Jak ustalić pracownikowi należny urlop

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Nie można przekazać go na rzecz innej osoby ani się go zrzec. Okres urlopu powinno się wykorzystać na wypoczynek i regenerację sił. Pracodawca nie może pracownikowi w tym czasie zabronić podjęcia innego zajęcia zarobkowego.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym ją rozpoczęła, ma prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy. Przy czym należy zaznaczyć, że w tym przypadku miesiąc jest liczony jako pełne 30 dni od rozpoczęcia pracy. Wymiar urlopu wynosi wówczas 1/12 urlopu, jaki przysługiwałby podwładnemu po przepracowaniu całego roku. Prawo do takiej samej części urlopu, czyli 1/12, osoba ta będzie miała również u kolejnego pracodawcy, jeżeli w tym samym roku kalendarzowym rozpocznie nową pracę.

Osoba po liceum ogólnokształcącym swoją pierwszą w tym roku kalendarzowym pracę podjęła 10 czerwca. Z tytułu nauki w szkole średniej do stażu pracy zostaną jej zaliczone 4 lata. Podstawowy wymiar urlopu, od którego trzeba liczyć należny jej urlop wynosi 20 dni. Prawo do pierwszego urlopu będzie jej zatem przysługiwało z dniem 10 lipca w wymiarze 1,66 dnia. (1/12 x 20 = 1, 66).

Kolejne wolne dni z tytułu urlopu wypoczynkowego należą się pracownikowi z dniem 1 stycznia każdego następnego roku kalendarzowego. Przysługują mu już w pełnym wymiarze, wynikającym z jego stażu pracy. Pracownik może z nich skorzystać awansem z góry.

Potwierdza to orzecznictwo SN, zgodnie z którym pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia danego roku, mimo że pozostając w stosunku pracy, nie przepracował w roku kalendarzowym ani jednego dnia w związku np. z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego (uchwała SN z 4 kwietnia 1995 r., sygn. akt I PZP 10/95, opubl. w: OSNP z 1995 r. nr 18, poz. 228).

Wolno mu więc na początku roku kalendarzowego wykorzystać cały urlop przysługujący za dany rok. W takim przypadku powinien jednak pozostawać w stosunku pracy przez cały rok, za który wziął urlop. Jeśli ten pracownik zwolni się np. po pół roku, to pracodawca nie będzie mógł domagać się od niego zwrotu pieniędzy za dni wolne wybrane awansem, natomiast w nowej pracy wymiar urlopu zostanie mu skrócony o ten okres.

Czas trwania urlopu jest uzależniony od ogólnego stażu pracy zatrudnionej osoby. Przy jego obliczaniu bierze się pod uwagę wszystkie okresy dotychczasowego zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, na jakiej podstawie świadczył on uprzednio pracę. Zalicza się więc zarówno okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, jak również inne, w których pozostawał w stosunku pracy (mianowanie, wybór, powołanie czy spółdzielczą umowę o pracę). Ponadto, do okresu zatrudnienia zalicza się wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób jego zakończenia (np. dolicza się również okres pracy, którą pracownik porzucił).

Zgodnie z kodeksem pracy urlop należy się w wymiarze:

● 20 dni - pracownikowi pracującemu krócej niż 10 lat,

● 26 dni - pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 10 lat.

Należy zauważyć, iż pracodawca powinien uwzględnić też to, że niektóre osoby mają prawo do urlopów dodatkowych lub w zwiększonym wymiarze (np. młodociani, osoby niepełnosprawne czy nauczyciele).

Kodeksowy wymiar urlopu wypoczynkowego może być również zmieniony na korzyść pracownika (w regulaminie pracy lub na podstawie umowy stron).

Na staż pracy ma wpływ także okres nauki, jaką pracownik pobierał. Do stażu zatrudnienia pracownika zalicza się bowiem z urzędu określoną liczbę lat kształcenia. Czas nauki w poszczególnych szkołach nie podlega jednak sumowaniu. Pod uwagę brany jest jedynie najwyższy wymiar, wskazany dla ostatniej ukończonej szkoły. Sposób zaliczania okresów nauki wskazuje art. 155 k.p., np. ukończenie studiów wyższych uprawnia do doliczenia do stażu pracy ośmiu lat.

Ponadto, dla poszczególnych kategorii pracowników do okresu ich zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, doliczane będą jeszcze inne okresy ustalane na podstawie kodeksu pracy lub przepisów szczególnych, np. czas pobierania odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia, pracy za granicą, pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy pracy w gospodarstwie rolnym.

W niektórych sytuacjach trzeba będzie zatrudnionemu ustalić urlop proporcjonalnie, np. gdy będzie zmieniał on pracę. Pracodawca, u którego ustanie stosunek pracy (np. gdy pracownik wypowiedział umowę o pracę), będzie musiał ustalić urlop proporcjonalnie, w wymiarze odpowiednim do jego dotychczasowego okresu zatrudnienia w danym roku. Nie udzieli jednak wolnego w przysługującym proporcjonalnie wymiarze, gdy zwalniający się pracownik wykorzystał przysługujący mu urlop w tym wymiarze lub wyższym.

W nowej firmie trzeba będzie ustalić zatrudnianemu wolne dni z tytułu urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego (jeżeli ma on tam pracować co najmniej do końca tego roku). W razie gdy z umowy wynika krótszy okres zatrudnienia - czyli nie do końca roku kalendarzowego - okres ten powinien być ustalony proporcjonalnie do czasu zatrudnienia w tym roku.

Gdyby pracownik zmieniający pracę w ciągu roku kalendarzowego w pierwszej firmie pracodawcy wykorzystał wolne w wyższym wymiarze, kolejny jego zakład pracy powinien mu zmniejszyć ten urlop o wykorzystaną już uprzednio część.

Należy zaznaczyć, iż ten proporcjonalny sposób obliczania urlopu - (według art. 155¹ par. 1 pkt 2 k.p.) - stosuje się także do osoby powracającej w ciągu roku kalendarzowego do pracy w dotychczasowej firmie po trwającej łącznie co najmniej miesiąc nieobecności, np. z powodu urlopu bezpłatnego czy wychowawczego. Pełny katalog takich sytuacji wymienia art. 155² par. 1 k.p. Wymiar urlopu pracownika ulega wówczas obniżeniu, chyba że wykorzystał on już urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze.

Proporcjonalnie urlopu udziela się też osobie wykonującej pracę na część etatu. Za podstawę bierze się wówczas wymiar urlopu wynoszący 20 lub 26 dni, w zależności od jej stażu pracy.

Pracownica od 1 września 2009 r. jest zatrudniona na postawie umowy o pracę na czas nieokreślony na 3/4 etatu. Do tej pory, łącznie z okresem nauki, ma 10-letni staż zatrudnienia. Przy założeniu, że będzie pracować cały rok, przysługuje jej 19,5 dni urlopu wypoczynkowego (3/4 x 26 = 19,5), czyli po zaokrągleniu - 20 dni.

Zasadą jest, iż urlop przyznaje się pracownikowi w dni, które zgodnie z obowiązującym go rozkładem pracy są dla niego dniami pracy. Dla większości osób będą to dni od poniedziałku do piątku. Jednakże dla innych zatrudnionych, np. w handlu, dni pracy mogą przypadać również w soboty czy niedziele. Urlop udzielany jest więc danemu pracownikowi w dni, które są dla niego ustalonymi dniami pracy.

Kolejną regułą jest, że urlop powinien być udzielony w wymiarze godzinowym, czyli w takim, jaki odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy tego pracownika w danym dniu. Należy też mieć na uwadze, iż jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Z tego przeliczenia korzystają także osoby, których dobowa norma czasu pracy jest niższa, np. niepełnosprawni czy pracownicy młodociani. Urlopu w godzinach, nie w dniach, można udzielić tylko w określonej sytuacji. Ma to miejsce, gdy część urlopu, jaka została pracownikowi do wykorzystania, jest niższa niż jego pełny dobowy wymiar, czyli np. zatrudnionemu w równoważnym 12-godzinnym czasie pracy pozostało do wykorzystania 5 godzin urlopu.

Jeżeli przy obliczaniu dni urlopu powstanie niepełny dzień, urlop można zaokrąglić w górę. Jednak takie wyraźne upoważnienie przepisy kodeksu pracy dają tylko w trzech przypadkach. Ma to miejsce tylko w razie ustalania:

● pierwszego urlopu pracownika w roku kalendarzowym,

● urlopu dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy,

● urlopu proporcjonalnego na podstawie art. 155¹ i 155² k.p. (zmiana pracy w ciągu roku, powrót pracownika do pracy).

Nie oznacza to, że pracodawca nie może sam, w innych przypadkach, zaokrąglić niepełnych dni urlopu. Należy uznać jednak, iż jest to jego uprawnienie, a nie prawo pracownika do takiego uzupełnienia sobie brakującej części dnia urlopu.

Jeśli więc pracodawca nie zgodzi się na skorzystanie z całego wolnego dnia, podwładny będzie musiał przyjść do pracy na pozostałą jego część.

Danuta Kośka

danuta.koska@infor.pl

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).