Pracownik musi pisemnie wyrazić zgodę na dokonanie potrącenia z jego pensji znanych mu wcześniej należności

Pracodawca, który chce potrącić z pensji pracownika swoje należności, musi na to uzyskać jego pisemną zgodę. Zgoda ta musi być wyraźna i wyrażona indywidualnie przez pracownika. Nie wystarczy tu natomiast np. brak reakcji pracownika na zawiadomienie go o dokonanym potrąceniu z jego wynagrodzenia.

Należy też podkreślić, że wyrażenie przez pracownika zgody bez zachowania formy pisemnej uznawane jest za nieważne. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98 OSNAP 1999/21/684). Zatem bez znaczenia, w razie ewentualnego sporu, będzie dowodzenie przez pracodawcę, że pracownik ustnie wyraził zgodę na potrącenie.

W myśl art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i par. 7 k.p. mogą być potrącone z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą. Bez tej zgody można potrącać:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracownika,

● kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia

Przy czym także i w omawianym przypadku wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy lub 80 proc. tej kwoty - przy potrącaniu innych należności.

Zgoda pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia będzie skuteczna tylko wówczas, gdy pracownik, wyrażając ją, będzie znał już wysokość należności, która ma być potrącana lub choćby miał podstawy pozwalające na określenie jej wysokości.

Wniosek powyższy wynika z analizy art. 91 k.p. dokonanej w uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. (I PZP 41/ 94, OSNAPiUS 1995/5/63). W orzeczeniu tym stwierdzono, że wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącenie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji - jest nieważne.

Zatem zapis w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej lub w umowie o pracę, przewidujący zgodę pracownika na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę nieokreślonych należności z tytułu niedoborów byłby nieskuteczny. Byłby on bowiem sprzeczny z przepisami kodeksu pracy. Przede wszystkim naruszałby treść art. 91 k.p., z którego według Sądu Najwyższego wynika, że pracownik, wyrażając zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę, powinien mieć świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności.

Ponadto użycie w powyższym przepisie określenia należności, a nie np. kwoty, nasuwa wniosek, że przedmiotem zgody na potrącenie mogą być tylko takie sumy pieniężne, które są należne pracodawcy i określone co do wysokości. Zapis taki naruszałby także art. 125 k.p., w myśl którego pracownicy na podstawie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej ponoszą odpowiedzialność w częściach określonych w umowie. Jednakże, gdy szkoda lub jej cześć została spowodowana przez niektórych pracowników, to za szkodę tę odpowiadają tylko sprawcy szkody. Natomiast wyrażenie zgody na potrącenie, bez dokonywania ustaleń w przedmiocie odpowiedzialności ewentualnych sprawców, którzy powinni odpowiadać za nią stosownie do stopnia sprawstwa, jest sprzeczne z tym przepisem.

Zatem wymieniona w art. 91 k.p. zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Natomiast nie może być ważne ani skuteczne wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie z jego wynagrodzenia niedoborów, które mogą powstać dopiero w przyszłości, bez względu na to, kto je spowodował i w jakiej wysokości.

Pracodawca, chcąc zatem uzyskać skuteczną zgodę pracownika na dokonanie potrącenia kwoty odpowiadającej stwierdzonemu niedoborowi, powinien najpierw ustalić wysokość tej kwoty, a następnie odebrać od pracownika pisemną zgodę na dokonanie potrącenia tej kwoty z jego wynagrodzenia.

Nieważna byłaby zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę należności obciążających w całości lub w części pracodawcę. Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 12 września 2000 r. (I PKN 22/00, OSNAP 2002/7/159), podnosząc, że regulacja zawarta w art. 91 k.p. nie dopuszcza nieograniczonej swobody pracodawcy w dokonywaniu, za zgodą pracownika, potrąceń wszelkich należności z wynagrodzenia za pracę, ale jedynie takich, które nie niweczą ustawowych lub umownych uprawnień pracowniczych. Należy tu bowiem uwzględniać kodeksowy zakaz dokonywania uzgodnień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy (art. 18 k.p.).

W praktyce niekiedy zdarza się, że pracownicy, którzy początkowo wyrazili pisemną zgodę na dokonanie potrącenia, następnie zmieniają zdanie i informują pracodawców, że obecnie już nie zgadzają się na to. Pracodawcy stają wówczas przed problemem, czy takie odwołanie wcześniejszej zgody jest skuteczne.

Gdyż odwołanie oświadczenia woli, które zostało złożone pracodawcy, może być skuteczne tylko wówczas, gdy doszło do niego jednocześnie ze złożonym oświadczeniem lub wcześniej (art. 61 k.c.).

Zatem późniejsza zmiana stanowiska przez pracownika, który najpierw zgodził się dokonanie potrącenia, a następnie uznał, że jest to dla niego niekorzystne, nie jest wiążąca dla pracodawcy.

Jan S. i Adam Z. byli zatrudnieni w hurtowni jako sprzedawcy. Podpisali z pracodawcą umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, w której wyrazili zgodę na potrącenie z wynagrodzenia ewentualnego niedoboru ujawnionego w sklepie, w którym pracowali. W czasie kontroli stwierdzono 5200 zł niedoboru. Pracodawca potrącił z wynagrodzenia Jana S. i Adama Z. jego wysokość. Pracownicy ci wnieśli powództwa do sądu pracy o zwrot tak potrąconych kwot, twierdząc, że nie są winni powstania niedoboru. Sąd uznał, że zapis w umowie był nieważny, i zobowiązał pracodawcę do zwrotu potrąconych kwot.

Alicja Z. i Ewa P. pracowały jako sprzedawczynie w sklepie. Obie zawarły też umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie. W sklepie tym stwierdzono niedobór i ustalono, że na każdą z nich przypada po 380 zł tego niedoboru. Po zapoznaniu się z wynikami inwentaryzacji obie wyraziły na piśmie zgodę na dokonanie potrącenia z ich wynagrodzenia po 380 zł. Ponieważ jednak pracodawca wypowiedział im następnie umowy o pracę, wystąpiły do sądu, żądając zwrotu tych kwot. Sąd jednak oddalił ich powództwa, uznając, że dokonane potrącenia były zgodne z przepisami prawa pracy.

sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach

Art. 87, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).