Kiedy można skorzystać z innych niż zwykły urlop wolnych dni

Pracownik, który potrzebuje jednego lub kilku dni w celach prywatnych spraw, może skorzystać z urlopu na żądanie. Ten tryb uzyskania urlopu został ustalony, aby umożliwić zatrudnionym realizację nieprzewidzianych przez nich wcześniej potrzeb. Dni urlopu na żądanie nie ujmuje się w planach urlopowych sporządzanych w zakładach pracy. W innych przypadkach, np. śmierci członka rodziny czy własnego ślubu, pracodawca jest zobowiązany do udzielenia podwładnemu wolnego w celu wzięcia udziału w uroczystości.

Gdyby pracownik miał inne ważne plany, na które np. nie wystarczy mu jego urlopu wypoczynkowego lub ten urlop już wykorzystał - po uzgodnieniu z pracodawcą może wziąć urlop bezpłatny. Za zgodą podwładnego urlopu takiego udzieli mu też firma w celu realizacji zawartego porozumienia pracodawców.

Pracownik może się zwrócić do pracodawcy o udzielenie wolnego, niezaplanowanego w planie urlopów wypoczynkowych. Takie wolne dni pracodawca udziela z puli tzw. urlopu na żądanie. Zgodnie z art. 167² pracodawca jest zobowiązany do udzielenia na żądanie pracownika i w terminie przez niego podanym maksymalnie czterech dni wolnych w każdym roku kalendarzowym.

Żądanie udzielenia tego urlopu pracownik powinien zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Takie stanowisko potwierdza SN, który stwierdził, iż pracownik, który składa wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, powinien dokonać tej czynności najpóźniej w dniu urlopu, do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Jednak regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06).

Jeżeli pracownik zawiadomił właściwie pracodawcę, ten nie może mu odmówić wzięcia wolnych dni w tym trybie. Firma ma jednak prawo odmówić takiemu żądaniu, jeśli powoła się na szczególne okoliczności, które powodują, że jej zasługujący na ochronę, wyjątkowy interes wymaga obecności w pracy tego pracownika (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09). Należy podkreślić, iż urlop taki stanowi część urlopu wypoczynkowego i stosuje się do niego przepisy kodeksu pracy ich dotyczące. Oznacza to, iż w żadnym przypadku pracownik nie może rozpocząć wykonywania takiego urlopu, dopóki pracodawca nie udzieli mu na to zgody. A rozpoczęcie jego wykonywania urlopu przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i w efekcie może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08).

Należy zaznaczyć, że w sytuacji gdyby pracownik był zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego kolejno w kilku firmach, wymiar urlopu udzielonego mu na zasadach i w trybie art. 167², czyli czterech dni w roku kalendarzowym liczy mu się łącznie, niezależnie od liczby pracodawców. Łącznie to nie może być więc więcej niż cztery dni u wszystkich pracodawców. Za taki urlop pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia jak za urlop wypoczynkowy.

W określonych sytuacjach życiowych (np. własnego ślubu czy konieczności osobistego stawienia się w sądzie), pracownikowi przysługują zwolnienia od pracy, tzw. urlopy okolicznościowe. Takie dni wolne, mimo potocznej nazwy, nie są zgodnie z prawem urlopami, a jedynie usprawiedliwieniem nieobecności w pracy. Katalog takich zdarzeń i okoliczności uzasadniających stawienie się pracownika do pracy i jej wykonywanie jest ściśle określony i nie może być rozszerzany. Sytuacje takie określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Pracodawca zobowiązany jest bowiem do udzielenia podwładnemu zwolnienia z pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, przepisów wykonawczych albo innych przepisów prawa. Wówczas nie może mu odmówić skorzystania z wolnego dnia. Pracownik z reguły musi wcześniej wystąpić z wnioskiem o udzielenie okolicznościowego urlopu. Tak będzie, gdy data danego zdarzenia jest mu znana, np. własnego ślubu. Jednak w razie wystąpienia nagłych powodów, np. śmierci rodzica, powinien o tym poinformować pracodawcę wcześniej, a stosowny wniosek może złożyć po powrocie z pogrzebu. Dowodami potwierdzającymi zdarzenia uzasadniające skorzystanie z takich wolnych dni są np. odpisy aktów stanu cywilnego (np. zgonu czy małżeństwa). Dokumenty te powinny być przekazane pracodawcy w celu załączenia ich do dokumentacji kadrowej pracownika.

Pracownica wystąpiła o udzielenie wolnego dnia z tytułu ślubu swojego brata. Sobota, zgodnie z ustalonym dla niej rozkładem czasu pracy, jest bowiem jej dniem pracy. Pracodawca odmówił jej prawa do skorzystania z tzw. urlopu okolicznościowego, gdyż zgodnie z obowiązującymi przepisami na ślub rodzeństwa pracownika takie zwolnienie nie przysługuje.

Za dni wolne udzielone na podstawie ww. rozporządzenia, ale we wskazanych w par. 16 ust. 1 przypadkach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Będzie mu ono przysługiwało np. za dwa dni udzielone z tytułu jego ślubu czy czas niezbędny do wykonania obowiązkowych badań lekarskich. Wypłaca się je na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z zastrzeżeniem, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 298 z późn. zm.). W innych przypadkach, np. w razie skorzystania z dnia wolnego na osobiste stawiennictwo w sądzie, pracownikowi przysługuje rekompensata pieniężna. Jest ona przyznawana od właściwego organu na podstawie zaświadczenia pracodawcy wskazującego wysokość utraconego zarobku pracownika.

W razie potrzeby skorzystania z wolnego przez dłuższy okres pracownik może wystąpić do pracodawcy o udzielenie mu urlopu bezpłatnego. W tym celu powinien się zwrócić do przełożonego z pisemnym wnioskiem. Udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od uznania pracodawcy, jeżeli więc pracownik chce go uzyskać, powinien się porozumieć z pracodawcą. Czas trwania takiego urlopu nie jest ograniczony. Jednak w przypadku gdy miałby trwać dłużej niż trzy miesiące, strony mogą przewidzieć, iż z ważnych przyczyn dopuszczalne będzie odwołanie podwładnego z tego urlopu.

Okres urlopu bezpłatnego, udzielonego na wniosek zatrudnionego, nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przez ten czas osoba nie podlega również ubezpieczeniom (społecznym i zdrowotnemu).

Inną sytuacją jest urlop bezpłatny, ale udzielony pracownikowi w celu wykonywania przez niego pracy u innego pracodawcy na podstawie porozumienia dwóch firm. W tym przypadku inicjatorem jest pracodawca, a nie podwładny. Pracownik musi wyrazić zgodę na udzielenie takiego urlopu (na piśmie). Długość takiego urlopu bezpłatnego udzielonego w wyniku porozumienia firm określa zawarte pomiędzy nimi porozumienie.

Dla pracownika okres takiego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. W nowej firmie z tytułu wykonywania pracy jest on również ubezpieczony z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Informację o urlopie bezpłatnym oraz podstawie prawnej jego udzielenia pracodawca powinien umieścić w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy.

● 1 dzień - w razie ślubu jego dziecka,

● 2 dni - w związku ze ślubem pracownika,

● 2 dni - w razie urodzenia się dziecka,

● 1 dzień - w razie zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka,

● 1 dzień - w przypadku zgonu i pogrzebu innej osoby będącej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika,

● 2 dni - w razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca matki, ojczyma lub macochy.

Danuta Kośka

danuta.koska@infor.pl

Ustawa z 26 czerwca 1998 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).