Kiedy można zmienić pracownikowi termin urlopu

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie. Wymiar urlopu jest uzależniony od ogólnego okresu zatrudnienia pracownika. Wynosi on 20 dni dla pracowników ze stażem pracy do lat 10 oraz 26 dni dla osób pracujących 10 lat i więcej.

Pracownik może wykorzystać cały przysługujący mu urlopu wypoczynkowy w jednym terminie, np. od razu wystąpić o udzielenie 26 dni. Może też podzielić go na części. Jednakże taki sposób skorzystania z urlopu może być uwzględniony tylko na wniosek pracownika. Jedynym ograniczeniem w tym zakresie jest przepis kodeksu pracy wskazujący, iż w razie urlopu dzielonego jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Oznacza to, iż w żadnym przypadku pracodawca nie może sam ustalić, że podwładny ma skorzystać z urlopu w częściach, ani narzucać pracownikowi liczbę wolnych dni, z których powinien skorzystać (poza wskazanym powyżej okresem 14 dni).

Krótszy urlop przysługuje pracownikowi, który po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym podejmuje zatrudnienie. Za każdy przepracowany pełny miesiąc może on wystąpić o 1/12 wymiaru, jakie będzie mu przysługiwało po przepracowaniu roku.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planami urlopów. Osoba, która złoży wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego, nieprzewidzianego w takim planie, musi się liczyć z odmową pracodawcy. Nie może bowiem pójść na urlop bez jego wyraźnej akceptacji (wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00, OSNP z 2002 r. nr 24, poz. 591).

W zależności od pracodawcy plany urlopowe tworzy się na kwartał, półrocze lub cały rok. Powinny być one znane pracownikom, jeszcze przed rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego. Pracodawca nie musi ich tworzyć, jeśli w firmie nie działają związki zawodowe lub wyraziły one na to zgodę. Wówczas termin urlopu ustala się w drodze porozumienia z podwładnym. Działania te mają na celu takie zaplanowanie terminów urlopów, aby nieobecność pracowników nie powodowała większych zakłóceń w funkcjonowaniu zakładu pracy. Bezpośredni przełożony już na etapie planowania urlopów może zapobiec np. temu, aby w tym samym czasie nie poszły na urlop wszystkie osoby z danego działu.

Urlopy są więc udzielane zgodnie z ich zaplanowanym rozkładem. Jedynie pracownikom po urlopie macierzyńskim bądź ojcowskim, należy się urlop wypoczynkowy bezpośrednio po takich urlopach. Jest to wyjątek, gdy urlop wypoczynkowy będzie musiał być udzielony, choć nie był ujęty w ustalonym harmonogramie. Do planu urlopu nie są także wliczane przysługujące w roku cztery dni tzw. urlopu na żądanie.

Również wyjątkową sytuacją jest wykorzystanie przez pracownika w okresie wypowiedzenia pozostałego urlopu wypoczynkowego, jeśli pracodawca wyśle go na taki urlop w tym czasie. Może to jednak zakłócić plany urlopowe innych osób. Między innymi w takich sytuacjach pracodawca ma prawo nie wyrazić zgody innemu pracownikowi na pójście na wcześniej zaplanowany urlop.

Pracodawcy przysługuje prawo przesunięcia terminu rozpoczęcia przez pracownika urlopu. Może mieć to miejsce mimo wcześniejszego ustalenia terminu bezpośrednio z pracownikiem czy sporządzenia planu urlopów. Jest to możliwe nawet przed bezpośrednim rozpoczęciem tego urlopu. Musi to być jednak uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy, gdy nieobecność danego pracownika w firmie spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Za takie przyczyny powszechnie uznaje się m.in. konieczność udziału tej osoby przy usunięciu awarii lub jej pracy w związku z pilną potrzebą realizacji zwiększonych zamówień produkcyjnych, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Należy przy tym podkreślić, że to pracodawca ocenia, czy taka sytuacja w zakładzie pracy występuje, i on decyduje, że obecność pracownika jest wówczas niezbędna. Powinien jednak niezwłocznie powiadomić pracownika o konieczności przesunięcia jego urlopu. Taka zmiana rozpoczęcia urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy jest skuteczna, nawet gdy pracownik się nie zgadza z przedstawionymi argumentami. Powinien się jednak dostosować do zaleceń przełożonych.

W praktyce utarło się stanowisko, że pracodawca powinien zwrócić podwładnemu bezpośrednie koszty zaplanowanego wypoczynku, z którego nie mógł skorzystać z powodu przesunięcia terminu urlopu. Co prawda kodeks pracy nie reguluje tej kwestii, jednak przez analogię należy stosować art. 167 par. 2 k.p.

Należy zauważyć także, że w sytuacji, gdy to pracownik występuje o przesunięcie urlopu, pracodawca nie jest związany jego wnioskiem.

Pracownik ostatniego dnia przed planowanym terminem rozpoczęcia urlopu zwrócił się do pracodawcy o przesunięcie jego terminu. Nie podał przy tym ważnych przyczyn, a jedynie wskazał na to, że na okres jego urlopu zapowiadana jest brzydka pogoda. Ponieważ w ocenie pracodawcy nie była to ważna przyczyna, a ponadto w pozostałych terminach wskazanych przez pracownika urlopy miały zaplanowane inne osoby z działu, nie wyraził on zgody na takie przesunięcie.

Pracodawca jest obowiązany przesunąć pracownikowi rozpoczęcie urlopu, gdy ten nie może z niego skorzystać z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Takimi powodami są w szczególności:

● choroba pracownika,

● jego odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,

● urlop macierzyński,

● powołanie na ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe trwające do trzech miesięcy.

Taką część urlopu, niewykorzystaną z powyższych przyczyn, należy udzielić podwładnemu w terminie późniejszym.

Pracodawca może także wezwać osobę przebywającą na wakacjach do powrotu do pracy. Trzeba podkreślić, iż może to zrobić tylko w ściśle określonych sytuacjach. Zgodnie z art. 167 k.p. chodzi o takie przypadki, gdy wymagają tego okoliczności nieprzewidziane przez pracodawcę w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Ponadto, obecność danego pracownika musi być niezbędna, czyli np. nie ma innej osoby, która posiada konieczne do wykonania danego zadania umiejętności.

Odwołanie z urlopu należy traktować jak polecenie służbowe. Pracownik powinien się do niego zastosować. Nie ma przy tym znaczenia, w jaki sposób zostało ono mu przekazane, np. na piśmie czy telefonicznie. Możliwa więc będzie sytuacja, gdy szef odwoła swojego podwładnego z urlopu sms-em.

Takie odwołanie jest skuteczne z chwilą, gdy pracownik się o nim dowiedział. W większości przypadków należy założyć, iż pracownik skontaktuje się z pracodawcą, gdy zauważy, iż ten np. zostawił mu wiadomość głosową. Czasami jednak może on unikać przyjęcia takiej informacji lub udawać, iż jej nie otrzymał. Z tego też względu, dla celów dowodowych najbezpieczniejszą dla pracodawcy formą powiadomienia o odwołaniu pracownika z urlopu jest forma pisemna. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy w inny sposób będzie on w stanie wykazać, że odwołał podwładnego z urlopu, a ten mimo iż otrzymał taką wiadomość, nie stawił się do pracy. Należy przy tym zauważyć, że za niewykonanie takiego polecenia służbowego pracodawca w udowodnionych przypadkach może nawet rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę.

Pracownik powinien wrócić do pracy w miarę możliwości niezwłocznie po wezwaniu. Należy przy tym mieć na uwadze czas potrzebny mu na powrót z miejsca wypoczynku. Pracodawca może też wskazać konkretny termin stawienia się pracownika do pracy, również z zastrzeżeniem niezbędnego czasu na dojazd.

Przy tego rodzaju odwołaniu z urlopu przepisy kodeksu pracy wyraźnie wskazują, iż pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów niezakończonego urlopu pracownika. Ma on pokryć poniesione koszty, które pozostają jednak w bezpośrednim związku z odwołaniem podwładnego z urlopu. W takim związku są na pewno koszty dojazdu do miejsca wypoczynku czy wydatki na zorganizowany wyjazd. Pracodawca nie ma obowiązku zwracać swojemu pracownikowi innych, pośrednich kosztów związanych z wyjazdem na urlop, np. wydatków poniesionych na zakup obuwia sportowego czy dodatkowego sprzętu. Wysokość wydatków podlegających zwrotowi powinna być udokumentowana przez pracownika.

Pracodawca, który przesunął pracownikowi termin urlopu wypoczynkowego, jest zobowiązany udzielić mu urlopu w nowym, ustalonym z nim terminie

Danuta Kośka

danuta.koska@infor.pl

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).