Lista nie zastępuje karty

Firma zatrudnia jedną osobę, która codziennie potwierdza na piśmie przybycie do pracy. PIP po kontroli stwierdziła brak ewidencji czasu pracy tego pracownika.

Ewidencja czasu pracy nie jest tożsama z potwierdzaniem przez pracowników przybycia do pracy i obecności. Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować czas pracy zatrudnionych bez względu na ich rzeczywistą liczbę. Nawet zatrudniając jednego pracownika, musi prowadzić dla niego kartę ewidencji czasu pracy. Wynika to wprost z przepisu art. 149 k.p.

Szczegółowe zasady zostały określone w rozporządzeniu MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z 196 r. z późn. zm.). Zgodnie z par. 8 pkt 1 rozporządzenia pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę: w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Odnotowywać powinien także: dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Brak wymaganej dokumentacji stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. zł. Ustawodawca przewiduje karę za to, że firma w ogóle nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie zaś za prowadzenie takiej dokumentacji z błędami. Pogląd taki ma jednak zdecydowanych przeciwników, twierdzących, że nie można przyjąć za uzasadnioną wykładnię przepisu, zgodnie z którą prowadzenie choćby szczątkowej dokumentacji uchyla odpowiedzialność firmy.

Dariusz Gawron-Jedlikowski

radca prawny