Na jaką dopłatę może liczyć pracownik

Pieniądze na dofinansowanie urlopów pracowników pochodzą najczęściej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (z.f.ś.s.). W przypadkach gdy w firmie nie ma obowiązku tworzenia tego funduszu, pracownik może uzyskać jednorazowe świadczenie urlopowe.

W celu finansowania działalności socjalnej, m.in. dopłaty do wypoczynku, firmy tworzą specjalny fundusz. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz taki muszą powołać pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy obliczaniu stanu osobowego uwzględnia się tylko osoby pozostające w stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Nie wlicza się osób świadczących pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne (zlecenie lub o dzieło).

Obowiązku utworzenia takiego funduszu nie ma więc firma, gdy na dzień 1 stycznia jej stan osobowy, w przeliczeniu na pełne etaty, wynosi mniej niż 20 osób. Tacy pracodawcy mogą powołać ten fundusz, ale nie są do tego zobligowani.

Pracodawcy niespełniający - według stanu na 1 stycznia - warunku zatrudnienia na pełne etaty 20 pracowników, a zatrudniający jednak co najmniej 20 pracowników (czyli część na niepełne etaty) objętych układem pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu powinni zamieścić w zbiorowym układzie pracy. Jeżeli u takich firmach zatrudnieni nie są objęci układem zbiorowym, a pracodawca nie będzie powoływał tego funduszu, informacje o tym powinna być podana w regulaminie wynagradzania. Należy też podkreślić, iż układ może postanawiać, że u danego pracodawcy fundusz taki w ogóle nie będzie istniał.

Z kolei pracodawcy zatrudniający w dniu 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, ustalenia w sprawie nieutworzenia tego funduszu zobowiązani są przekazać podwładnym, w sposób w firmie przyjęty, w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego.

Zgodnie z ustawą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest finansowany z corocznych odpisów. Odpis podstawowy naliczany jest w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Jego wysokość na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej ustalonego w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu jest wyższe. Odpisów w niższej wysokości dokonuje się za pracowników młodocianych (5 proc. w pierwszym roku nauki, 6 proc. w drugim, zaś 7 proc. w trzecim). Natomiast za pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze firma zobowiązana jest ponosić odpis w wysokości 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Odpisy te mogą być również zwiększane, np. w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

O tym, na jakie formy wypoczynku pracownik może uzyskać dofinansowywanie ze środków z.f.ś.s., decydują przepisy regulaminu tworzonego przez pracodawcę w porozumieniu ze związkami zowodowymi lub przedstawicielem pracowników.

Przyznawanie świadczeń finansowanych z z.f.ś.s. oraz wysokość dopłat z tego funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Najczęściej stosowane jest np. kryterium dochodowe, które pozwala na ubieganie się o dofinansowanie do urlopu tylko osobom mniej zarabiającym. Inne firmy z kolei wypłacają świadczenie wszystkim pracownikom, ale w różnej wysokości.

Możliwe jest uzyskanie dofinansowania do urlopu kilka razy w roku, jeżeli pracodawca tak postanowił i ma na ten cel środki. Ważne jest jednak, aby w ramach ustalonych zasad osoby znajdujące się w takiej samej sytuacji nie były dyskryminowane. Wysokość świadczenia nie może być więc różnicowana np. ze względu na staż pracy pracownika.

Pracodawcy najczęściej wskazują, iż osobom zatrudnionym będzie przysługiwało dofinansowanie, gdy urlop będzie trwał co najmniej 14 dni kalendarzowych. Jednak w poszczególnych firmach mogą być w tym zakresie przyjęte różne ustalenia.

Pracownicy muszą znać kryteria, jakie mają spełnić, aby móc ubiegać się o dopłaty do wypoczynku. Powinni również wiedzieć, w jakiej wysokości dofinansowanie będzie im przysługiwać. O kwocie należnego im świadczenia pracodawca powinien poinformować swoich podwładnych w sposób obowiązujący bądź przyjęty w danym zakładzie, np. w regulaminie czy na tablicy ogłoszeń.

Podwładny powinien też mieć wiedzę, czy musi udokumentować poniesione na urlopie wydatki, a jeśli tak, to w jaki sposób. Również to, czy w celu uzyskania dofinansowania ma złożyć wniosek i w jakim terminie. Niektóre firmy uzależniają bowiem przyznanie dofinansowania od przedstawienia im rachunków za pobyt na wakacjach. Takie wymagania powinny być zapisane w regulaminie albo podane do wiadomości pracownikom.

Ustawa o z.f.ś.s. nie wskazuje konkretnych form wypoczynku, o których dofinansowanie może się ubiegać pracownik. Mogą to być więc dopłaty zarówno do wczasów kupionych w biurze podróży, jak i odpoczynku zorganizowanego na własną rękę, np. na działce czy w gospodarstwie agroturystycznym.

Ze środków funduszu może być finansowana działalność socjalna, m.in.:

● wczasy, kolonie, obozy - dla dzieci i młodzieży,

● wypoczynek organizowany przez pracowników we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne, agroturystyka.

Z funduszu mogą korzystać:

● pracownicy i ich rodziny,

● byli pracownicy - emeryci i renciści oraz ich rodziny,

● inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania z funduszu.

Pracodawca może zatem rozszerzyć krąg osób uprawnionych, którzy otrzymają dopłaty do urlopu. Jeśli zostanie to w firmie uzgodnione, mogą skorzystać z niego również zleceniobiorcy czy świadczący umowy o dzieło.

Pracodawca powinien również określić termin wypłaty świadczenia. Z reguły nastąpi to po zakończeniu urlopu. W ten sposób pracodawcy chcą ustrzec się przed sytuacją, gdyby pracownik będący na urlopie zachorował i z niego nie skorzystał.

Od pracodawcy, który nie tworzy funduszu świadczeń, pracownik może otrzymać jednorazowe świadczenie urlopowe. Będzie ono jednak wypłacone, gdy w firmie przyjęto taką formę wsparcia finansowego pracowników. Nie jest ono bowiem obowiązkowe. O jego wypłacie decyduje wyłącznie dobra wola pracodawcy. Należy jednak zaznaczyć, iż prawo do takiego świadczenia może przysługiwać niektórym kategoriom zatrudnionych na podstawie przepisów szczególnych, np. nauczycielom (art. 53 ust. 1a ustawy - Karta nauczyciela).

Pracodawcy, którzy nie będą wypłacać świadczenia urlopowego, powinni informację o tym zapisać w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym bądź przekazać swoim pracownikom w przyjęty w zakładzie sposób (np. wywiesić na tablicy ogłoszeń). Jednak zgodnie z wyrokiem NSA z 1 marca 2007 r. niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które, o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego (I OSK 814/06).

Pracownik już na początku danego roku kalendarzowego powinien wiedzieć, że firma w danym roku nie zamierza wypłacać świadczenia urlopowego. Pracodawca powinien to ogłosić do końca stycznia danego roku.

Świadczenie urlopowe nie jest świadczeniem z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jego wypłata nie jest uzależniona od sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej zatrudnionego. Należy się ono jedynie pracownikom, nie przysługuje np. osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie będzie również wypłacane na członka rodziny osoby uprawnionej. Nie dostaną go też byli pracownicy, którzy przeszli na emeryturę lub renciści.

Pracownik otrzyma świadczenie urlopowe, jeżeli będzie przebywał na urlopie przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Prawo do tego świadczenia przysługuje osobie uprawnionej tylko raz w roku. Oznacza to, że w sytuacji gdyby wybrała ona najpierw urlop zaległy i skorzystała z tej formy wsparcia, a następnie, za jakiś czas, ponownie udała się na urlop, nie dostanie już drugi raz tego świadczenia. Ważne jest także, iż w przypadku zatrudnienia w kilku firmach pracownik jest uprawniony do świadczenia urlopowego w każdej z nich, pod warunkiem że wypłata takiego świadczenia u tych pracodawców została przewidziana.

Pieniądze z tego świadczenia powinny być wypłacone udającemu się na urlop pracownikowi nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym jego rozpoczęcie.

Maksymalna wysokość dofinansowania z funduszu świadczeń socjalnych nie może przekroczyć podstawowego odpisu na ten fundusz odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Jest ono jednak obliczane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika. Świadczenie nie może natomiast zależeć od stażu pracy pracownika.

Od świadczenia urlopowego nie są naliczane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeżeli jednak pracodawca dokonywałby odpisów podstawowych w kwotach wyższych niż wskazane w art. 5 ustawy o z.f.ś.s. i wypłacał świadczenie urlopowe w większej kwocie, od nadwyżki tego świadczenia powinien naliczyć i odprowadzić składki.

- dla zatrudnionego na pełen etat w normalnych warunkach pracy,

- dla pracownika wykonującego na pełen etat pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze,

- dla pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki.

Pracownik ma zaplanowany miesięczny urlop. Chciałby go spędzić na zagranicznym rejsie statkiem. Nie będzie to jednak zorganizowany wyjazd.

O tym, czy dostanie dopłatę do takiej formy wypoczynku i w jakiej wysokości, będą decydować przyjęte w jego firmie zasady. Jeżeli będzie spełniał przewidziane warunki, nie ma przeszkód, aby otrzymał takie dofinansowanie do urlopu spędzonego za granicą. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 marca 2007 r. (K 40/2004, OTK-A 2007/3/33) za sprzeczne z konstytucją uznał bowiem ograniczenie przeznaczania środków pochodzących z zakładowego funduszu tylko do dopłat do wypoczynku w kraju.

Danuta Kośka

danuta.koska@infor.pl

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).