W jaki sposób pracownik powinien usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy

Dowody, którymi można usprawiedliwić nieobecność w pracy z powodu choroby są ściśle określone w przepisach. Nieobecność z tej przyczyny musi być usprawiedliwiona zaświadczeniem lekarskim. Jest ono wydawane na druku ścisłego zarachowania ZUS ZLA przez upoważnionych lekarzy.

Zaznaczyć trzeba, że lekarz wystawia zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia pracownika.

Chociaż nie ulega wątpliwości, iż spóźnione usprawiedliwienie nieobecności w pracy jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, to nie stanowi przewinienia, które uzasadniałoby rozwiązanie umowy o pracę z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Podobne okoliczności stały u podstaw dwóch dotyczących tych zagadnień orzeczeń Sądu Najwyższego. W pierwszym z nich SN stwierdził, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, zaś nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z 4 grudnia 1997 r., I PKN 416/97, OSNIAPiUS1998/20/596). W drugim SN wyraził pogląd, iż pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności (por. wyrok SN z 4 sierpnia 999 r., I PKN 126/99 OSNIAPiUS 2000/20/752).

Z powyższego wynika, że inaczej należy ocenić nieobecność pracownika w pracy bez usprawiedliwienia zarówno formalnego, jak i bez istnienia okoliczności ją usprawiedliwiających, a inaczej sytuację, gdy po stronie pracownika występuje przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność, a jedynie dopuszcza się on uchybień formalnych w usprawiedliwieniu. W tej drugiej sytuacji nie można przypisać pracownikowi ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

Warto dodać, iż w analizowanej sytuacji stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwiała z mocy prawa nieobecność w pracy. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego było wyłącznie dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu.

Przepisy rozporządzenia określającego sposoby usprawiedliwiania nieobecności wymieniają dwie grupy przyczyn. Pierwsza z nich, na którą powoływał się pracodawca, to przyczyny określone w przepisach prawa pracy, a więc kodeksu pracy, innych ustaw i rozporządzeń regulujących prawa i obowiązki pracowników. Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy mogą być także określone w zakładowych przepisach prawa pracy, a więc układach zbiorowych czy regulaminach pracy. Właśnie ten ostatni akt zakładowego prawa pracy powinien określać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Fakt określenia katalogu przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy w ustawach czy nawet regulaminie pracy nie oznacza jednak, że nieobecność w pracy z przyczyn tam niewymienionych nie może zostać usprawiedliwiona. Wiadomo bowiem, że pracownik może nie stawić się w pracy z różnych, trudnych nawet do wyliczenia nieprzewidzianych przyczyn losowych, rodzinnych, osobistych. W takiej sytuacji usprawiedliwienie nieobecności pracownika leży w gestii pracodawcy. Jeśli jednak skutkiem odmowy usprawiedliwienia nieobecności w pracy jest sankcja w postaci kary porządkowej, pracownik ma prawo odwołać się od jej nałożenia. Może więc wnieść sprzeciw od kary porządkowej, a w razie jego odrzucenia przez pracodawcę wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Usprawiedliwienie nieobecności pracownika w pracy nie może być dokonane w dowolnym terminie, ponieważ całkowicie dezorganizowałoby pracę, uniemożliwiając chociażby zapewnienie zastępstwa. Z tego powodu przepisy nakładają na pracownika obowiązek niezwłocznego zawiadomienia nie tylko o przyczynie nieobecności, ale także przewidywanym okresie jej trwania. Zawiadomienie to powinno nastąpić nie później niż drugiego dnia nieobecności.

Przepisy zakładowego prawa pracy, a więc regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy, mogą określać sposób, w jaki pracownik powinien usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy. W takiej sytuacji pracownik powinien zastosować się do zasad określonych w tych przepisach. Jeśli przepisy zakładowe nie regulują tej kwestii, pracownik dokonuje zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową (za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego). Innym środkiem łączności może być SMS czy wiadomość przesłana pocztą elektroniczną.

Niedotrzymanie terminu dwudniowego może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami. Są nimi obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Po ustaniu przyczyn uniemożliwiających powiadomienie pracodawcy pracownik powinien nie później niż w terminie dwóch dni zawiadomić o swej nieobecności.

Jeśli pracownik nie wykona powyższych obowiązków, nie można wykluczyć zastosowania wobec niego przez pracodawcę kary porządkowej.

Pracodawca nie miał racji. Każde imienne wezwanie z sądu skierowane do pracownika z adnotacją potwierdzającą stawienie się pracownika stanowi podstawę do usprawiedliwienia jego nieobecności w pracy. Usprawiedliwienie nieobecności powinno także nastąpić po przedstawieniu imiennego wezwania pracownika do osobistego stawienia się przed innymi organami – właściwymi w sprawach powszechnego obowiązku obrony, administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, prokuraturą, policją lub organem prowadzącym postępowanie w sprawach o wykroczenia. Wezwanie takie może nastąpić w charakterze strony lub świadka.

Na druku wezwania właściwy organ powinien uczynić adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika. Wówczas pracodawca ma obowiązek usprawiedliwić nieobecność pracownika i nie ma znaczenia, czy sprawa sądowa (administracyjna) prowadzona jest w interesie i z inicjatywy pracownika. Celem przepisów nakładających powinność usprawiedliwienia nieobecności z tej przyczyny nie jest bowiem czynienie udogodnień pracownikowi, ale zapewnienie sprawności postępowania przed odpowiednimi organami, na których wezwanie musi się on stawić.