Pracownikowi wysłanemu za granicę przysługuje zwrot kosztów przejazdu

Zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej odbytej na obszarze kraju należy rozróżnić w odniesieniu do zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej oraz w stosunku do zatrudnionych u prywatnych przedsiębiorców.

Jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych u prywatnych przedsiębiorców, zasady ustalania kosztów podróży służbowych określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo też w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77⁵ par. 3 k.p.). Oznacza to, że tzw. prywatni pracodawcy mogą samodzielnie uregulować wysokość kosztów należnych pracownikowi.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określona w przepisach prawa.

W odniesieniu do pracodawców, u których układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według norm dotyczących pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Dieta, w myśl rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej rozporządzenie), wynosi 23 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróżny (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. W przypadku, gdy podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od ośmiu do dwunastu godzin - pracownikowi przysługuje połowa diety, jeśli zaś trwa ponad dwanaście godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, oddelegowanemu pracownikowi za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną, ale rozpoczętą dobę, tj. do ośmiu godzin - przysługuje połowa diety, natomiast w przypadku ponad ośmiu godzin - należy się dieta w pełnej wysokości.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20 proc. diety. Wskazany ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, jak też w sytuacji, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Wysokość zwrotu jest ograniczona kwotą wskazaną w przedstawionym przez pracownika rachunku. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje, wówczas gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin, w godzinach 21.00 - 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, tj. gdy pracownik zdecyduje jechać samochodem przez całą noc, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W świetle rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.nr 236, poz. 1991, z późn. zm.) czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

● lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

● lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

● morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu za granicą. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Wysokość diety jest uzależniona od tego, do jakiego państwa - docelowo - w podróż służbową udał się pracownik. Pracownikowi, w przypadku zagranicznej podróży służbowej trwającej do ośmiu godzin, przysługuje 1/3 diety. Jeśli trwa ona ponad osiem, a do dwunastu godzin, przysługuje 1/2 diety. Natomiast, jeśli podróż służbowa poza granicami trwa ponad dwanaście godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Możliwe jest również wypłacenie pracownikowi części diety - w odróżnieniu od podróży krajowych - gdy otrzymuje on częściowe wyżywienie. Wówczas przysługuje tu odpowiednio: 15 proc. diety na śniadanie, 30 proc. diety na obiad oraz 30 proc. diety na kolację. Zagraniczna dieta zawiera w sobie również należności związane z innymi wydatkami, które wynoszą 25 proc. diety.

Oddelegowanemu za granicę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Obejmuje on cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż wynikająca z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271, z późn. zm.).

Obecnie maksymalna stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi 0,5214 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm³ oraz 0,8358 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm³.

Pracownikowi przysługuje ponadto ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu: z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Wskazany ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym, gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy oraz w sytuacji, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Pracodawca jest zobowiązany również do zwrotu pracownikowi kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu, zróżnicowanego w zależności od państwa docelowego. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. danego limitu.

Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. Czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy.

Objęcie poleceniem wyjazdu zwykłych czynności pracowniczych (stanowiących istotę stosunku pracy) wykonywanych na umówionym ruchomym miejscu pracy nie prowadzi do uznania, że pracownik wykonujący te czynności jest w podróży służbowej.

@RY1@i02/2010/244/i02.2010.244.209.004a.001.jpg@RY2@

Katarzyna Stępnicka, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Katarzyna Stępnicka

Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Par. 4 rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).