Wysłanie na zaległy urlop nie wymaga zgody pracownika

Zasadą jest, że pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Odstępstwa od tej reguły są dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach (por. art. 164-167 k.p.).

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem (nie obejmuje się nim części urlopu udzielanej pracownikowi na żądanie - w wymiarze nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym). Pracodawca nie ustala planu wypoczynku pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to również pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Urlopu niewykorzystanego w ustalonym w ten sposób terminie należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (nie dotyczy to części niewykorzystanego urlopu na żądanie).

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia zaległego urlopu do końca marca następnego roku kalendarzowego (do spełnienia tego obowiązku wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop przed upływem tego terminu).

Obowiązek ten nie dotyczy czterech dni urlopu udzielanych na żądanie pracownika. Uprawnienie do urlopu na żądanie przysługuje na dany rok kalendarzowy. Z końcem roku niewykorzystane w nim dni urlopu na żądanie tracą swój wyjątkowy charakter i przechodzą na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy. Jednak nieudzielenie tych dni zaległego urlopu pracownikowi - w terminie do końca marca następnego roku - nie jest naruszeniem omawianego obowiązku.

Zgodnie z wyrokiem SN z 2 września 2003 r. (I PK 403/02, OSNP 2004/18/310), skoro przepis art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca I kwartału następnego roku, to w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu.

Również zgodnie z wyrokiem SN z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354) urlop musi być udzielany w czasie sprzężonym z procesem pracy (czyli najpóźniej do końca I kwartału następnego roku), w związku z czym zastosowanie omawianego przepisu nie jest uzależnione od zgody pracownika.

Sąd Najwyższy podkreślił, że regulacja art. 168 k.p. nie wymaga spełnienia żadnych warunków i nie przewiduje żadnych wyjątków.

Zgodnie z poglądami wyrażanymi w doktrynie, rozwiązaniem sytuacji, w której pracownicy nie chcą wykorzystywać zaległych urlopów do końca marca, może być zobowiązanie ich przez pracodawcę do określenia terminów, w jakich wykorzystają te urlopy w tym okresie. Brak współpracy można sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi z art. 108 k.p. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów może zostać określona w regulaminie pracy.

W doktrynie prezentowany jest także pogląd, że jeżeli pracodawca - na wniosek pracownika - określi termin początkowy urlopu po 31 marca, to nie będzie to stanowiło przesłanki odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. Z uwagi na ostatnie orzecznictwo Sądu Njawyższego dominuje jednak stanowisko, że wymóg z art. 168 k.p. ma charakter, bezwzględny.

Nieudzielenie zaległego urlopu do końca marca następnego roku nie powoduje utraty przez pracownika prawa do tego urlopu. Roszczenie o taki urlop przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (licząc od pierwszego dnia II kwartału).