Kiedy można wymierzyć karę porządkową

Odpowiedzialność porządkowa pracowników pełni funkcję represyjną. Przepisy kodeksu pracy przewidują trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Informacje o karach porządkowych powinny być zawarte w regulaminie pracy, ustalającym również organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy (tak wyrok SN z 7 lutego 2007 r., I PK 221/06, OSNP 2008/5-6/67).

W myśl art. 3¹ k.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Jednak to do pracodawcy organizującego pracę należy decyzja, kogo wyznaczy do nakładania kar porządkowych, gdyż przepisy nie zawierają w tym zakresie ograniczeń. Dopuszczalne jest także przekazywanie posiadanych uprawnień do nakładania kar porządkowych niższym szczeblom w strukturze organizacyjnej pracodawcy. Takie przekazanie uprawnień może być częściowe i dotyczyć np. nakładania tylko niektórych kar albo tylko wobec niektórych podległych pracowników (tak wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98, OSNP 1999/8/273).

Za nieprzestrzeganie przez pracownika:

● ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,

● przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

● przepisów przeciwpożarowych, a także

● przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

pracodawca może zastosować karę upomnienia lub karę nagany.

Natomiast w przypadku:

● nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,

● opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,

● stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości albo

● spożywania alkoholu w czasie pracy

pracodawca może zastosować także karę pieniężną. Możliwość zastosowania kary pieniężnej została więc ograniczona do najcięższych form naruszenia obowiązków pracowniczych.

Kara pieniężna za jedno naruszenie obowiązków, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika (w celu obliczenia kwoty takiego jednodniowego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy).

Ponadto kary pieniężne nałożone na pracownika nie mogą przewyższać łącznie dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty (po dokonaniu potrąceń z tytułu: sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych lub na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, a także zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi).

Przy potrącaniu kar pieniężnych od potrąceń wolne jest 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (por. art. 87¹ par. 1 pkt. 3 i par. 2 k.p.). Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przy zastosowaniu kary należy wziąć pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Fakt naruszenia obowiązków pracowniczych należy oceniać przy tym nie tylko przez pryzmat obowiązujących przepisów prawa, ale także prawnie skutecznych poleceń przełożonych. Jednak tylko niewykonanie przez pracownika polecenia służbowego dotyczącego pracy może być zakwalifikowane jako naruszenie ustalonego porządku w procesie pracy (tak wyrok SN z 23 stycznia 1998 r., I PKN 500/97, OSNP 1999/1/14).

Wina pracownika może mieć charakter zachowania umyślnego albo nieumyślnego. Wymierzenie kary upomnienia jest uzasadnione nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy (tak wyrok SN z 1 lipca 1999 r., I PKN 86/99, OSNP 2000/18/683).

Należy także pamiętać, że stosowanie wobec pracowników innych kar niż wymienione powyżej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 4 k.p.). Wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza natomiast np. możliwości uznania tego samego nagannego zachowania się pracownika, stanowiącego przesłankę ukarania, za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę (tak wyrok SN z 25 października 1995 r., I PRN 77/95, OSNP 1996/11/153).

Kara nie może być zastosowana:

● po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i

● po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (niezależnie od tego, kiedy dane naruszenie zostało ujawnione).

Upływ co najmniej jednego z tych terminów powoduje, że pracodawca zostaje pozbawiony możliwości ukarania pracownika za dane naruszenie obowiązków.

Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, to bieg dwutygodniowego terminu od powzięcia wiadomości o naruszeniu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, ze wskazaniem:

● rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych oraz

● daty dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia.

W treści takiego zawiadomienia pracodawca powinien także zawrzeć informację o przysługującym pracownikowi prawie zgłoszenia sprzeciwu i o terminie jego wniesienia. Odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera informację o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej (tak wyrok SN z 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99, OSNP 2002/1/10). Odpis zawiadomienia należy złożyć do akt osobowych pracownika.

Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, to pracownik może w ciągu siedmiu dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. Sprzeciw może zatem dotyczyć naruszenia przepisów przez pracodawcę, ale nie celowości wymierzenia kary. Po upływie terminu przewidzianego do zgłoszenia sprzeciwu pracownik traci prawo do jego wniesienia.

O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Dla uniknięcia takiego skutku pracodawca powinien zatem wykazać, że odrzucił sprzeciw pracownika przed upływem tego terminu. Wymóg ten jest spełniony w przypadku sporządzenia i wysłania w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw pracownika (tak wyrok SN z 19 lutego 1999 r., I PKN 586/98, OSNP 2000/7/269).

Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić z pozwem do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Termin ten - w razie jego niezachowania (np. z powodu choroby pracownika) - nie podlega przywróceniu (tak wyrok SN z 9 maja 2000 r., I PKN 629/99, OSNP 2001/20/615).

W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Przez nienaganność należy rozumieć niezastosowanie wobec pracownika kary za naruszenie obowiązków pracowniczych w tym okresie. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika także w przypadku uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.