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

● wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,

● przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej (np. domów wczasowych, kolonijnych, świetlic), w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, oraz przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nie przeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych pomniejszone o koszty tej sprzedaży lub likwidacji z tym zastrzeżeniem, że nie dotyczy to pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji.

● zysk netto do podziału u przedsiębiorców lub nadwyżkę bilansową w spółdzielni (fakultatywnie jeśli taka jest wola pracodawcy),

● inne środki określone w odrębnych przepisach.

Powyższe środki na uzupełnienie funduszu pracodawca powinien przekazywać automatycznie bezpośrednio po ich uzyskaniu.

Pracodawca rozpoczynający działalność po 2 stycznia danego roku ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego dopiero w kolejnym roku kalendarzowym z wyjątkami dotyczącymi rozpoczynania działalności następującego po przekształceniach własnościowych przedsiębiorstwa.

Pracodawca postanowił zwiększyć odpis podstawowy przekazywany na 10 zatrudnionych u niego pracowników o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Łączny odpis na każdego takiego pracownika może wynosić 43,75 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Dodatkowo pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Zwiększenie odpisu z tego tytułu związane być może zarówno ze sprawowaniem opieki socjalnej nad emerytami lub rencistami własnymi, czyli zatrudnionymi przed przejściem na emeryturę lub rentę u danego pracodawcy, jak i tymi ze zlikwidowanych zakładów pracy.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 3-7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późń zm.).

Art. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349)